แนวโน้มของ Digital Workplace

การมีแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันบนระบบคลาวด์ที่มีประสิทธิภาพ ยืดหยุ่น และเชื่อถือได้ ถือเป็นกุญแจสำคัญของอนาคต Digital Workplace เพราะแพลตฟอร์มการสื่อสารและการทำงานร่วมกันเป็นรากฐานของความสำเร็จสำหรับทุกองค์กรที่ดำเนินงานในรูปแบบดิจิทัล อย่างไรก็ตาม สุขภาวะทางกายภาพและอารมณ์ของพนักงานก็ยังเป็นปัจจัยสำคัญที่ต้องคำนึงถึง แม้ในสภาพแวดล้อมการทำงานดิจิทัลก็ตามมาดูกันว่าแนวโน้มใดบ้างที่ช่วยให้ Digital Workplace ประสบความสำเร็จ

การพัฒนาประสบการณ์การทำงานของพนักงาน

จากผลสำรวจพบว่า 50% ของพนักงานที่ทำงานจากทางไกลรู้สึกเหงาอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง โดยความโดดเดี่ยวเป็นปัญหาสำคัญอันดับหนึ่ง ซึ่งปัญหานี้ส่งผลกระทบต่อทั้งองค์กร แม้ว่าจะมองไม่เห็นในทันที

องค์กรต่างๆ เริ่มให้ความสำคัญกับความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานมากขึ้น โดย 91% ของนายจ้างระบุว่าพวกเขาได้รวมแนวทางด้านสุขภาพจิตไว้เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การกลับเข้าทำงานที่ออฟฟิศ นอกจากนี้ สุขภาพกายและสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน (Work-Life Balance) ก็เป็นปัจจัยที่ได้รับความสนใจเช่นกัน

การให้ความสำคัญกับช่องทางการเชื่อมต่อระยะไกลที่มีประสิทธิภาพเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี ขณะที่พนักงานประเมินลำดับความสำคัญของตนเองในเรื่องงานและการใช้ชีวิตใหม่ องค์กรก็ควรพิจารณาสิ่งที่สำคัญสำหรับทั้งพนักงานปัจจุบันและพนักงานใหม่ที่เข้ามาร่วมทีมเช่นกัน

ประมาณ 75% ของพนักงานให้ความสำคัญกับการทำงานร่วมกันและการทำงานเป็นทีม ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมเครื่องมือที่ช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันในรูปแบบออนไลน์จึงมีบทบาทสำคัญ โดยช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของรูปแบบไฮบริดได้ถึง 30%

รูปแบบการทำงานแบบไฮบริด (Hybrid Work Models)

อนาคตของการทำงานขึ้นอยู่กับการที่องค์กรสามารถพัฒนาและรักษารูปแบบการทำงานแบบไฮบริดที่แข็งแกร่งได้ จากผลการศึกษาของ Slack พบว่า 63% ของพนักงานชื่นชอบความยืดหยุ่นของการทำงานแบบไฮบริด (สลับระหว่างการทำงานจากทางไกลและที่ออฟฟิศ) ในขณะที่มีเพียง 17% เท่านั้นที่ต้องการกลับไปทำงานเต็มเวลาในออฟฟิศ ซึ่งผลสำรวจนี้จัดทำขึ้นหลังช่วงการแพร่ระบาดของโรคไม่นานนัก

แนวโน้มของ Digital Workplace ในปัจจุบันแสดงให้เห็นว่าความนิยมยังคงเอนเอียงไปทางการทำงานแบบไฮบริด และองค์กรต่างๆ เช่น IDC ได้ระบุว่า ทีม IT จำเป็นต้องสร้างโครงสร้างพื้นฐานที่สามารถรองรับอนาคตของการทำงานในรูปแบบนี้ได้

ระบบคลาวด์และโครงสร้างพื้นฐานด้าน IT

Cloud computing และโซลูชัน Hosting เป็นองค์ประกอบสำคัญที่ช่วยให้ Digital Workplace มีความคล่องตัว ช่วยให้พนักงานทำงานจากระยะไกลได้อย่างมีประสิทธิภาพ มอบระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูลหลายชั้น และช่วยให้การดำเนินงานขององค์กรเป็นไปอย่างต่อเนื่องแม้จะอยู่ห่างไกลกัน

การพัฒนาการทำงานร่วมกันบนระบบคลาวด์

ผู้ให้บริการคลาวด์แบบ Managed Cloud Service สามารถช่วยพัฒนา ปรับแต่ง และปรับใช้โซลูชันคลาวด์แบบสาธารณะ (Public Cloud) ส่วนตัว (Private Cloud) หรือแบบผสม (Hybrid Cloud) ที่มีความปลอดภัย ยืดหยุ่น และปรับขนาดตามความต้องการได้

ซึ่งนับเป็นประเด็นสำคัญ เพราะตลาดแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันออนไลน์คาดว่าจะเติบโตจาก 12.4 พันล้านดอลลาร์ในปี 2019 เป็น 13.5 พันล้านดอลลาร์ โดยแอปพลิเคชันการทำงานร่วมกันบนคลาวด์เป็นกลุ่มที่เติบโตเร็วที่สุดถึง 60%

การเชื่อมต่อพนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ พัฒนาทักษะ ลดอัตราการลาออก และปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกันในองค์กร ถือเป็นเหตุผลสำคัญที่องค์กรควรลงทุนเพิ่มเติมในเทคโนโลยีการสื่อสารบนคลาวด์

พื้นที่ทำงานที่ยืดหยุ่น

พนักงานคือทรัพยากรที่มีค่าที่สุดขององค์กร และแม้ว่าหลายคนจะชอบทำงานจากที่บ้าน แต่บางคนก็ต้องการสภาพแวดล้อมที่แตกต่างกันเพื่อให้ทำงานได้ดีที่สุด นี่คือเหตุผลที่ความยืดหยุ่นของสถานที่ทำงานมีความสำคัญ

Gartner ระบุว่า "ความยืดหยุ่นเป็นกุญแจสำคัญของประสิทธิภาพการทำงานใน Digital Workplace" นอกจากนี้ หลายองค์กรได้พัฒนาโครงการด้านสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน เพื่อให้พนักงานมีความสุข สุขภาพดี และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การสร้างพื้นที่ทำงานที่เหมาะกับพนักงานทุกคน

รูปแบบการทำงานระยะไกลได้เปลี่ยนจากสิ่งที่เกิดขึ้นเป็นครั้งคราวมาเป็น การทำงานในชีวิตจริง

จากข้อมูลของ Forbes ในปี 2023 พบว่า

• 12.7% ของพนักงานประจำทำงานจากที่บ้านเต็มเวลา
• 28.2% ทำงานในรูปแบบไฮบริด (สลับระหว่างที่บ้านและที่ออฟฟิศ)

การผสมผสานระหว่างการทำงานที่บ้านและที่ออฟฟิศช่วยให้พนักงานได้รับความยืดหยุ่นอย่างเท่าเทียมกัน ไม่ว่าจะเป็นกลุ่มที่ชอบทำงานจากที่บ้านหรือกลุ่มที่ต้องการพื้นที่ออฟฟิศจริง

การบริหารพื้นที่ออฟฟิศให้รองรับพนักงานที่เข้ามาทำงานในอัตราที่แตกต่างกันตลอดสัปดาห์ จำเป็นต้องมี การวางแผนและความยืดหยุ่น เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นและปลอดภัย

ความปลอดภัย (Security)

ไม่น่าแปลกใจที่ ความปลอดภัยทางไซเบอร์ (Cyber Security) เป็นประเด็นที่ทุกธุรกิจให้ความสำคัญ เนื่องจากการโจมตีทางไซเบอร์เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องทุกปี ในช่วง 9 เดือนแรกของปี 2023 การโจมตีทางไซเบอร์เพิ่มขึ้น 20% จากปีก่อน โดยหลายองค์กรระบุว่า AI เป็นหนึ่งในปัจจัยเสี่ยงที่ทำให้การตรวจจับการโจมตีทำได้ยากขึ้น นอกจากนี้ 72% ของธุรกิจทั่วโลกต้องเผชิญกับการโจมตีแบบ Ransomware ในปี 2023

การนำแนวทางปฏิบัติด้านความปลอดภัยที่ดีที่สุดมาใช้ เช่น

• มาตรการรักษาความปลอดภัยหลายชั้น (Multi-layered Security Protocols)
• บริการเสริมด้านความปลอดภัย เช่น Managed Security Services
• เครื่องมือป้องกันภัยคุกคาม เช่น Bullwall Ransomware Containment

สามารถช่วยลดความเสียหายที่อาจเกิดจากการโจมตีทางไซเบอร์ได้

เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน (Collaboration Tools)

ตั้งแต่ ไวท์บอร์ดออนไลน์ที่ใช้งานง่าย ไปจนถึง เครื่องมือสื่อสารบนระบบคลาวด์ขั้นสูง พนักงานจำเป็นต้องสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม

การติดต่อสื่อสารอย่างต่อเนื่องมีประโยชน์หลายประการ ได้แก่ สร้างความไว้วางใจระหว่างผู้บริหารและพนักงาน เปิดโอกาสในการทำงานร่วมกันมากขึ้น และเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน

กลยุทธ์แบบรวมศูนย์ (Centralized Strategy)

องค์กรที่มีพนักงานทำงานแบบไฮบริด ระยะไกล หรือกระจายตัวในหลายภูมิภาค จำเป็นต้องใช้ กลยุทธ์แบบรวมศูนย์ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การออกแบบ พัฒนา และนำเทคโนโลยีไปใช้ ต้องคำนึงถึงกลยุทธ์แบบรวมศูนย์ เพื่อสนับสนุนเป้าหมายหลักขององค์กรและเพิ่มความยืดหยุ่นให้กับพนักงาน

การกระจายบริการและระบบอัตโนมัติ (Decentralizing Services and Automating Workflows)

องค์กรต่างๆ กำลังกระจายโครงสร้างทางดิจิทัล (Decentralization) เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการหยุดชะงักของระบบ

หนึ่งในปัจจัยสำคัญของการกระจายศูนย์คือ ระบบอัตโนมัติ (Automation) ซึ่งช่วยลดกระบวนการที่ต้องใช้เอกสารและการทำงานด้วยมือ ทำให้พนักงานมีเวลาโฟกัสกับงานที่ต้องใช้กลยุทธ์มากขึ้น และปรับปรุงประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และเพิ่มผลผลิตโดยรวม

การใช้ระบบอัตโนมัติอัจฉริยะ (Intelligent Process Automation - IPA)

IPA คือการผสานเทคโนโลยีต่างๆ เพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็น การลดต้นทุน
การเพิ่มความแม่นยำด้วยกระบวนการที่เป็นมาตรฐาน การปรับปรุงประสบการณ์ลูกค้า และยังช่วยให้เป็นไปตามข้อกำหนดและมาตรฐานการกำกับดูแล

IBP^SM และ IPA ในการเพิ่มประสิทธิภาพองค์กร

แพลตฟอร์ม Intelligent Business Platform^SM (IBP^SM) ของ Ricoh และ ระบบ Intelligent Process Automation (IPA) อื่นๆ ใช้ ระบบอัตโนมัติและ Machine Learning เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ลดความสูญเปล่า และเพิ่มคุณค่าทางธุรกิจ

IPA ช่วยให้องค์กร ให้บริการที่รวดเร็วขึ้น ปรับปรุงประสบการณ์ลูกค้า และเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันในโลกของ Digital Workplace และการทำงานแบบไฮบริด

แนวโน้มของ Digital Workplace ยังคงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

องค์กรของคุณปรับตัวสู่ Hybrid Workplace แล้วหรือยัง? ความจริงก็คือ Digital Workplace ได้มาถึงแล้วและจะคงอยู่ต่อไป และไม่ว่าเทรนด์จะเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางใด Ricoh ก็พร้อมมอบโซลูชันที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณสามารถแข่งขันและก้าวต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ  

ที่มา:  RICOH USA