ทำอย่างไรให้ข้อมูลของคุณสามารถนำไปใช้ที่ไหนก็ได้ เข้าถึงได้ และปลอดภัย

ใช้แอปพลิเคชันสำหรับธุรกิจที่ปลอดภัย แทนที่จะใช้แอปพลิเคชันสำหรับผู้บริโภคในที่ทำงาน ถือเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาความปลอดภัยและการทำงานร่วมกัน

ความแตกต่างระหว่างอุปกรณ์ ‘ส่วนตัว’ และ ‘ธุรกิจ’ เริ่มลดลงเรื่อยๆ อย่างรวดเร็ว โดยมีสาเหตุมาจากความสะดวกสบายที่คุณสามารถใช้โทรศัพท์ แท็บเล็ต หรือแล็ปท็อปเพียงเครื่องเดียวได้กับทุกอย่าง และยังสามารถใช้แอปพลิเคชันที่คุ้นเคยในการส่งข้อความและทำงานร่วมกับผู้อื่น ผ่านแอปพลิเคชันสำหรับผู้บริโภคของคุณ ในการทำงานได้

ซึ่งปฏิเสธไม่ได้เลยว่ามันสะดวกสบายจริง แต่แนวคิดแบบนั้นอาจทำให้ฝ่ายไอทีของทุกบริษัทเกิดความลำบากใจได้ เพราะการใช้แอปพลิเคชันสำหรับผู้บริโภคในที่ทำงาน อาจทำให้ชีวิตส่วนตัวของคุณสะดวกสบายขึ้นก็จริง แต่ก็ทำให้การสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ร่วมมือกันได้อย่างเต็มที่และปลอดภัยอย่างแท้จริงนั้นเป็นการยาก

สำหรับการทำงานร่วมกัน ข้อมูลต่างๆ จะต้องสามารถค้นหาและเข้าถึงได้ทั่วทั้งเครือข่าย ผ่านแอปพลิเคชันสำหรับธุรกิจที่มีความปลอดภัย

ความกังวลด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การที่พนักงานออฟฟิศอัปโหลดไฟล์ต่างๆ ของบริษัทลงในอีเมลหรือบัญชีคลาวด์ส่วนตัวในที่ทำงาน โดยใช้แอปพลิเคชันสำหรับผู้บริโภค อาจเป็นฝันร้ายด้านความปลอดภัยสำหรับฝ่ายไอที ข้อมูลบริษัทควรมีความปลอดภัยมากพอๆ กับการตั้งรหัสผ่าน การกดลิงก์ และการที่พนักงานทำอุปกรณ์ส่วนตัวหาย เพราะถ้าหากพนักงานออกจากบริษัทไปแล้ว แต่ยังมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของบริษัทจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ส่วนตัวอยู่ อดีตนายจ้างของพวกเขาก็ไม่สามารถทำอะไรได้

นอกจากนี้ ยังมีปัญหาด้านการปฏิบัติตามอีกด้วย เพราะการใช้แอปพลิเคชันสำหรับผู้บริโภคในที่ทำงานไม่เป็นไปตามมาตรฐานของรัฐบาล เช่น HIPAA, FERPA และ PCI 

การใช้แอปพลิเคชันสำหรับผู้บริโภคในที่ทำงานอาจก่อให้เกิดการทำงานแบบต่างคนต่างทำ

ผลกระทบทางเดียวจากการใช้แอปพลิเคชันสำหรับผู้บริโภคในที่ทำงานในการแชร์และจัดเก็บไฟล์ คือ ไฟล์เหล่านี้จะเข้าถึงได้จากพนักงานไม่กี่คนที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น ซึ่งทำให้ไม่สามารถทำงานร่วมกันทั้งบริษัทได้ และก่อให้เกิดการทำงานที่ต่างคนต่างทำส่วนของตัวเองเท่านั้น

ไฟล์ที่มองไม่เห็นในระบบคลาวด์ส่วนตัว และในอุปกรณ์เคลื่อนที่ของบุคคลใดบุคคลหนึ่งไม่เพียงแต่ทำให้ขาดความสะดวกสบายเท่านั้น แต่ยังทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลงอีกด้วย

แอปพลิเคชันสำหรับธุรกิจนำเสนอวิธีการที่ดีกว่าในการทำงานร่วมกัน

พนักงานอาจเป็นผู้เลือกใช้แอปพลิเคชันสำหรับผู้บริโภคที่ไม่ได้รับอนุญาตในการทำงานก็จริง แต่ก็มักเป็นเพราะเครื่องมือที่นายจ้างเตรียมให้ ไม่ตรงต่อความต้องการของพวกเขา วิธีการที่ดีที่สุดในการรับมือกับปัญหานี้ คือ การเตรียมแอปพลิเคชันสำหรับธุรกิจที่ปลอดภัยและได้รับการอนุมัติแล้ว และโซลูชันการจัดการข้อมูลที่พนักงานทุกคนสามารถใช้ประโยชน์เพื่อทำให้เกิดสภาพแวดล้อมการทำงานที่สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างเต็มที่

แอปพลิเคชันสำหรับธุรกิจและเครื่องมือจัดการเนื้อหาได้นำเสนอวิธีการในการโอน จัดเก็บ และจัดการเอกสารผ่านอุปกรณ์และเครือข่ายที่หลากหลาย ไม่ว่าไฟล์นั้นจะจัดเก็บไว้ในเครือข่ายของบริษัท ลูกค้า พันธมิตรทางธุรกิจ หรือในอุปกรณ์เคลื่อนที่ ก็สามารถเข้าถึงและค้นหาได้ไม่ว่าจากอุปกรณ์เคลื่อนที่ใดก็ตาม และฝ่ายไอทีสามารถบังคับใช้มาตรการด้านความปลอดภัยได้อีกด้วย เช่น การยืนยันตัวตน การเข้ารหัส และฟังก์ชันการติดตามต่างๆ ในแอปพลิเคชันสำหรับธุรกิจ

ระบบคลาวด์

วิวัฒนาการของระบบคลาวด์และเครื่องมือบริหารจัดการเนื้อหาได้มีการพัฒนาขึ้นจากโมเดลที่ซับซ้อนในอดีต และปัจจุบันนี้ ฝ่ายต่างๆ ในองค์กรก็สามารถเข้าถึง แก้ไข และกระจายไฟล์ต่างๆ ได้แบบเรียลไทม์แล้ว

การเลือกโซลูชันที่เหมาะสม นอกจากจะช่วยให้คุณตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ได้อย่างถูกต้องแล้ว ยังตอบโจทย์กับฝ่ายไอทีของบริษัทอีกด้วย ซึ่งความต้องการของแต่ละองค์กรล้วนต่างกันไป บริการระบบคลาววด์ก็มีทางเลือกหลากหลาย เพื่อตอบรับความต้องการของธุรกิจทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่ โดยมีระดับความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่แตกต่างกัน และเมื่อมีการประมวลผลจากระยะไกล รวมถึงมีการใช้แอปพลิเคชันส่วนตัวในการทำงานมากขึ้น โซลูชันประเภทนี้ก็กลายเป็นสิ่งจำเป็นในบริษัท

คำแนะนำสำหรับโลกแห่งความเป็นจริง เพื่อระบุความท้าทายทั่วไปในการทำงานจากที่ต่างๆ

ปรับปรุงวิธีการส่งต่อข้อมูลไปยังส่วนต่างๆ ในบริษัทของคุณ

ที่มา:  RICOH USA