เอกสารกระดาษเพิ่มความเสี่ยงให้กับธุรกิจ

ก่อนหน้านี้ บริษัทด้านสื่อชื่อดังอย่าง The New York Times ยังเก็บบันทึกข้อมูลด้วยเอกสารกระดาษเพียงอย่างเดียว และเกือบจะได้รับบทเรียนขั้นร้ายแรง เมื่อท่อน้ำใต้ดินเกิดระเบิดขึ้น และส่งผลกระทบต่อสถานที่เก็บเอกสารในชั้นใต้ดิน 

ถ้าพนักงานไม่เข้ามาเจอน้ำรั่วถูกจังหวะพอดีและจัดการได้ทันท่วงที รูปภาพทั้งหมดที่บันทึกเหตุการณ์เมื่อหลายสิบปีก่อนและไม่เคยถูกแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัล อาจหายไปตลอดกาล 

หายนะครั้งนั้นแสดงให้เห็นว่าการสำรองข้อมูลและการแปลงเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลนั้นสำคัญเพียงใด และไม่ใช่แค่รูปภาพรางวัลเท่านั้นที่ควรได้รับการปกป้อง เอกสารอื่นๆ ก็เช่นกัน แต่หลายธุรกิจยังคงเก็บบันทึกข้อมูลสำคัญในรูปแบบกระดาษอยู่ และแม้คุณจะแปลงเอกสารสำคัญทั้งหมดให้เป็นไฟล์ดิจิทัลแล้ว แต่เอกสารกระดาษดั้งเดิมยังคงอยู่ในตู้เอกสารหรือถูกจัดเก็บไว้ในสถานที่ใดสถานที่หนึ่งอยู่ดี 

เหตุผลการแปลงเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลนั้นเข้าใจง่ายมาก นั่นก็เพราะเอกสารกระดาษทั้งทำให้ข้อมูลขององค์กรตกอยู่ในความเสี่ยง เปลืองค่าเก็บรักษา และทำให้กระบวนการทางธุรกิจล่าช้า 

กระดาษนั้นเสียหายง่าย 

ไม่ต้องจินตนาการไปไกล คุณก็คงรู้แล้วว่าเอกสารกระดาษตกอยู่ในความเสี่ยงอย่างไรบ้าง ทั้งความเสี่ยงจากอัคคีภัย โจรกรรม หรือน้ำท่วมอย่างที่ยกตัวอย่างไป ไม่ว่าจะเกิดภัยธรรมชาติหรือภัยจากมนุษย์ เอกสารกระดาษที่สูญเสียไปจะไม่สามารถกู้คืนกลับมาได้อีก จริงอยู่ที่ภัยคุกคามเหล่านี้อาจจะเกิดขึ้นในศูนย์ข้อมูลดิจิทัลที่จัดเก็บเอกสารของคุณเอาไว้ แต่ความแตกต่างอยู่ตรงที่เอกสารกระดาษอาจไม่มีแหล่งข้อมูลสำรองที่กระจายไปจัดเก็บไว้หลายๆ ที่ 

คุณทำได้เพียงหวังว่าจะไม่เจอกับอัคคีภัยและอุทกภัยบ่อยๆ แต่ถ้าประสบภัยขึ้นมาแล้วมีแต่เอกสารเก่าๆ ที่ได้รับความเสียหาย คุณอาจคิดว่ามันไม่ใช่เรื่องใหญ่อะไร แต่ไม่จริงเลย เพราะเอกสารเก่าๆ ยังสามารถบ่งบอกประสบการณ์และพิสูจน์ว่าองค์กรของคุณได้มาตรฐาน 

ถึงแม้คุณจะไม่ได้ทำงานในองค์กรที่มีกฎระเบียบแน่นหนา แต่ก็ยังมีหลายสถานการณ์ที่เอกสารสูญหายกระทั่งทำให้ธุรกิจของคุณตกอยู่ในความเสี่ยง บางครั้งคุณอาจต้องการเอกสารนั้นๆ เพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีอากร หรือนำไปใช้เป็นหลักฐานเมื่อตกเป็นจำเลยในคดีฟ้องร้องต่างๆ เพราะฉะนั้น การจัดเก็บข้อมูลต่างๆ เป็นหน้าที่ที่คุณจะต้องรับผิดชอบ ถ้าเอกสารสูญหาย ข้ออ้างที่ว่า “สุนัขกินเอกสารเข้าไป” คงไม่เป็นที่น่าเชื่อถืิอในสายตาของผู้ตรวจบัญชีแน่นอน 

ก้าวเข้าสู่โลกดิจิทัลแบบเชิงรุกและมีผลย้อนหลัง 

โชคดีที่เทคโนโลยีในปัจจุบันทำให้การแปลงเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัลไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป คุณสามารถถ่ายโอนเอกสารสำเร็จได้ แม้จะไม่มีเวลามาทำเองหรือไม่มีทรัพยากรในองค์กรที่ทำสิ่งนี้ได้ 

การแปลงเอกสารเก่าๆ ให้เป็นไฟล์ดิจิทัลไม่เพียงช่วยป้องกันข้อมูลจากความเสี่ยงที่กล่าวมาข้างต้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้กระบวนการทำงานรวดเร็วขึ้นและเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้ง่ายกว่าเดิม หากเอกสารอยู่ในรูปแบบดิจิทัล พนักงานทางไกลและพนักงานสาขาอื่นๆ จะเข้าถึงข้อมูลนั้นได้ด้วย นอกจากนี้ หากคุณกำลังใช้ Data Analytics เพื่อเจาะข้อมูลเชิงลึกของธุรกิจอยู่ การมีข้อมูลเก่าๆ ในระบบดิจิทัลจะช่วยให้คุณวิเคราะห์เทรนด์ในกรอบเวลาที่กว้างขึ้นได้ 

พร้อมหรือยังที่จะแปลงเอกสารเก่าๆ เป็นไฟล์ดิจิทัล ให้กระบวนการทำงานล้ำหน้าไปอีกขั้น? 

เริ่มออกจากกระบวนการทำงานแบบใช้กระดาษเป็นหลัก แล้วเปลี่ยนมาควบคุมข้อมูลในระบบดิจิทัลเรียนรู้เพิ่มเติม

ที่มา:  RICOH USA