วิธีสร้างนโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่นเพื่อรักษาความสามารถในการแข่งขันและขับเคลื่อนผลผลิต

แรงขับเคลื่อนที่เกิดจากโรคระบาดครั้งใหญ่นี้ได้ทำให้เกิดวัฒนธรรมการ Work from Home ซึ่งได้เข้ามาเปลี่ยนการรับรู้ของเราเกี่ยวกับวิธีการทำงาน ในวันนี้นโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่นจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง
ในเดือนมีนาคม 2021 รายงานเรื่อง “CIOs Need to Embrace Radical Flexibility to Drive the Post COVID-19 Work Experience,” Gartner ได้อธิบายผลกระทบจากการเกิดโรคระบาดว่าสิ่งที่เกิดขึ้นนั้น “ทำลายความเชื่อที่มีมายาวนานเกี่ยวกับความสัมพันธ์ระหว่างสภาพแวดล้อมในการทำงาน ผลผลิต และความรับผิดชอบ”

รายงานนี้ยังกล่าวอีกว่า “ในแบบสำรวจลูกค้า Gartner ReimagineHR ในปี 2020 90% ของหัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลระบุว่าขณะนี้พวกเขาไว้วางใจให้พนักงานทำงานจากที่บ้านอย่างเต็มที่ และ 75% เชื่อว่าพนักงานทำงานจากที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิผลเช่นเดียวกับในสำนักงาน”

ไม่ถึงสองปีที่แล้วเหล่าพนักงานที่มีความรู้ความสามารถเหล่านี้ยังเป็นกลุ่มที่ปฏิบัติงานจากออฟฟิศเป็นหลัก แต่ในขณะนี้นั้นพนักงานส่วนใหญ่คาดหวังที่จะทำงานข้างนอกออฟฟิศตามความต้องการของพวกเขา เช่นเดียวกับบริษัทส่วนใหญ่ พนักงานของเราส่วนใหญ่ทำงานจากที่บ้านมานานกว่าหนึ่งปีแล้ว

ในฐานะผู้ให้บริการด้าน Digital Office Solutions ลูกค้าจำนวนมากหันมาหาเราเพื่อปรับเปลี่ยนการทำงานจากระยะไกลให้มากขึ้นหรือเต็มรูปแบบ ความท้าทายก็คือการกำหนดนโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่นสำหรับธุรกิจของคุณ ซึ่งเริ่มต้นด้วยการวางแผนเพียงเล็กน้อยและระบุว่ารูปแบบการทำงานใดที่ตรงกับความต้องการของธุรกิจ พนักงาน และลูกค้าของคุณ

4 เทรนด์สภาพแวดล้อมในการทำงาน

องค์กรต่างๆ มีการประเมินว่าพนักงานจะทำงานที่ไหนและอย่างไรตามสภาพแวดล้อมทั้งสี่ประเภทนี้

• Full office คือ พนักงานทำงานในออฟฟิศของบริษัททุกวัน
• Hybrid work คือ พนักงานทำงานที่ออฟฟิศ 2-3 วันต่อสัปดาห์ หรือตามการกำหนดอื่นๆ เพื่อรองรับข้อกำหนดด้านความปลอดภัยหรือเพียงเพื่อให้สามารถทำงานในสำนักงานและที่บ้านได้
• Full remote คือ งานทั้งหมดจะถูกดำเนินการจากที่บ้าน (Home-office) ซึ่งการพบปะกันในบริษัทนั้นจะพบได้ยากมาก
• Borderless คือ พนักงานสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้บนโลกใบนี้ ไม่ต้องพบปะกันต่อหน้าเลย

จากสี่ข้อด้านบนนี้ สามข้อแรกนั้นถูกปรับใช้มาเป็นทศวรรษแล้ว ในขณะที่ข้อสุดท้ายนั้นเป็นสิ่งที่ยังใหม่และยังต้องศึกษาพิจารณา

Borderless Office คืออะไร

Borderless office นั้นประกอบไปด้วยสององค์ประกอบ : ใคร และ ที่ไหน

สำหรับ “ใคร” นั้นก็คือประเภทของพนักงาน ในหลายๆ กรณี พนักงานที่อยู่ในปรเภท Borderless Workers นั้นได้แก่ ผู้รับเหมาและฟรีแลนซ์ อย่างไรก็ตามในบางครั้งพวกเขาก็อาจเป็นพนักงาน Full-time ได้เช่นกัน

ส่วน “ที่ไหน” นั้นหมายถึงที่ไหนก็ได้ Borderless Workers นั้นมักจะทำงานในต่างภูมิภาคหรือแม้แต่ต่างประเทศ พวกเขามักจะมีตารางการทำงานที่เป็นเอกลักษณ์ ในบางครั้งอาจทำงานวันธรรมดาที่ห่างออกไปสิบ Time Zone หรือทำงานแบบเต็มเวลาตามตารางการทำงานที่พวกเขากำหนดขึ้นเอง

การทำงานแบบ Borderless นั้นเป็นสภาพแวดล้อมการทำงานแบบยืดหยุ่นขั้นสูงสุด สำหรับหลายๆ บริษัท การทำงานแบบนี้อาจเป็นเพียงสัดส่วนเล็กๆ สำหรับพนักงานทั้งหมด แต่นักวิเคราะห์อุตสาหกรรมคาดการณ์ว่าปริมาณการทำงานแบบนี้จะเติบโตขึ้นอีก

การทำงานรูปแบบไหนเหมาะสำหรับธุรกิจของคุณ

หลายๆ องค์กรพบว่าการที่พนักงาน Work from home นั้นทำให้พนักงานเกิดประสิทธิผลเช่นเดียวกับการทำงานภายในออฟฟิศ ประเด็นนี้ทำให้เกิดคำถามถึงความจำเป็นของออฟฟิศและค่าใช้จ่ายด้านอสังหาริมทรัพย์ที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งด้วยความสามารถของเทคโนโลยีเช่น Microsoft Teams และ Microsoft 365 ที่สามารถนำพนักงานมารวมกันในลักษณะที่ปลอดภัยซึ่งยังคงส่งเสริมการทำงานร่วมกัน เกิดการสื่อสารแบบทันทีเหมือนที่คุณอยู่ภายในออฟฟิศและยังเกิดผลผลิต

อย่างไรก็ตามหลายๆ ธุรกิจก็ยังต้องการออฟฟิศ แต่ก็ต้องตระหนักถึงความปลอดภัยของพนักงาน ดังนั้นพนักงานหลายคนอาจมีความคาดหวังว่าจะสามารถทำงานจากที่บ้านได้ตามต้องการ

1.จะสร้างนโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่นอย่างไร

• เริ่มจากสิ่งที่ธุรกิจของคุณต้องการธุรกิจของคุณต้องการอะไร คุณต้องการพนักงาน Onsite หรือไม่ อุตสาหกรรมเช่น การผลิต การค้าปลีก และการแพทย์ สิ่งเหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่างบางส่วนของอุตสาหกรรมที่พนักงานบางคนต้องลงพื้นที่เป็นประจำ เป็นไปได้ว่าคุณมีพนักงานบางคนที่สามารถทำงานนอกสถานที่ได้  การทำงานร่วมกัน การสร้างทีม และการโต้ตอบแบบไม่เป็นทางการหรือช่วงเวลาที่ “มุมกาแฟ” อาจมีความสำคัญต่อการทำงานของธุรกิจของคุณ  ขณะที่คุณประเมินความต้องการ คุณควรเริ่มต้นด้วยข้อกำหนดในทางปฏิบัติที่ไม่สามารถต่อรองได้ จากนั้นให้พิจารณาด้านอื่นๆ ของธุรกิจของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งวิธีที่ผู้คนโต้ตอบกัน ความคาดหวังของพนักงานเป็นอีกองค์ประกอบหนึ่งที่ต้องพิจารณา พนักงานของคุณต้องการทำงานจากระยะไกลหรือไม่?  และสุดท้าย ธุรกิจของคุณต้องได้รับการกำหนดค่าด้วยโครงสร้างพื้นฐานที่จำเป็นในการทำให้การทำงานจากระยะไกลส่งเสริมการทำงานร่วมกัน ลดความซับซ้อนของ Workflow และรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลของคุณด้วย
• รับฟังเสียงจากพนักงาน  ธุรกิจต้องมาก่อน แต่ในขณะเดียวกันคุณก็ควรคำนึงถึงสิ่งที่พนักงานของคุณต้องการด้วย คุณอาจจะพบว่าบางคนต้องการทำงานระยะไกลมากกว่านี้ ในขณะที่บางคนชอบบรรยากาศการทำงานในออฟฟิศมากกว่าจากหลากหลายเหตุผล  สำรวจพนักงานของคุณรวมถึงผู้ที่ไม่สามารถทำงานจากระยะไกลได้ ความคิดเห็นของพวกเขาอาจชี้ให้เห็นความต้องการที่คุณอาจไม่พบหากคุณพูดคุยเฉพาะกับคนที่สามารถทำงานได้ทุกที่เท่านั้น
• ระบุวิธีที่พนักงานจะเชื่อมต่อ ทำงาน และสื่อสาร มีสององค์ประกอบในกระบวนการนี้: โครงสร้างพื้นฐานและเวลาทำงาน สำหรับโครงสร้างพื้นฐาน คุณต้องมีเทคโนโลยีที่ช่วยให้การสื่อสารปลอดภัย การแบ่งปันข้อมูลและเอกสาร และเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ไม่ว่าคุณได้รับมืออย่างไรต่อการปิดระบบอย่างกะทันหันในปี 2020 คุณควรตรวจสอบโครงสร้างพื้นฐานปัจจุบันของคุณและปรับให้เหมาะสม เพื่อให้ทำงานต่อได้อย่างราบรื่บ ชั่วโมงการทำงานก็สำคัญไม่แพ้กัน องค์กรที่ยืดหยุ่นนั้นหมายความรวมถึงชั่วโมงการทำงานที่ยืดหยุ่น การอนุญาตให้พนักงานเลือกชั่วโมงการทำงานเองตามที่พวกเขาสะดวกเพื่อความสมดุลระหว่างชีวิตส่วนตัวและการทำงาน ในขณะเดียวกันถ้าพนักงานของคุณจำเป็นต้องมีการติดต่อหรือพบปะกันบ่อย คุณจำเป็นต้องกำหนดชั่วโมงการทำงานที่เฉพาะเจาะจ
• ระบุสิ่งที่คาดหวังอย่างชัดเจน หลังจากที่คุณร่างนโยบายต่างๆ ออกมาแล้ว ชี้แจงข้อมูลเหล่านั้นให้กับพนักงานของคุณได้รับทราบในที่ประชุม โปรดมั่นใจว่าทุกคนได้อ่านเอกสารนั้นและอย่าลืมแชร์ข้อมูลเหล่านั้นให้พนักงานใหม่รับรู้ด้วยเมื่อพวกเขาเข้าทำงาน
• ยืดหยุ่น  ความยืดหยุ่นไม่ได้หมายถึงการละเลยต่อแนวทางที่คุณได้วางไว้ แต่หมายความว่าอนุญาตให้หัวหน้าแผนกต่างๆ รับผิดชอบในการดำเนินการตามนโยบายภายในทีมของตนเอง  ความยืดหยุ่นนั้นจัดการได้ยากและวิธีที่ดีที่สุดที่องค์กรจะมั่นใจได้ว่าลูกค้าจะเกิดการตอบรับที่ดีและพนักงานจะเกิดประสบการณ์ที่ดีก็คือการให้อำนาจผู้จัดการในการประสานงานความยืดหยุ่นกับพนักงานของตน

2.วิธีการใช้นโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่นของคุณ

• แผนการเปลี่ยนแปลง การจัดการการเปลี่ยนแปลง (Change Management) อาจเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่ใหญ่ที่สุดและสำคัญที่สุดที่องค์กรสามารถปฏิบัติได้เพื่อให้แน่ใจว่าการนำไปใช้และการเปลี่ยนไปใช้รูปแบบการทำงานใหม่จะเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด ซึ่งขั้นตอนการจัดการการเปลี่ยนแปลงนั้นไม่ยุ่งยากและคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการดำเนินการตามกระบวนการทีละขั้นตอน
• เตรียมพร้อมเทคโนโลยี เทคโนโลยีมาแรงที่ควรพิจารณา