จััดการข้อมูลมืดด้วยแนวคิดด้านไอที

ถึงเวลาแล้วที่เราจะต้องสนใจประเด็นด้านความปลอดภัยของข้อมูลมืด 

ปัจจุบันนี้ แผนกไอทีกำลังเผชิญหน้ากับความกดดันในการจัดการข้อมูลมืดที่กำลังเติบโตและทับถมขึ้น ข้อมูลมืดมักเป็นที่ที่ข้อมูลอ่อนไหวถูกบรรจุอยู่ อันประกอบด้วยไฟล์ที่มนุษย์สร้างขึ้น (เช่น สเปรดชีต, สไลด์สำหรับนำเสนอ, PDF, เอกสาร Word, และอื่นๆ) 

แล้วธุรกิจของคุณจะปกป้องข้อมูลประเภทนี้อย่างไร? คุณควรเริ่มจากการสร้างภาวะผู้นำในแผนกไอทีที่ให้ความสำคัญกับข้อมูลมืดหรือข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง 

ตัวอย่างของข้อมูลมืด 

บทความ CIO ล่าสุดกล่าวว่า 80 เปอร์เซ็นต์จากข้อมูลทั้งหมดขององค์กรเป็นข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง และภายในข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างนั้น บรรจุข้อมูลอ่อนไหวเกือบ 100 เปอร์เซ็นต์จากทั้งองค์กร 

ผลพวงที่สำคัญจากปัญหาข้อมูลมืด คือไฟล์ส่วนตัวที่มีนามสกุล .PST ที่ถูกสร้างขึ้นจากแอปพลิเคชันอีเมลของพนักงาน ไฟล์เหล่านี้มักกินพื้นที่จัดเก็บขนาดใหญ่ และมักจะมีข้อมูลที่ควรได้รับการป้องกันบรรจุอยู่ด้วย แผนกไอทีควรรับผิดชอบและจัดการกระบวนการที่เกี่ยวข้องให้เรียบร้อย เพื่อตรวจจับและลบไฟล์ .PST และหน่วยเก็บเอกสารส่วนตัวของพนักงาน 

การใช้เครื่องมือและกระบวนการวิเคราะห์ข้อมูลที่ดีขึ้น สามารถช่วยคุณปรับปรุงและลดขนาดการใช้ข้อมูลได้ตามที่จำเป็น เทคนิคต่างๆ สามารถทำให้เรารับรู้รูปแบบของข้อมูล ระบุแอปพลิเคชัน และรวบรวมการพัฒนาด้านนโยบายได้ 

การวางแผนผังข้อมูล: ความสำคัญของการมองเห็นข้อมูล 

เพื่อรักษาความปลอดภัยของเครือข่าย แผนกไอทีต้องทำให้พื้นที่จัดเก็บและระบบข้อมูลทุกประเภทมองเห็นได้ กระบวนการนี้มักเริ่มต้นด้วยการสร้างแผนผังข้อมูล ซึ่งร่างโครงสร้างพื้นที่จัดเก็บข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ในเครือข่าย การวางแผนผังข้อมูลนั้นสำคัญมากเมื่อแผนกไอทีต้องการระบุระดับความปลอดภัยที่ต้องการ และการวางแผนผังสามารถช่วยประหยัดเวลา ค่าใช้จ่าย และการลงทุนลงแรงจัดการกับข้อมูล 

สร้างกระบวนการ สร้างความสมบูรณ์แบบ 

เมื่อสร้างมุมมองความปลอดภัยเครือข่ายอย่างถูกต้องเสร็จเรียบร้อยแล้ว แผนกไอทีควรสร้างกระบวนการทำงานที่เอื้อให้การจัดการกับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลและสินทรัพย์ทางข้อมูลอื่นๆ เป็นไปอย่างปลอดภัยด้วย มีเครื่องมือวิเคราะห์และจัดการกับธุรกิจมากมายที่สามารถสกัดคุณค่าออกมาจากข้อมูล แต่ในมุมมองด้านความปลอดภัย ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่การควบคุมการเข้าถึงข้อมูลมีบทบาทสำคัญ คุณควรดูให้แน่ใจว่ามีทีมที่เหมาะสมพร้อมดูแลการเข้าถึงข้อมูลทั่วทั้งบริษัท กระบวนการนี้ไม่เพียงแต่จะช่วยให้ทุกฝ่ายในองค์กรลดความเสี่ยงด้านการเข้าถึงข้อมูล แต่ยังช่วยในแผนกต่างๆ ได้มีความเข้าใจถ่องแท้เกี่ยวกับข้อมูลที่อยู่ในขอบเขตอำนาจของตน 

ศึกษาการจัดการข้อมูลมืด

การจัดการข้อมูลมืดยังเป็นแนวคิดใหม่ในโลกไอที และเทคโนโลยียังคงก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว แต่ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีต้องทำงานกับทั้งองค์กรเพื่อจัดลำดับความสำคัญของความปลอดภัย และพวกเขาตระหนักว่า ธุรกิจทุกวันนี้ต้องการมุมมองที่เป็นหนึ่งเดียวกันระหว่างข้อมูลมีโครงสร้างและข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง  สิ่งที่ทุกองค์กรควรทำคือ วางกระบวนการที่ตอบโจทย์เพื่อพัฒนากระบวนการทำงานและรักษาความปลอดภัยของข้อมูล จากนั้น ผลตอบแทนจากการลงทุนที่แท้จริงจะตามมา 

ที่มา:  RICOH USA