การสร้าง Document Workflow

Document Workflow คืออะไร

Document Workflow คือโซลูชันที่จัดการการกำหนดเส้นทางเอกสารภายในองค์กรตั้งแต่การสร้างไปจนถึงการจัดเก็บเอกสารแบบถาวรหรือการทำลายเอกสาร Document workflow นั้นช่วยกำหนดกฎเกณฑ์พื้นฐานของขั้นตอนธุรกิจสำหรับงานที่ทำซ้ำๆ และมีเงื่อนไขที่ชัดเจน โดยที่พนักงานทุกคนจะต้องปฏิบัติตาม

นอกเหนือจากนั้น Document Workflow ที่ถูกออกแบบมาเป็นอย่างดียังช่วยระบุผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนของการทำงานและช่วยกำหนดไทม์ไลน์ของเอกสารที่จะต้องถูกจัดการให้เสร็จสิ้น

ทำไม Document Workflows อัตโนมัติจึงสำคัญ

เวิร์กโฟลว์ช่วยให้องค์กรเกิดมาตรฐานและความคล่องตัวสำหรับการจัดการในแต่ละวันซึ่งจะช่วยลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิผลของพนักงาน และขจัดข้อผิดพลาด

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติหรือ Digital Document Workflows สร้างประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการขจัดเวลาและต้นทุนที่ต้องใช้ในการจัดการและส่งต่อเอกสาร Hardcopy ระหว่างพนักงานที่เกี่ยวข้องและลูกค้า

เมื่อคุณเริ่มใช้งาน Digital Document Workflow จะช่วยให้คุณ

• เปลี่ยนกระบวนการซ้ำๆ ให้ทำงานอัตโนมัติ ช่วยให้พนักงานหันไปทำหน้าที่อื่นๆ ที่สำคัญกว่าได้
• ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ที่พวกเขาต้องการ
• ลดจำนวนการพิมพ์ Hardcopy และค่าส่งไปรษณีย์
• ขจัดข้อผิดพลาดในการแจกจ่ายเอกสาร
• ควบคุมการเข้าถึงตามระดับการอนุญาตพร้อมบันทึกกิจกรรมสำหรับการตรวจสอบ (Audit)
• ช่วยให้การส่งเอกสารไปยังขั้นตอนหรือแผนกถัดไปรวดเร็วยิ่งขึ้น
• แจ้งเตือนเจ้าของเอกสารเพื่อให้รับทราบถึงเอกสารที่รอการดำเนินการ
• สร้างตัวชี้วัดประสิทธิภาพเพื่อการปรับปรุง

คุณสมบัติที่โดดเด่นของ Document Workflow ที่เป็นอัตโนมัติ

Document Workflow อัตโนมัติในโลกหลังกการระบาดใหญ่นั้นต้องสามารถสร้างการเชื่อมต่อและให้การรักษาความปลอดภัยแบบ end-to-end แก่พนักงานแบบไฮบริดและผู้ใช้มือถือ พิจารณาองค์ประกอบเหล่านี้

• Cloud Document Workflows ช่วยให้ผู้ใช้งานเข้าถึง เรียกดู และทำงานกับข้อมูลล่าสุดและรายงานที่ถูกจัดเก็บไว้ในส่วนกลางจากได้ทุกที่ทุกเวลา โซลูชันระบบคลาวด์มักจะมีการรักษาความปลอดภัยและการเข้ารหัสข้อมูลหลายชั้น
• การรายงานและความรับผิดชอบ เวิร์กโฟลว์ควรจะสามารถรายงานผลการทำงานได้ เพื่อที่คุณจะสามารถระบุจุดที่เกิดปัญหาคอขวด ตรวจสอบผู้ใช้งาน และกำหนดการจัดเก็บข้อมูล
• การแจ้งเตือนเวิร์กโฟลว์เชิงรุก หากงานนั้นเกินกำหนดการจัดการหรือเอกสารไม่ถูกส่งต่อตามที่กำหนดไว้ เวิร์กโฟลว์ควรมีข้อมูลอัจฉริยะในการแจ้งเตือนผู้ทำงาน
• สิทธิผู้เข้าถึงและการอนุญาต การเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับควรมีการกำหนดรหัสผ่านและการตรวจสอบสิทธิ์ ผู้ดูแลระบบควรจะสามารถควบคุมระดับการอนุญาตของผู้ใช้แต่ละราย ทำให้สามารถดูและแก้ไขเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานของตนเท่านั้น
• การบูรณาการร่วมกับระบบทางธุรกิจอื่นๆ เวิร์กโฟลว์เอกสารที่มีประสิทธิภาพจะไม่ทำงานแบบไซโล แอปพลิเคชันเวิร์กโฟลว์ควรจะสามารถผสานรวมกับการจัดกำหนดการ การเรียกเก็บเงิน และโมดูลธุรกิจ ERP

สร้าง Document Workflow สำหรับโลกการทำงานยุคดิจิทัล

การสร้างเวิร์กโฟลว์จะช่วยให้คุณเข้าใจวงจรการทำงานของเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัลได้เป็นอย่างดี นี่คือตัวอย่างแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดโดยทั่วไป

• วางแผนเวิร์กโฟลว์ วางเป้าหมายต่างๆ ที่เวิร์กโฟลว์ควรจะจัดการได้ ร่างขั้นตอนของกระบวนการต่างๆ แต่ละขั้นตอนรวมถึงผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลาที่ต้องเสร็จสิ้นของแต่ละขั้นตอน
• ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและบทบาทหน้าที่ ใครคือผู้ใช้งานเวิร์กโฟลว์ รวบรวมข้อมูลที่เปลี่ยนไปจากการทำงานปัจจุบัน การสอบถามจากพนักงานที่มีประสบการณ์หรือผู้ที่รับผิดชอบหน้าที่นั้นๆ อาจได้ไอเดียที่เป็นประโยชน์
• สร้างและปรับใช้เวิร์กโฟลว์ ปรับใช้ซอฟต์แวร์และเชื่อมโยงขั้นตอนต่างๆ เข้าด้วยกันในกระบวนการอัตโนมัติที่สามารถเริ่มต้นได้จากพีซีหรือเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชัน
• อบรมผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย อบรมผู้ใช้งานสำหรับเวิร์กโฟลว์ใหม่ก่อนการเริ่มใช้งานจริงพร้อมกับตอบคำถามต่างๆ ที่อาจทำให้พวกเขาเกิดความลังเลในการเปลี่ยนแปลงการทำงานและข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้
• วิเคราะห์และเพิ่มประสิทธิภาพ พิจารณาขั้นตอนการทำงานเอกสารซึ่งต้องพัฒนาไปพร้อมกับกฎหมายที่เปลี่ยนแปลงไป ข้อกำหนดการปฏิบัติตามที่เข้มงวดยิ่งขึ้น และเทคโนโลยีที่ก้าวหน้า ทบทวนขั้นตอนต่างๆ เป็นระยะ รวบรวมคำติชมจากผู้ใช้งานเพื่อทำให้เวิร์กโฟลว์ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ตัวอย่าง Document Workflow

หลายๆ องค์กรมักจะร่วมงานกับพาร์ทเนอร์ อย่างเช่น ริโก้ที่ให้บริการคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญเพื่อช่วยออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ได้ประสิทธิภาพ และนำเสนอโซลูชันที่ช่วยให้ขั้นตอนการกำหนดเส้นทางเอกสารที่สำคัญเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ตัวอย่างโซลูชันจากริโก้

Ricoh Smart Integration (RSI) ช่วยให้เวิร์กโฟลว์เอกสารทำงานอย่างอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณสแกนเอกสารที่เครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชัน จะช่วยให้คุณ

1. บันทึกไฟล์ในรูปแบบที่คุณต้องการโดยอัตโนมัติ
2. ตั้งชื่อตามรูปแบบที่กำหนด
3. แปลงไฟล์เป็นข้อความที่แก้ไขได้พร้อมส่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องไปยัง Database เฉพาะ
4. จัดเก็บไฟล์ไว้ในพื้นที่ที่คุณแชร์ร่วมกัน
5. คัดลอกไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ในระบบคลาวด์เพื่อการกู้คืนจากความเสียหายและการเก็บถาวร
6. ส่งไฟล์ต่อไปยังผู้รับผิดชอบคนถัดไปพร้อมการแจ้งเตือน

Document Management Solutions

เมื่อพูดถึง Document Workflow แล้ว แน่นอนว่าต้องมี Document Management Solutions เข้ามาเกี่ยวข้องด้วยเสมอ โซลูชันเหล่านี้จะช่วยรวมพื้นที่จัดเก็บเอกสารในศูนย์กลางเข้ากับเวิร์กโฟลว์เอกสารอัตโนมัติ

โดยส่วนใหญ่แล้ว Document Management Solution นั้นเป็นมากกว่าแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์การจัดเก็บเอกสาร Document Management Solution เป็นโซลูชันครบวงจรที่ครอบคลุมการจัดทำเอกสาร การจัดเก็บ และการแชร์ โดยมีการรักษาความปลอดภัยและการควบคุมการเข้าถึง

ตัวอย่าง Document Management Solution เช่น DocuWare ซึ่งไม่ได้ทำหน้าที่แค่เพียงการแปลงเอกสาร Hardcopy ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลเท่านั้น แต่ยังจัดระเบียบข้อมูลเพื่อขจัดงานพิมพ์ที่ไม่จำเป็นและเอกสารที่สูญหาย ช่วยในการปฏิบัติตามข้อกำหนด และเชื่อมต่อกับระบบธุรกิจอื่นๆ เพื่อเร่งการไหลของข้อมูลระหว่างเพื่อนร่วมงานและลูกค้าที่ ได้รับสิทธิในการเข้าถึงเอกสาร

โซลูชัน Document Workflow ที่ดีที่สุดสำหรับคุณ

คำตอบนั้นง่ายดายมาก โซลูชัน Document Workflow ที่ดีที่สุดสำหรับคุณก็คือโซลูชันที่ช่วยขจัดปัญหาด้านเอกสารที่อาจทำให้การดำเนินธุรกิจในแต่ละวันของคุณช้าลง โซลูชันที่ดีนั้นควรปรับแต่งได้ ปลอดภัย และใช้ระบบคลาวด์เพื่อลดต้นทุนโครงสร้างพื้นฐานและให้ความยืดหยุ่นและปรับสเกลได้

ที่มา : RICOH USA.