เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานด้วยพื้นที่ประชุม

เทคโนโลยีบริหารจัดการพื้นที่ประชุมจะช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันแบบเสมือนจริง และช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมในการทำงานแบบไฮบริดได้ 

ในยุคการทำงานแบบไฮบริดและไร้ขอบเขต เราได้ปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน มีการย้ายการประชุมในสำนักงานเป็นการประชุมแบบยืดหยุ่นมากขึ้น โดยการให้พนักงานสามารถทำงานร่วมกันและสื่อสารถึงกันได้จากทุกที่ 

ADP Research Institute รายงานว่า พนักงาน 67% มีความเห็นว่าพวกเขามีความสามารถในการทำงานมากขึ้นจากการทำงานแบบยืดหยุ่น 

ถึงแม้ร้านค้าและผู้ผลิตได้เริ่มระบบการทำงานที่สามารถทำได้จากทุกที่แล้ว ธุรกิจเหล่านี้ยังคงต้องสร้างความสัมพันธ์และทำให้พนักงานของพวกเขาสามารถทำงานได้ คำถามคือ เราสามารถทำอย่างไรได้บ้าง? วิธีหนึ่งคือ การให้พนักงานมีเทคโนโลยีที่สร้างสรรค์ในสถานที่ทำงาน เพื่อให้พวกเขามีประสิทธิภาพในการทำงานอย่างต่อเนื่อง พร้อมทั้งสามารถร่วมงานและเชื่อมต่อกับสมาชิกในทีม คู่ค้า และซัพพลายเออร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพจากทุกที่ 

การสำรวจล่าสุดแสดงให้เห็นว่า พนักงาน 87% ยินดีที่จะรับโอกาสให้ทำงานจากระยะไกล และใช้เวลาโดยเฉลี่ยประมาณ 3 วันต่อสัปดาห์ในการทำงานที่บ้าน ซึ่งจะต้องใช้การสนทนาผ่านทางวีดีโอในการทำงานเป็นหลัก และ พนักงาน 62% ที่ทำงานระยะไกลต้องการให้มีการปรากฏตัวให้เห็นในกล้องขณะสนทนาผ่านทางวิดีโอ 

เทคโนโลยีที่ช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันยังต้องพัฒนาต่อไป ห้องประชุมและอุปกรณ์ที่ใช้ในการประชุมแบบเดิมกลายเป็นสิ่งที่ล้าสมัยไปแล้ว พนักงานในยุคปัจจุบันต้องการโซลูชันที่รวมหลายฟังก์ชัน เชื่อมต่อกันอย่างเป็นระบบ และมีความปลอดภัย ออกแบบมาเพื่อเสริมสร้างการทำงานร่วมกันได้ทุกที่ ทุกเวลา ซึ่งสิ่งเหล่านี้ได้เพิ่มความต้องการในการใช้โซลูชันบริหารจัดการพื้นที่ประชุมอีกด้วย 

โซลูชันสำหรับบริหารจัดการพื้นที่ประชุม คืออะไร 

โซลูชันสำหรับบริหารจัดการพื้นที่ประชุม คือ โซลูชันที่มองล่วงหน้าไปถึงอนาคต มีการใช้เทคโนโลยีที่รวมเข้าไว้ด้วยกันอย่างมีประสิทธิภาพ 

การประชุมผ่านทางวิดีโอ การแสดงผลแบบอินเตอร์แอคทีฟ และการปรับปรุงอื่น ๆ ที่ช่วยทำให้เกิดการทำงานร่วมกันได้โดยไม่ซับซ้อน สร้างประสบการณ์ที่น่าสนใจมากขึ้นสำหรับการประชุมทั้งแบบพบปะกันจริงและแบบเสมือน 

โซลูชันเหล่านี้ยังให้ความยืดหยุ่นในการบริหารจัดการการใช้พื้นที่ประชุมตามความต้องการในด้านการดำเนินงานของบริษัท ของพนักงาน และของลูกค้า การใช้ห้องประชุมที่ยืดหยุ่นนับเป็นที่ต้องการสำหรับผู้ค้าปลีกและองค์กรผู้ผลิตที่ต้องการใช้พื้นที่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นพร้อมลดพื้นที่จริงในการดำเนินงาน 

แล้วโซลูชันการบริหารจัดการพื้นที่ประชุมมีประโยชน์ต่อผู้ค้าปลีกและผู้ผลิตได้อย่างไรเมื่อพวกเขาพยายามสร้างประสบการณ์ในการทำงานที่ดีให้กับพนักงาน? นี่คือสามตัวอย่าง: 

1. ยกระดับการประชุมเสมือนจริง 
   
   ไม่ว่าทีมการตลาดของคุณจะวางกลยุทธ์ตามฤดูกาลขายหรือทีมวิจัยและพัฒนาสินค้ากำลังสรรค์สร้างความคิดเกี่ยวกับสินค้าใหม่ล่าสุด สมาชิกในทีมก็ยังคงต้องการเครื่องมือที่ช่วยให้การทำงานร่วมกันสะดวกสบายมากขึ้น 
   
   เป็นที่แน่ชัดว่า การประชุมผ่านวิดีโอมีประโยชน์ต่อการนำเสนองานและการปรึกษาหาข้อสรุปต่างๆ อย่างไรก็ตามเมื่อทีมของคุณมีความต้องการการทำงานร่วมกันเป็นอย่างมาก เช่น การทำงานด้านเอกสารหรือการแก้ไขการนำเสนอเดียวกันพร้อมๆกัน คุณอาจต้องการทางเลือกใหม่ เช่น กระดานดิจิทัลที่สามารถทำงานร่วมกันหรือหน้าจอแบบอินเตอร์แอคทีฟที่สามารถโต้ตอบกันได้ (IFPD) 
   
   IFPD นับเป็นเครื่องมือสำคัญในการทำงานร่วมกันที่สามารถทำงานอย่างซับซ้อนได้ แต่ผู้ใช้ยังคงใช้งานง่าย ช่วยเสริมให้สมาชิกในทีม ผู้ขาย ผู้ผลิต และลูกค้ามารวมตัวกันเสมือนได้พบปะกันจริง อุปกรณ์อัจฉริยะเหล่านี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุมและสร้างความสนใจให้กับทุกคน โดยช่วยให้พวกเขาสามารถตรวจสอบแผนการตลาด สร้างกลยุทธ์เพื่อการสร้างแรงบันดาลใจ แบ่งปันข้อมูลของพนักงานหรือลูกค้าอย่างปลอดภัย นำเสนอข้อมูลที่ดึงดูดสายตาคนอื่น ฯลฯ 
2. ยกระดับความปลอดภัยในการประชุมให้มากขึ้น 
   
   โปรแกรมการประชุมทางไกลผ่านทางวิดีโอที่ใช้งานง่าย สามารถลงทะเบียนได้ทันทีก่อนการใช้งาน อาจเป็นที่ชื่นชอบ แต่ก็อาจขาดส่วนสำคัญส่วนหนึ่งไป — นั่นคือ ความปลอดภัยระดับองค์กร ไม่ว่าขนาดขององค์กรของคุณจะเป็นอย่างไร การทำงานร่วมกันผ่านช่องทางการสื่อสารเสมือนจริงอาจนำไปสู่ความเสี่ยงทางด้านการแบ่งปันข้อมูลและไฟล์ข้อมูลลับ อย่างไรก็ตามคุณต้องปรับปรุงเทคโนโลยีในที่ทำงานของคุณเพื่อที่จะลดความเสี่ยงจากการทำข้อมูลหลุด สูญหาย หรือเกิดการละเมิดได้ 
   
   โซลูชันในการบริหารจัดการพื้นที่ประชุม มีเทคโนโลยีเสียงและภาพซึ่งเป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างความปลอดภัยของข้อมูลของท่าน อีกทั้งยังมีระบบการเข้ารหัสแบบครบวงจรจะช่วยปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้โดยการป้องกันผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตจากการเข้าถึงแพลตฟอร์มของท่านอีกด้วย 
3. จัดรูปแบบพื้นที่ประชุมได้ตามความต้องการ 
   
   จากรายงานเกี่ยวกับการกลับมาทำงานในสำนักงานของ Envoy ปี 2022 ระบุว่า พนักงาน 63% เชื่อว่าความยืดหยุ่นทำให้พวกเขารู้สึกมีพลังในการทำงานมากขึ้น เกือบครึ่งของพวกเขาเห็นด้วยว่าการมีอิสรภาพในการแบ่งเวลาระหว่างที่ทำงานและบ้าน และความยืดหยุ่นในการเลือกวันที่จะมาที่ทำงาน เป็นสิ่งที่สำคัญเทียบเท่ากับสวัสดิการ ดั่งเช่น กองทุนเงินสมทบของพนักงาน และวันหยุดพักร้อน 
   
   เมื่อพนักงานชอบแนวคิดในการทำงานแบบยืดหยุ่น การทำงานแบบไฮบริดจึงสร้างโอกาสให้กับผู้ค้าปลีกและผู้ผลิตเพื่อลดพื้นที่สำนักงาน หรือทำการปรับรูปแบบพื้นที่ปัจจุบันให้เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ที่ต่างไปได้ 
   
   โซลูชันสำหรับพื้นที่ประชุมรวมถึงการเข้าถึงเครื่องมือวิเคราะห์ที่สามารถแสดงข้อมูลการใช้ห้องประชุม ทำให้ผู้ตัดสินใจสามารถทำความเข้าใจและปรับเปลี่ยนรูปแบบการใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ข้อมูลแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับการใช้พื้นที่จะช่วยในการวางแผนอนาคตเพื่อการใช้ทรัพยากรให้เกิดความคุ้มค่ามากขึ้นอีกด้วย 

อนาคตสำหรับองค์กรด้านธุรกิจการค้าหรือการผลิต 

ความต้องการในโซลูชันสำหรับพื้นที่ประชุมยังคงเติบโตตามแนวโน้มการทำงานแบบไฮบริด องค์กรการค้าและการผลิตจำเป็นต้องกำหนดทิศทางการใช้เทคโนโลยีและโครงสร้างพื้นฐานที่ทันสมัยเพื่อให้เกิดการทำงานและการสื่อสารร่วมกันให้ดียิ่งขึ้น ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะช่วงเสริมสร้างประสบการณ์ที่ดีขึ้นสำหรับลูกค้าและพนักงาน 

ไม่ว่าขนาดของธุรกิจของคุณจะเป็นอย่างไร ริโก้ สามารถช่วยเสนอโซลูชันการประชุมที่สามารถปรับขนาดได้ตามความต้องการของคุณ 

ที่มา:  RICOH USA