Digitization กับขั้นตอนการทำงานภายในองค์กร

การพัฒนาของ Managed Document Services

เมื่อคุณพิจารณาวิธีการที่องค์กรจัดการกับข้อมูลข่าวสาร สิ่งสำคัญที่คุณควรสังเกตก็คือวิธีการไหลเวียนของข้อมูล ข้อมูลเข้ามาอย่างไร เคลื่อนไหวภายในธุรกิจอย่างไร และถูกทำให้ใช้งานได้อย่างไร ขั้นตอนการเตรียมพร้อมข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบ Output ได้รับการจัดการโดย Managed Print Services (MPS) ซึ่งในอดีตนั้นหมายความรวมถึงการจัดการฟลีท การเพิ่มประสิทธิภาพเครื่องพิมพ์และอุปกรณ์ MFP และการจัดการต้นทุนวัสดุสิ้นเปลืองด้วย ในทางตรงกันข้าม Managed Document Services (MDS) ก็จะจัดการกับวงจรของเอกสารทั้งหมด ตั้งแต่ข้อมูลที่ไหลผ่านองค์กรและถูกใช้ภายในกระบวนการต่างๆ อย่างไร

นอกจากนี้แล้วผู้ให้บริการ MDS ยังได้เพิ่มข้อเสนอการให้บริการด้วย จากประสบการณ์ในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการที่ใช้เอกสารจำนวนมากไปจนถึงเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลแบบบูรณาการมากขึ้น สิ่งเหล่านี้ช่วยให้พวกเขาเข้าใจอย่างดีว่าข้อมูลจะถูกนำไปใช้งานให้ดีขึ้นได้อย่างไร ซึ่งอาจรวมถึงการใช้งาน Intelligent Capture การทำดัชนี และการดึงข้อมูลเพื่อรวมเข้ากับเวิร์กโฟลว์ดิจิทัล

ตัวอย่าง การแปลงข้อมูลการเคลมประกันให้อยู่ในกระบวนการดิจิทัล โดยการดึงข้อมูลสำคัญออกมาและใส่ข้อมูลนั้นลงในแอปพลิเคชันประมวลผลการเคลมโดยตรง สิ่งนี้ไม่เพียงแต่รวมข้อมูลดิจิทัลเข้ากับกระบวนการได้ดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้พนักงานสามารถโฟกัสที่การทำงานอื่นๆ ที่สำคัญกว่าได้ นอกจากนี้ยังทำให้การจัดการการเคลมนั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น แม่นยำมากขึ้น ประสบการณ์ของ MDS นำมาซึ่งประโยชน์อื่นๆ ด้วย พวกเขาสามารถวิเคราะห์การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ ซึ่งช่วยคุณออกแบบเวิร์กโฟลว์ใหม่ เพื่อให้คุณได้รับประโยชน์ทางธุรกิจจากการทำ Digitization แบบบูรณาการมากขึ้น พวกเขาสามารถลดข้อผิดพลาดและนำแนวทางการปฏิบัติที่ดีที่สุดมาใช้กับคุณได้

เพิ่มความมั่นใจ

จากการศึกษาองค์กรจำนวน 210 แห่งเปิดเผยว่ามีเพียง 29% เท่านั้นที่เชื่อว่าพวกเขามีประสิทธิภาพในการบูรณาการเอกสารกระดาษและเวิร์กโฟลว์ดิจิทัล แต่เมื่อคุณแบ่งองค์กรเหล่านี้ออกเป็นกลุ่มระหว่างผู้ที่เคยใช้บริการ Managed Services และผู้ที่ไม่เคย คุณจะเห็นความแตกต่างที่ชัดเจน กล่าวคือองค์กรที่ทำงานร่วมกับผู้ให้บริการที่มีประสบการณ์นั้นจะเข้าหากระบวนการดิจิทัลด้วยความมั่นใจในระดับที่สูงขึ้น

ทำไมต้อง Digitization

ข้อได้เปรียบขององค์กรที่ทำงานโดยมีการบูรณาการข้อมูลดิจิทัลนั้นมีมากกว่าการเพิ่มผลผลิตและการประหยัดต้นทุน กล่าวคือฝ่ายบริการลูกค้าจะได้รับประโยชน์จากการเข้าถึงข้อมูลที่เป็นปัจจุบันมากขึ้นและตอบสนองลูกค้าได้เร็วขึ้น บ่อยครั้ง การทำให้เกิดกระบวนการ Digitization ทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลผ่านมือถือ ซึ่งเป็นประโยชน์หลักอีกประการหนึ่งสำหรับพนักงานที่ต้องติดต่อประสานงานกับลูกค้า ผู้ให้บริการ Managed Document Service จะพิจารณาวงจรของเอกสารทั้งหมด ตั้งแต่ข้อมูลที่เข้ามาจนถึงวิธีที่ข้อมูลเคลื่อนไหวและออกจากวงจร พวกเขาได้ออกแบบและส่งมอบโซลูชัน Digitization ที่ได้รับการพิสูจน์แล้วสำหรับธุรกิจต่างๆ ซึ่งทำให้คุณมั่นใจได้

ที่มา : https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/digitization-of-organizational-processes-why-go-it-alone