วิธีหาโซลูชันการประชุมที่เหมาะกับเรามากที่สุด ท่ามกลางทางเลือกในตลาดมากมาย

ช่วงก่อนหน้านี้ไม่นานนัก ระบบประชุมผ่านวิดีโอ รวมไปถึงเครื่องมือด้านการประสานการทำงานจากระยะไกลอื่นๆ นั้นดูเป็นของหรูหราที่อาจจะมีประโยชน์จริง ช่วงก่อนหน้านี้ไม่นานนัก ระบบประชุมผ่านวิดีโอ รวมไปถึงเครื่องมือด้านการประสานการทำงานจากระยะไกลอื่นๆ นั้นดูเป็นของหรูหราที่อาจจะมีประโยชน์จริง แต่ก็ไม่ได้จำเป็นต้องลงทุนเพื่อใช้สื่อสารในระดับองค์กรมากขนาดนั้น

แต่ทว่า ตั้งแต่ปี 2016 เป็นต้นมาก็เริ่มมีความเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น โดยกว่า 43 เปอร์เซ็นต์ของพนักงานในอเมริกาต่างระบุว่ามีการใช้เวลาช่วงหนึ่งของวันในการประสานงานจากระยะไกล ซึ่งหมายความว่าระบบการประชุมทางไกลผ่านวิดีโอ และโซลูชันการทำงานร่วมกันออนไลน์ต่างๆ ได้มีความสำคัญมากขึ้นไม่เพียงแค่เป็นสิ่งที่ต้องมีเท่านั้น แต่ยังใช้สร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันในตลาดได้อีกด้วย โดยเฉพาะตลาดระดับโลกที่แข่งขันอย่างรุนแรง ทุกวันนี้ ทุกคนต่างมองหาวิธีทำงานที่ฉลาดมากขึ้น, ประหยัดทรัพยากรมากขึ้น, ได้ผลการทำงานเร็วมากขึ้นด้วยค่าใช้จ่ายที่ต่ำลง

นอกจากแรงผลักดันดังกล่าวแล้ว อีกหนึ่งสาเหตุที่หลายบริษัทต่างมองหาโซลูชันการประชุมออนไลน์กันมากมายนั้นมาจากความต้องการรั้งตัวพนักงานที่มีความสามารถโดดเด่น เนื่องจากคนยุคใหม่ และพนักงานที่อายุน้อยกว่า 40 ปี ต่างใช้แอปโซเชียลมีเดีย และดูวิดีโอออนไลน์เป็นส่วนมากในการใช้ชีวิตของตนเอง จนทำให้คาดหวังความสามารถในการใช้งานรูปแบบเดียวกันกับ “งานประจำวัน” ด้วย โดยจากผลการศึกษาเมื่อเร็วๆ นี้ชี้ว่า มีกว่า 82 เปอร์เซ็นต์ของคนยุคใหม่ที่พิจารณาการเลือกที่ทำงานจากความเข้มข้นในการใช้เทคโนโลยีที่ล้ำสมัย นอกจากนี้ เป็นที่พิสูจน์กันดีอยู่แล้วว่า ยิ่งคุณทำให้การประสานการทำงานจากระยะไกลง่ายขึ้นมากเพียงใด ก็ยิ่งทำให้เร่งความเร็วในการยกระดับทั้งประสิทธิภาพและความสามารถในการทำงานมากขึ้นเท่านั้น

คุณจำเป็นต้องมีโซลูชันการประชุมและเครื่องมือการทำงานร่วมกันอื่นๆ แต่ควรจะเริ่มจากตรงไหนดี

ทำความรู้จักกับทางเลือกของโซลูชันการประชุม

เมื่อเริ่มต้นรวบรวมข้อมูลเพื่อใช้พิจารณาเลือกเครื่องมือในการประสานการทำงานแบบออนไลน์นั้น คุณจำเป็นต้องทำความเข้าใจกับทางเลือกที่มีอยู่ในตลาดเสียก่อน ซึ่งจากรายงานล่าสุดของ Gartner ได้ระบุประเภทของโซลูชันการประชุมอยู่ 4 รูปแบบหลักด้วยกัน ได้แก่

• การประชุมด้วยเสียงผ่านเครือข่ายโทรคมนาคม
• การแบ่งปันคอนเทนต์ผ่านแอปพลิเคชันประชุมผ่านแอป
• การประชุมผ่านวิดีโอโดยมีเอนด์พอยต์ตั้งอยู่ในห้องประชุม
• ชุดบริการบนคลาวด์สำหรับการประสานงานอย่างไม่เป็นทางการจากพีซีของผู้ใช้แต่ละเครื่อง

น่าเสียดายที่แม้ระบบเหล่านี้จะมีการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง แต่หลายองค์กรกลับพบว่าตัวเองอยู่ในวังวนของการพยายามใช้โซลูชันต่างๆ ไปพร้อมกัน โดยเฉพาะการเอาเทคโนโลยีที่ใช้อยู่แล้วมาพยายามทำให้เข้ากับระบบที่ใหม่กว่าหรือดีกว่า ซึ่งแนวทางดังกล่าวกลับเป็นการสร้างภาระให้พนักงานในการเรียนรู้และจดจำเครื่องมือ โฟลว์งาน และระเบียบขั้นตอนการทำงานที่แตกต่างและหลากหลายในการเข้าร่วมการประชุม จนนำไปสู่ความขุ่นข้องใจของผู้ใช้ หรือทำให้พนักงานไม่พอใจ และทำให้ฝ่ายไอทีได้รับภาระงานเพิ่มจากการคอยรับเรื่องปัญหาต่างๆ และการเข้าช่วยเหลือผู้ใช้แบบเรียลไทม์ให้สามารถเข้าร่วมการประชุมผ่านวิดีโอให้ได้ เป็นต้น

เมื่อเปรียบเทียบกับโซลูชันห้องประชุมแล้ว คุณอาจจะต้องการใช้เวลากับการค้นหาและวิเคราะห์ข้อมูลที่สำคัญเพื่อประเมินรูปแบบของการประชุมที่องค์กรต้องการอย่างแท้จริง จากนั้นจึงค่อยมองหาระบบที่มีอยู่ในตลาด เช่น สมาชิกในทีมคนไหนที่พึ่งพาการประสานงานออนไลน์แบบไม่เป็นทางการ หรือการปรึกษาอภิปรายอย่างรวดเร็ว ทีมงานใดจำเป็นต้องเข้าถึงระบบแบ่งปันคอนเทนต์ที่มีเสถียรภาพผ่านเบอร์โทรศัพท์ทั่วโลก จำเป็นหรือไม่ที่ต้องจัดการอบรมในรูปห้องเรียนจากระยะไกล บริษัทของคุณกำลังจัดงานประชุมผู้ถือหุ้นที่มีจำนวนมากหรือไม่

ประโยชน์ที่มากมายของระบบการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์

จากการที่รูปแบบการทำงานจากระยะไกลได้นั้นกลายเป็นอนาคตใหม่ที่ทุกคนต่างไขว่คว้านั้น ถือเป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่ตอกย้ำว่าความสำคัญของการประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายจากการที่ไม่ต้องเดินทางไปประชุม แน่นอนว่าประเด็นนี้ถือเป็นผลตอบแทนจากการใช้ระบบการทำงานร่วมกันอย่างที่ปฏิเสธไม่ได้ แต่ในปัจจุบันยังมีข้อดีอีกมากมายที่ความสามารถในการทำงานจากระยะไกล และเครื่องมือประสานงานแบบออนไลน์มีให้ ไม่ว่าจะเป็นการทำให้องค์กรทั้งหลายที่มีเครื่องมือประสานการทำงานแบบออนไลน์ที่เสถียร ใช้งานสะดวกสามารถดึงดูดผู้ที่มีความสามารถระดับสูงเข้ามาร่วมงาน อีกประเด็นคือการช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายจากการมี “ทรัพย์สินทางกายภาพ” ที่ต้องดูแลหรือใช้พื้นที่ในสำนักงานน้อยลง (นอกจากลดพื้นที่เช่าแล้ว ยังช่วยลดการถลุงทรัพยากรหรือทำร้ายสิ่งแวดล้อมของบริษัทด้วย) ด้วยอัตราการเปลี่ยนตัวบุคลากรในตำแหน่งที่สามารถทำงานจากระยะไกลได้นั้นมักมีอัตราน้อยกว่า และเมื่อพิจารณาถึงการพัฒนาและวิวัฒนการที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องของโซลูชันการประชุมออนไลน์แล้ว ยิ่งทำให้การทำงานที่อยู่กระจายกันตามสถานที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ต่างๆ ไม่ได้สูญเสียความสามารถในการทำงานร่วมกันเมื่อเทียบกับการอยู่ด้วยกันในสำนักงานแต่อย่างใด

พร้อมที่จะเรียนรู้มากกว่านี้หรือยัง

ถ้าคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโซลูชันห้องประชุมในการทำงานร่วมกัน สามารถติดต่อกับผู้เชี่ยวชาญจากทาง RICOH ได้
การทำงานจากระยะไกลนั้นเป็นกระแสที่มาอย่างจริงจัง ซึ่งโซลูชันการประชุมออนไลน์ที่มีฟีเจอร์แบ่งปันข้อมูล และแก้ไขได้แบบเรียลไทม์นั้นจะเป็นสิ่งที่ช่วยสนับสนุนการทำงานรูปแบบดังกล่าวได้เป็นอย่างดี
สำหรับผู้ที่อยากศึกษาเกี่ยวกับประเด็นนี้มากขึ้น สามารถติดตามบล็อกต่อไปของ RICOH ได้ ซึ่งจะมีการอธิบายในเชิงลึกมากขึ้นเกี่ยวกับวิธีการเลือกโซลูชันการประชุมที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณ