ก้าวข้ามความท้าทายใน Digital Workplace

ก้าวข้ามความท้าทายใน Digital Workplace 

ทุกคนล้วนเคยประสบกับความท้าทายในสถานที่ทำงาน บริษัทส่วนใหญ่เริ่มเข้าสู่การทำงานในโลกเสมือนมาสักระยะแล้ว บริษัทอื่นๆ จึงต้องรีบก้าวตามให้ทัน โดยที่บางครั้งยังเตรียมตัวไม่พร้อม 

ในตอนนี้เองที่เกิดความท้าทายขึ้น อาจเกิดประเด็นปัญหาที่หลากหลายในสถานทำงาน ตั้งแต่องค์กรไม่เปิดรับความเปลี่ยนแปลง ไปจนถึงความเคยชินกับเทคโนโลยีแบบเก่า และอื่นๆ มาดูกันว่าเราจะผ่านปัญหาเหล่านี้ไปได้อย่างไร 

1. พนักงานในองค์กรไม่เปิดรับความเปลี่ยนแปลง 

   ไม่มีใครปฏิเสธความจริงที่ว่า การเปลี่ยนผ่านสู่ Digital Workplace เป็นการเปลี่ยนผ่านครั้งใหญ่ 
   
   และการต่อต้านก็จะตามมา เหมือนกับการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ที่ไม่ว่าจะเล็กน้อยหรือยิ่งใหญ่ 
   
   แต่การจัดการกับอารมณ์อย่างชาญฉลาด ความโปร่งใส และความเห็นอกเห็นใจ จะช่วยให้คนในองค์กรที่กำลังลังเลหันมาเปิดใจมากขึ้น 
   

   รับมือกับการขาดความเชื่อมั่น 

   คุณออกสตาร์ทจากจุดที่ดีได้ด้วยการบอกเล่าเกี่ยวกับประโยชน์ที่ได้จากการเปลี่ยนแปลงอย่างตรงไปตรงมา และเน้นย้ำว่าคุณจะยังให้ความสำคัญกับพนักงานทุกคน เนื่องจาก 69% ของพนักงานมักจะทุ่มเทกับการทำงานมากขึ้น เมื่อได้รับคำชมเชยจากผู้จัดการ 
   
   แต่ความคาดหวังของพนักงานไม่จำเป็นต้องตรงกับมุมมองของฝ่ายบริหารเสมอไป ผู้บริหารเกือบ 3 ใน 4 รู้สึกว่า ตนมีความโปร่งใสมากเกี่ยวกับนโยบายการทำงานจากระยะไกล แต่มีพนักงานที่เห็นด้วยไม่ถึงครึ่งหนึ่งจากแบบสำรวจพนักงาน 10,000 คน 
   
   การหาจุดร่วมและการใช้กระบวนการและเทคโนโลยีใหม่อาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย วิธีหนึ่งในการจัดการกับสิ่งนี้คือการทำกิจกรรมเกี่ยวกับการจัดการการเปลี่ยนแปลง เช่น ละลายพฤติกรรมด้วยการรับฟังข้อกังวลของพนักงานและช่วยให้พวกเขายอมรับการเปลี่ยนแปลงได้ง่ายขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายเข้าใจเป้าหมายของบริษัทและเหตุผลของการเปลี่ยนแปลง 
   
   สิ่งสำคัญที่ต้องคำนึงถึงคือ การเชิญชวนทุกคนให้มีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องยาก ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารและพนักงาน  
   

   ตรวจจับการตอบสนองทางอารมณ์ 

   ความเปลี่ยนแปลงทำให้คนส่วนใหญ่กังวล บางครั้งอาจจะทำให้รู้สึกโกรธเคือง ซึมเศร้า หรือหวาดกลัวในเรื่องความมั่นคงในหน้าที่การงาน โมเดลวงจรความโศกเศร้า 5 ขั้น (ปฏิเสธ, โกรธ, ต่อรอง, ซึมเศร้า, และยอมรับ) ของ Kübler Ross สามารถอ้างอิงกับเหตุการณ์นี้ได้ แต่บางคนกล่าวว่าการต่อต้านความเปลี่ยนแปลงมีถึง 7 ขั้น โดย 2 ขั้นที่เพิ่มขึ้นมา ได้แก่: 
   
   การหยุดชะงัก -พนักงานที่ชะงักงันไม่สามารถโฟกัส วางแผน หรือทำงานเต็มศักยภาพได้ คุณช่วยพวกเขาได้โดยการเน้นย้ำข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่กำลังจะเกิดขึ้น พร้อมให้เหตุผลว่าทำไมการเปลี่ยนแปลงนั้นๆ จึงเป็นสิ่งที่ดี ลองใช้ช่องทางหลากหลาย เช่น อีเมล วิดีโอแชท เพื่อเสริมสร้างแรงสนับสนุนจากพนักงาน 
   
   การสำรวจ - เมื่อพนักงานก้าวไปสู่ขั้นการสำรวจ พวกเขาจะเริ่มคิดในแง่บวกและอยากรู้อยากเห็น พวกเขาจะเริ่มถามคำถามเกี่ยวกับจุดยืนในกระแสความเปลี่ยงแปลง นำเสนอด้านดีๆ ในการเปลี่ยนแปลง และประกาศแผนการเรียนรู้และพัฒนาอย่างเปิดเผย 
   
   ไม่ว่าพนักงานจะตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลงอย่างไร คุณก็ต้องพยายามเอาใจใส่กับข้อกังวลต่างๆ และช่วยให้พวกเขาเข้าใจความคาดหวังที่คุณมี 
   
   

2. การออกนอกกรอบจากเทคโนโลยีเดิมๆ 

   ผู้ตอบแบบสอบถามกว่า 75% ยืนยันว่า เทคโนโลยีแบบเดิมทำให้การเริ่มดำเนินการ Digital Transformation ล่าช้า นอกจากนี้ 91% ของกลุ่มสำรวจเห็นด้วยและเห็นด้วยอย่างยิ่งว่าการอัปเดตแอปพลิเคชันและอินเทอร์เฟสคือหัวใจสำคัญของสถานที่ทำงานที่ยืดหยุ่น และการใช้งานระบบอัตโนมัติและระบบคอมพิวเตอร์ที่เรียนรู้ได้ด้วยตนเองจะทำให้องค์กรประสบผลสำเร็จอย่างต่อเนื่องเช่นเดียวกัน 
   
   จะไม่กล่าวถึงเรื่องนี้ในมิติ Cyber Security ก็คงไม่ได้ หากระบบถูกโจมตีทางไซเบอร์จนใช้งานไม่ได้ ก็จะมีค่าเสียหายโดยเฉลี่ยถึง 84,650 ดอลลาร์สหรัฐฯ ต่อชั่วโมง ซึ่งระบบอัตโนมัติสามารถตรวจจับภัยคุกคามทางไซเบอร์ได้เร็วและมีประสิทธิภาพกว่ามนุษย์มาก นอกจากนี้ การเปลี่ยนไปใช้งานระบบอัตโนมัติจะทำให้พนักงานโฟกัสกับงานที่ต้องการความรู้และการตีความจากมนุษย์ได้มากขึ้น ซึ่งเป็นความสามารถที่เครื่องจักรไม่สามารถลอกเลียนแบบได้ 
   
   Digital Workplace เป็นรูปแบบการทำงานที่เหมาะกับทุกคน แต่การยึดติดกับเทคโนโลยีเดิมๆ ไม่สามารถทำให้องค์กรก้าวไปข้างหน้าได้ หากคุณต้องการหา Solution ที่ดีที่สุดสำหรับองค์กร ผู้เชี่ยวชาญด้านสถานทำงานหรือผู้ให้คำปรึกษาด้านไอทีสามารถช่วยคุณได้
   
   

3. ความปลอดภัยของข้อมูลและระบบ

   ค่าเสียหายเฉลี่ยของการละเมิดข้อมูลคือ ประมาณ 4.24 ล้านดอลลาร์สหรัฐฯ 
   
   บริษัทที่อยู่ในขั้นตอนการติดตั้งระบบ Cloud Computing สามารถตรวจจับการโจมตีทางไซเบอร์ได้เร็วกว่าบริษัทที่เพิ่งจะอยู่ในกระบวนการขั้นต้นๆ ถึง 77 วัน 
   
   การประสบความสำเร็จในด้าน Cyber Security จะทำให้องค์กรได้รับผลประโยชน์ก้อนใหญ่ในภายหลัง คุณควรเริ่มด้วยการใช้วิธีการที่ดีที่สุด เพราะการป้องกันไม่ให้การหลอกลวงหรือมัลแวร์เรียกค่าไถ่เกิดขึ้นกับองค์กรเป็นเรื่องสำคัญ และคุณสามารถทำได้โดย: 
   
   • กำหนดมาตรฐานการตั้งรหัสผ่าน 
   • ติดตั้งการยืนยันตัวตนแบบหลายขั้นตอน (MFA) 
   • จัดตั้งระบบ VPN (เครือข่ายส่วนตัวเสมือน) 
   • อธิบายหลักการใช้งานอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่ถูกโจมตีได้ง่าย 
   • ฝึกอบรบพนักงานให้ตระหนักถึงภัยคุกคาม Cyber Security
     
     

4. การขาดการแจ้งเตือนจากส่วนกลาง 

   เมื่อพนักงานเริ่มกระจายตัวออกไปทำงานตามสถานที่ต่างๆ กันมากขึ้น (เนื่องจากการทำงานทางไกลผสมกับการทำงานแบบไฮบริด) การสื่อสารส่วนกลางจึงสำคัญกว่าที่เคย 
   
   ไม่น่าแปลกใจที่ธุรกิจ 68% ให้ความสำคัญกับแพลตฟอร์มศูนย์กลางการสื่อสารและการแจ้งเตือน 
   
   บริษัทส่วนใหญ่มีระบบอีเมลเป็นของตนเอง แต่ระบบอีเมลและการประชุมทางวิดีโอมักจะขาดเครื่องมือและการวิเคราะห์ที่ธุรกิจต้องการเพื่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะระบบแบบฟรี ไม่มีค่าใช้จ่าย 
   
   คุณควรให้ความสำคัญกับการสร้างเครือข่ายการสื่อสารระหว่างพนักงานในออฟฟิศและพนักงานทางไกล ให้พวกเขาสื่อสารกันได้อย่างเป็นระบบและเป็นหนึ่งเดียว
   
   

5. ประเด็นปัญหาด้านประสิทธิภาพการทำงาน 

   ความเข้าใจผิดที่ว่าการทำงานทางไกลบั่นทอนประสิทธิภาพพนักงานยังคงพบเห็นได้อย่างต่อเนื่อง และประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลงก็ถือเป็นหายนะต่อบริษัท 
   
   อย่างไรก็ตาม ผู้นำทางธุรกิจค้นพบว่า พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลมีประสิทธิภาพเท่ากับหรือมากกว่าพนักงานที่ทำงานในออฟฟิศ กุญแจสำคัญคือการเตรียมกระบวนการ เครื่องมือ ระบบอัตโนมัติ และนโยบายต่างๆ ไว้ให้พร้อม เพื่อจัดการกับการทำงานในองค์กร 
   

   ประเด็นการมีส่วนร่วมในการทำงาน

   ผู้ตอบแบบสอบถาม 37% กล่าวว่าพวกเขามีชั่วโมงการทำงานยาวนานขึ้นตั้งแต่ Covid-19 เริ่มระบาด ในขณะที่ 40% กล่าวว่าพวกเขารู้สึกหมดไฟในช่วงเวลาเดียวกัน 
   
   ประสิทธิภาพในการทำงานเกี่ยวข้องกับการมีส่วนร่วมมากกว่าความสุขของพนักงาน บริษัทที่มีระดับการมีส่วนร่วมสูง จะมีอัตราการลาออกน้อยกว่าบริษัทที่มีระดับการมีส่วนร่วมต่ำถึง 59% แต่การรักษาจำนวนบุคลากรอาจเป็นงานยากในยุคการทำงานแบบไฮบริด เพราะพนักงานทางไกล 45% กล่าวว่าพวกเขาไม่รู้สึกว่าตัวเองเป็นส่วนหนึ่งของบริษัท เมื่อทำงานอยู่ที่บ้าน 
   
   ลองรักษาระดับการมีส่วนร่วมของพนักงานด้วย: 
   
   • อธิบายความคาดหวังต่อสมรรถภาพการทำงานให้ชัดเจน 
   • จัดหาเครื่องมือที่จำเป็นต่อการทำงานให้กับพนักงาน 
   • มอบโอกาสการเรียนรู้และพัฒนาตนเอง 
   • ฟูมฟักวัฒนธรรมการมีส่วนร่วมและการทำงานร่วมกันในเชิงบวก

   ร่วมเดินไปข้างหน้าด้วยกัน

   การสร้าง Digital Workplace มาพร้อมกับความยากลำบาก แต่ไม่ว่าคุณจะอยู่ในขั้นตอนใดของกระบวนการ หากคุณกำลังเดินไปตามเส้นทางที่ใช่ คุณก็กำลังมุ่งหน้าไปยังทิศทางที่ถูกต้อง 
   
   คุณสามารถก้าวข้ามความท้าทายใน Digital Workplace ได้ ด้วยการรับฟังข้อกังวลของพนักงานด้วยความเห็นอกเห็นใจ ปฏิเสธการยึดติดกับเทคโนโลยีที่ล้าสมัย และตรวจสอบให้มั่นใจว่าพนักงานมีส่วนร่วมกับการทำงานอย่างแท้จริง 

ที่มา:  RICOH USA