เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงานของธุรกิจขนาดย่อมด้วยการเปลี่ยนเป็นดิจิทัล

ในขณะที่องค์กรขนาดใหญ่เริ่มย้ายฟังก์ชันทางธุรกิจไปยังคลาวด์อย่างรวดเร็ว ธุรกิจขนาดย่อมอีกจำนวนมากยังคงติดอยู่กับระบบการใช้กระดาษ แต่คุณแน่ใจแล้วหรือว่า ธุรกิจขนาดย่อมสามารถติดตามข้อมูลต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และการเปลี่ยนเป็นดิจิทัลคงไม่ได้สร้างความแตกต่างได้มากนักใช่ไหม? 

แต่อย่าเพิ่งด่วนสรุปไป งานวิจัยจากองค์กรการจัดการข้อมูลอย่าง AIIM พบว่า 2 ใน 3 ของธุรกิจที่มีกระบวนการทำงานแบบไร้กระดาษ มีการคืนทุนภายใน 18 เดือน และธุรกิจ 70% รายงานว่าได้รับผลตอบแทนจากการลงทุนที่ดีเยี่ยม หลังเปลี่ยนกระบวนการทำงานไปเป็นแบบไร้กระดาษ แม้จะปรับใช้กับระบบเจ้าหนี้การค้าและลูกหนี้การค้าเพียงอย่างเดียวก็ตาม 

พวกเขายังกล่าวถึงข้อดีอื่นๆ เช่น ตรวจสอบบัญชีได้ดีขึ้น ตอบกลับลูกค้าได้รวดเร็วขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และติดตามสถานะและกระบวนการทำงานได้ดีขึ้น 

ในออฟฟิศขนาดเล็กที่มีพนักงานไม่มากนัก พนักงานทุกคนควรทำงานอย่างทีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ โดยหากพนักงานคนเดียวต้องเสียเวลาไปกับการหาเอกสาร ก็อาจขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมได้ 

และคุณควรยอมรับว่าการใช้กระดาษทำให้พื้นที่จัดเก็บสะเปะสะปะ โดยแบบสอบถามจาก Software Advice กล่าวว่า พนักงานในออฟฟิศที่ยังใช้กระดาษเป็นหลักเสียเวลาอย่างน้อย 6 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการค้นหาเอกสาร ในขณะที่พนักงานในออฟฟิศดิจิทัลแทบไม่เสียเวลาตรงจุดนี้เลย 

เห็นได้ชัดว่า กระบวนการทำงานที่เน้นการใช้กระดาษทำให้ธุรกิจขนาดย่อมหยุดอยู่กับที่ แม้ว่าคุณจะทำงานในออฟฟิศที่เอกสารถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบและทุกคนรู้ว่าเอกสารอยู่ที่ใดบ้าง แต่มันจะไม่ช่วยอะไรมากนักหากคุณต้องการเอกสารอย่างเร่งด่วนในบางสถานการณ์ เช่น การนำเสนอข้อมูลให้กับลูกค้าผ่านโทรศัพท์หรือเมื่อทำงานระยะไกล 

การเปลี่ยนเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ดิจิทัลจะทำให้คุณมั่นใจว่าทุกอย่างถูกแบ่งและจัดเก็บอย่างถูกต้อง และทำให้พนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะระบบนี้จะให้ข้อมูลที่ใช่ในเวลาที่พนักงานต้องการ รวมถึงสนับสนุนให้พวกเขาทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น ต่อไปนี้เป็นกรณีศึกษาบางส่วนที่ยกตัวอย่างว่าการเปลี่ยนเป็นดิจิทัลจะทำให้ธุรกิจของคุณดีขึ้นอย่างไรบ้าง 

ธุรกิจขนาดย่อมส่วนใหญ่มีฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ขนาดเล็ก บางครั้งก็มีพนักงานอยู่ 1-2 คน ซึ่งทำหน้าที่ตั้งแต่ว่าจ้าง ไล่ออก จัดการเงินเดือนและสวัสดิการ ติดตามเวลาทำงาน และติดตามข้อบังคับเกี่ยวกับการบันทึกกิจกรรมการทำงานและนโยบายแรงงานต่างๆ การทำให้กระบวนการติดตามดูแลพนักงานใหม่เป็นดิจิทัลไม่เพียงช่วยให้การทำงานของฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ง่ายขึ้น แต่จะช่วยให้การจ้างงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว และยังป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดในสถานการณ์ที่กดดัน 

ด้วยการติดตามดูแลพนักงานใหม่แบบดิจิทัล คุณสามารถเลือกเอกสารที่คุณต้องการ และสแกนเอกสารทุกแผ่นภายในครั้งเดียว ในส่วนเอกสารต่างๆ เช่น ใบสมัครงาน เรซูเม่ ประวัติส่วนตัว บันทึก สัญญา และแบบฟอร์มทางกฎหมาย จะเข้าสู่ระบบจัดเก็บในคลาวด์ที่ทั้งปลอดภัยและค้นหาง่าย ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้เพียงคลิกครั้งเดียว และหากตั้งกฎการใช้งานไว้แล้ว ก็หมายความว่าพนักงานฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์จะไม่ต้องตั้งเวลาแจ้งเตือนเกี่ยวกับการจัดเก็บและละทิ้งเอกสารสำคัญ 

ระบบบางประเภทยังสามารถเชื่อมต่อกับพนักงาน ให้พวกเขาได้เปลี่ยนที่อยู่ เช็คแผนเกษียณอายุ หรือหาคำตอบเมื่อมีข้อสงสัยเกี่ยวกับนโยบายของบริษัท โดยไม่ต้องรบกวนพนักงานฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่อาจวุ่นอยู่กับงานสำคัญอื่นๆ 

กระบวนการจัดการเจ้าหนี้การค้าที่เกี่ยวข้องกับตัวเลขทางบัญชีต่างๆ นั้น เป็นสิ่งที่ควรเปลี่ยนเป็นดิจิทัลได้แล้ว โดยคุณสามารถตั้งค่าระบบให้ทุกๆ แผนกสแกนใบแจ้งราคาเข้าระบบง่ายๆ เพียงกดปุ่มบนเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFP) เพียงปุ่มเดียว 

เมื่อข้อมูลอยู่ในระบบแล้ว เราก็จะสามารถวิเคราะห์ข้อมูลนั้นได้โดยไม่ต้องเสียเวลานักบัญชี ซึ่งสามารถวิเคราะห์ได้ว่ามีค่าใช้จ่ายส่วนใดที่ควรตัดออกไปไหม บริษัทของคุณจ่ายเงินไปกับการสต๊อกสิ่งของมากน้อยเพียงใด ระบบบัญชีที่ถูกเปลี่ยนเป็นดิจิทัลจะมีวิธีการที่รวดเร็วและเป็นกลางในการหาคำตอบให้กับสิ่งเหล่านี้ 

ระบบนี้ยังสามารถประหยัดเวลาของนักบัญชีได้เช่นกัน ในเมื่อคุณจ่ายเงินเดือนอัตราสูงให้กับพวกเขา คุณจึงไม่ควรคาดหวังว่าพวกเขาต้องทำงานเพียงแค่กรอกฟอร์ม นอกจากนี้ ระบบนี้ยังสามารถกำจัดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในการทำงานของมนุษย์ และเอื้อให้นักบัญชีส่ง ทบทวน และอนุมัติคำร้องได้เร็วขึ้น 

บางครั้ง ความรวดเร็วที่ระบบดิจิทัลให้กับองค์กรนั้นจะช่วยให้คุณได้รับผลประโยชน์ที่เพิ่มขึ้น เช่น ส่วนลดสำหรับคู่ค้าที่จ่ายเงินก่อน 

ความจริงที่ทุกคนรู้กันคือ คุณไม่สามารถแยกคนรุ่นใหม่ออกจากโทรศัพท์มือถือได้ ตอนนี้ คนรุ่นใหม่กลายมาเป็นแรงงานส่วนใหญ่ในประเทศ และพวกเขาจะเข้าสู่ตลาดแรงงานเพิ่มขึ้นในปีต่อๆ ไป 

เหตุผลหนึ่งที่ทำให้พวกเขาติดโทรศัพท์ แท็บเล็ต และแล็ปท็อป คือพวกเขาชอบการทำงานจากระยะไกล ไม่ว่าจะเป็นจากที่บ้าน ตอนนั่งรถไฟกลับบ้าน ในสตาร์บัคส์ หรือจากที่ไหนก็ได้ ซึ่งเทรนด์นี้จะไม่หายไปไหน คุณต้องช่วยให้พวกเขาเข้าถึงเอกสารของบริษัทได้ ช่วยให้การทำงานจากระยะไกลเข้าถึงได้ง่ายขึ้น ซึ่งหมายความว่าคุณต้องจัดเก็บข้อมูลของบริษัทในคลาวด์ โดยต้องเป็นข้อมูลที่่ได้รับการยินยอมแล้วเท่านั้น 

เทรนด์พื้นที่ทำงานที่มาแรงอีกอย่างหนึ่ง คือการทำงานร่วมกัน ไม่ใช่แค่ในห้องประชุมเท่านั้น แต่ในกระบวนการทำเอกสารด้วย เมื่อพนักงานสามารถแชร์ แก้ไข และคอมเมนต์ รวมถึงเพิ่มข้อมูลใหม่ (ไม่ว่าจะเป็นรูปภาพ กราฟ และ PFDs) ในโปรเจกต์ต่างๆ จากระยะไกล พวกเขาก็จะไม่เสียเวลาไปกับการตั้งค่าและเข้าร่วมการประชุม ทำให้ทำงานเสร็จเร็วขึ้น ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะให้บริการลูกค้าได้เร็วขึ้นเช่นกัน 

ที่มา:  RICOH USA