4 ขั้นตอนในเส้นทางสู่สถานที่ทำงานดิจิทัล

เราคุ้นชินกับความสะดวกสบายเพียงปลายนิ้วสัมผัสที่เทคโนโลยีมอบให้ และด้วยผู้ช่วยส่วนตัวอย่าง Siri, Alexa, และอื่นๆ เราแทบไม่ต้องสัมผัสอะไรด้วยซ้ำ เพียงสั่งการด้วยเสียงเท่านั้น เมื่อเทคโนโลยีเข้ามามีส่วนร่วมในชีวิตประจำวันขนาดนี้ หากฟังก์ชันและความสะดวกสบายเหล่านี้เข้ามามีบทบาทในสถานที่ทำงานดิจิทัลของเรา และเชื่อมโยงเราเข้ากับบริษัทคู่ค้าแห่งอื่นๆ จะดีขนาดไหน? 

นี่จึงนำไปสู่ความท้าทายสำหรับสถานที่ทำงานแบบดั้งเดิมที่ีต้องเจอทั้ง 

• ความไม่พอใจของลูกค้าและความเสี่ยงที่ธุรกิจจะขาดทุน ที่เกิดจากการเข้าถึงและส่งข้อมูลที่ยากลำบาก 
• การแชร์ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ที่เกิดจากความซ้ำซ้อนของข้อมูลและข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่ตามแผนกต่างๆ 
• ค่าเดินทางที่ไม่จำเป็นที่จ่ายให้กับผู้บริหารหรือพนักงานขาย เพราะบริษัทยังคงประชุมร่วมกันแบบต่อหน้า โดยไม่ใช้โซลูชันการประชุมออนไลน์แทนที่ 

ประเด็นเหล่านี้เป็นเพียงความท้าทายเพียงบางส่วนที่เราต้องเผชิญ และ 4 ขั้นตอนที่คุณสามารถปรับใช้เพื่อเอาชนะปัญหาเหล่านี้ 

1. ปรับปรุงแนวความคิดใหม่ 

เราแทบทุกคนใช้อุปกรณ์อัจฉริยะกันในชีวิตประจำวัน เพราะเป็นสิ่งที่ช่วยให้การสื่อสารง่ายขึ้น โดยเราใช้อุปกรณ์เหล่านี้ในการลงตารางเวลาและจัดการภาระหน้าที่ในชีวิตประจำวัน 

เพราะทุกคนเข้าถึงและใช้งานเทคโนโลยีกันอยู่แล้ว การเข้าใจประโยชน์ของเทคโนโลยีนี้จึงไม่ได้เป็นเรื่องที่ท้าทายอีกต่อไป ในทางกลับกัน องค์กรต้องมีทัศนคติที่ดีและพร้อมปรับปรุงเทคโนโลยีให้ดีขึ้นตลอดเวลา ไม่ใช่แค่เปลี่ยนเมื่อของเดิมพังเสียหาย 

แม้การใช้เทคโนโลยีเดิมจะเป็นเรื่องที่เข้าใจได้ แต่แนวคิดแบบนี้อาจชะลอการพัฒนาและประสิทธิภาพการทำงานด้วยเทคโนโลยีดิจิทัล 

คุณออกจากกรอบแนวคิดที่จำกัดนี้ได้ เพียงถามตัวเองด้วยคำถามง่ายๆ: 

สถานที่ทำงานในความหมายของเราคืออะไร? 

สิ่งที่คุณนึกถึงเป็นลำดับแรกๆ อาจเป็นกระดาษ คอมพิวเตอร์ ตู้เก็บเอกสาร โต๊ะทำงาน ตู้ขายของอัตโนมัติ และห้องประชุม 

แล้วพนักงานที่ทำงานจากทางไกลที่ทำงานที่บ้าน ห้องส่วนตัว หรือร้านกาแฟล่ะ? หากลองเพิ่มสิ่งเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งในสถานที่ทำงานของคุณ จินตนาการของคุณก็อาจเปลี่ยนไป เพราะการคิดถึงพนักงานที่ทำงานจากทางไกลจะเป็นแรงบันดาลใจให้คุณคิดถึงระบบคลาวด์ ระบบเก็บเอกสารดิจิทัล และการสื่อสารขั้นสูงด้วยโครงสร้างการบริหารจัดการไอทีรูปแบบใหม่ 

ทุกวันนี้ เราต้องยอมรับว่าแนวคิดเกี่ยวกับการทำงานแบบเดิมๆ มักจะไม่ได้ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีดิจิทัลที่ทันสมัยมากนัก 

เริ่มมองหาวิธีการสร้างสถานที่ทำงานดิจิทัล ด้วยการถามตัวเองและพนักงานด้วยคำถามเหล่านี้: 

• กระบวนการทำงานใดที่ใช้กระดาษเป็นหลัก? 
• ปัญหาคอขวดของการใช้กระบวนการทางธุรกิจแบบดิจิทัลอยู่ตรงจุดใด 

เมื่อตอบคำถามเหล่านี้ได้แล้ว คุณก็จะมองเห็นวิธีการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลที่ตอบโจทย์ธุรกิจ และในวันนี้ คุณก็สามารถใช้ประโยชน์จากผู้เชี่ยวชาญด้วยการมองหาพาร์ทเนอร์ที่มีความรู้ในด้านที่คุณต้องการ 

นี่อาจเป็นงานยาก แต่หากคุณมีพาร์ทเนอร์ที่ดี งานนี้ก็จะง่ายกว่าที่คิด และเมื่อคุณมีทัศนคติที่ดีต่อสถานที่ทำงานดิจิทัลแล้ว คุณก็จะสามารถเปลี่ยนธุรกิจให้เชื่อมโยงกับความรู้และความต้องการของพนักงานและลูกค้าได้ 

และผลลัพธ์ที่ได้ คือการบริการลูกค้าที่ดียิ่งขึ้น ลูกค้าประจำ และกำไรที่เพิ่มขึ้น 

2. ปรับใช้กลยุทธ์ในสถานที่ทำงาน

พนักงานมักตั้งใจสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า ซึ่งอาจเป็นจุดได้เปรียบสำหรับธุรกิจ การปรับปรุงความเชื่อมโยงระหว่างธุรกิจ ผู้คน และเทคโนโลยี จะพัฒนาประสิทธิภาพและคุณภาพการทำงานได้ และจะนำไปสู่สถานที่ทำงานที่ดีขึ้นสำหรับพนักงาน 

สุดท้ายแล้ว การใช้เทคโนโลยีในการทำงานก็จะช่วยสร้างความสำเร็จทีละเล็กทีละน้อย หรือสร้างแรงผลักดันสู่ความสำเร็จได้ และยิ่งพนักงานประสบความสำเร็จมากขึ้นเท่าไร พวกเขาก็จะทุ่มเทกับงานมากขึ้นเท่านั้น 

กระบวนการทำงานแบบดิจิทัลที่เป็นอัตโนมัติสามารถผลักดันความสำเร็จได้ และนี่คือคำถามสองสามข้อที่จะนำทางคุณสู่การคิดค้นกลยุทธ์ในสถานที่ทำงานดิจิทัลที่เหมาะสมกับธุรกิจ: 

• ธุรกิจ ผู้คน และเทคโนโลยีเชื่อมโยงตรงไหนในสถานที่ทำงานปัจจุบันของคุณ? 
• จะเป็นไปได้ไหมหากคุณต้องการทำให้การเชื่อมโยงเป็นไปอย่างลื่นไหลและเข้าถึงง่าย? 
• คุณจะจัดการกับการเชื่อมโยงนี้อย่างไร เพื่อเตรียมความพร้อมให้บริษัทของคุณก้าวสู่อนาคต? 

เมื่อตอบคำถามเหล่านี้ได้แล้ว คุณจะเริ่มเห็นข้อมูลที่จำเป็นเพื่อโน้มน้าวผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในแผนกและผู้บริหาร ระหว่างการเปลี่ยนแปลง คุณอาจพบกับการต่อต้านเล็กน้อย ซึ่งเป็นเรื่องปกติ แต่หากคุณตอบคำถามเหล่านี้และมองหาคำตอบด้วยการถามต่อว่า "ทำไม" คุณก็จะได้รับข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นในการเอาชนะการต่อต้านต่อการเปลี่ยนแปลง 

เพื่อสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงไปอีกขั้น คุณต้องใช้กระบวนการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงเพื่อช่วยเอาชนะอุปสรรคที่คุณอาจเผชิญ นอกจากนี้ คุณจะต้องเน้นสนทนาเกี่ยวกับความต้องการและผลประโยชน์ทางธุรกิจ มากกว่าฟีเจอร์ด้านเทคโนโลยี และในท้ายที่สุดประสิทธิภาพในการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างก็ขึ้นอยู่กับผลลัพธ์ที่ชัดเจนและวัดผลได้ 

3. ประเมินบริษัทด้วยแบบจำลองระดับความพร้อมในการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล

เมื่อทุกคน (หรือเกือบทุกคน) พร้อมที่จะปรับใช้กลยุทธ์ดิจิทัล ก็คงจะถึงเวลาแล้วที่คุณต้องประเมินระดับความพร้อมในการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลของบริษัท กระบวนการนี้จะช่วยคุณระบุว่าเทคโนโลยีใดจะสร้างผลลัพธ์ที่ดีที่สุดได้อย่างรวดเร็วที่สุด ในขณะเดียวกัน คุณก็ต้องระบุช่องว่างและความต้องการในโครงสร้างด้านเทคโนโลยีในปัจจุบัน 

วิเคราะห์การใช้เทคโนโลยีของบริษัทในปัจจุบัน ลองเริ่มตั้งคำถามอย่าง: 

• คุณเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัลแล้วหรือยัง? 
• มีการดำเนินการทางธุรกิจใดบ้างที่เปิดรับเทคโนโลยีดิจิทัลเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงาน? 
• คุณใช้เครื่องมืออะไรในการผลักดันคนทำงาน? 
• ปัจจุบัน บริษัทของคุณมองว่าเทคโนโลยีเป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ เป็นวิธีการลดต้นทุน หรือทั้งสองอย่าง? 
• บริษัทของคุณใช้ข้อมูลลูกค้าและธุรกิจเพื่อวัดความสำเร็จและส่งผลต่อกลยุทธ์ทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด? 
• องค์กรของคุณยอมรับเทคโนโลยีที่เกิดขึ้นใหม่มากน้อยเพียงใด? 
• บริษัทของคุณมีแนวร่วมในการสนับสนุนกลยุทธ์ดิจิทัล การกำกับดูแล และการดำเนินการหรือไม่? 

4. โฟกัสประสบการณ์ของพนักงานและลูกค้า

กลยุทธ์สถานที่ทำงานดิจิทัลต้องขับเคลื่อนโดยเน้นกลุ่มคนสำคัญ 2 กลุ่ม ได้แก่ พนักงานและลูกค้า 

หากคุณโฟกัสทั้ง 2 ประเด็นนี้ได้ คุณจะสร้างผลกระทบเชิงบวกในวงกว้างต่อผู้คน กระบวนการ และเทคโนโลยี 

ตัวอย่างเช่น หากพนักงานจำเป็นต้องพบปะกับลูกค้าเป็นประจำ คุณอาจได้รับประโยชน์จากการใช้เทคโนโลยีการทำงานร่วมกันเพื่อพัฒนากลยุทธ์สถานที่ทำงานดิจิทัล เช่น ช่วยลดเวลาและค่าเดินทาง และช่วยให้ทีมของคุณสานสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า ด้วยการแบ่งปันแนวคิดได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

ท้ายที่สุด เพื่อออกแบบสถานที่ทำงานดิจิทัลให้เหมาะกับความต้องการขององค์กร คุณต้องพิจารณาว่าการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลจะส่งผลต่อพนักงานและลูกค้าของคุณอย่างไร นีีี่คือการดำเนินการบางอย่างที่คุณสามารถทำได้เพื่อช่วยให้กระบวนการง่ายขึ้นสำหรับทุกคน: 

• พัฒนาการสื่อสารในองค์กรที่จะช่วยอำนวยความสะดวก ปกป้อง และส่งเสริมการทำงานร่วมกันและการแบ่งปันข้อมูล 
• สร้างเสริมบริษัทของคุณให้พร้อมปรับตัวและเอาชนะกระบวนการเปลี่ยนแปลง — ช่วยให้องค์กรของคุณเติบโตและพัฒนาตามแนวทางที่ธุรกิจกำหนดไว้ 
• เพิ่มศักยภาพให้พนักงานของคุณทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา บนทุกอุปกรณ์ — ทำให้พวกเขาสามารถดำเนินการและตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ 
• เปลี่ยนวิธีคิดของพนักงานเกี่ยวกับเทคโนโลยี - ช่วยให้พวกเขาเปลี่ยนจากวิธีการเชิงรับเป็นเชิงรุกเมื่อต้องแก้ปัญหา 
• ใช้ประโยชน์จากข้อมูลและเทคโนโลยีเพื่อให้แผนกไอทีของคุณมีอิสระในการโฟกัสไปที่ความคิดริเริ่มและนวัตกรรมทางธุรกิจเชิงกลยุทธ์ 

เทคโนโลยีใหม่สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้เสมอ สิ่งสำคัญคือคุณต้องมองหาความเป็นไปได้ใหม่ๆ สำหรับธุรกิจของคุณ โดยโฟกัสที่ลูกค้าและพนักงานของคุณด้วย ซึ่งเทคโนโลยีควรเป็นตัวช่วยให้พวกเขาทำงานง่ายขึ้น เมื่อดำเนินการใช้เทคโนโลยีแล้ว ธุรกิจของคุณก็จะได้ประโยชน์มหาศาล ที่มาในรูปแบบของรายได้และกำไรที่เพิ่มขึ้น 

ที่มา:  RICOH USA