การสำรองข้อมูลและการกู้คืนข้อมูลจากความเสียหาย สิ่งสำคัญที่มากกว่าเรื่องไอที

หายนะจากความล้มเหลวของเทคโนโลยี

ทำไมการสำรองข้อมูลและการกู้คืนข้อมูลจากความเสียหายมักจะถูกมองว่าเป็นเรื่องเกี่ยวกับไอที ลองคิดถึงความยากลำบากในการทำงานเมื่อสมาร์ทโฟน คอมพิวเตอร์ หรือฐานข้อมูลของคุณเกิดขัดข้อง ทันใดนั้นคุณก็ต้องหาวิธีแก้ปัญหา ในขณะที่พยายามกู้คืนอุปกรณ์และข้อมูลของคุณไปพร้อม ๆ กัน

คุณจะต้องสูญเสียประสิทธิภาพในการทำงานเนื่องจากขาดข้อมูลสำคัญที่จะต้องใช้ทำงานไปมากเท่าไหร่ในทุกๆ วัน ลูกค้าปัจจุบันและธุรกิจอีกกี่รายที่อาจตกอยู่ในความเสี่ยงเนื่องจากการหยุดชะงักเป็นเวลานาน รวมถึงจำนวนยอดขายและลูกค้ารายใหม่ที่คุณจะไม่ได้รับในช่วงเวลาที่ระบบหยุดทำงาน สิ่งเหล่านี้จะมีผลกระทบต่อชื่อเสียงของบริษัทอย่างไร นี่จึงเป็นที่มาของความสำคัญต่อการสำรองข้อมูล แผนการกู้คืนข้อมูลจากความเสียหาย และการปกป้องข้อมูล

สร้างแผนกู้คืนข้อมูลจากความเสียหาย

สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งในการกำหนดแผนการสำรองข้อมูลและการกู้คืนข้อมูลจากความเสียหายก็คือการจัดลำดับความสำคัญข้อมูลของคุณ

• Recovery Point Objective (RPO) คือการที่คุณต้องพิจารณาว่าส่วนใดของข้อมูลที่องค์กรจำเป็นต้องเข้าถึงโดยเร็วที่สุดเพื่อให้สามารถดำเนินการต่อไปได้ คุณอาจจะคิดว่าข้อมูลทุกส่วนล้วนสำคัญและต้องเข้าถึงได้โดยเร็วที่สุด คุณไม่อยากสูญเสียข้อมูลใด ๆ ไปเลย แต่เป็นไปได้อย่างยิ่งว่าข้อมูลของคุณส่วนใหญ่นั้นเก่า มีการจัดเก็บถาวรแล้ว และคุณก็ไม่ได้จำเป็นต้องใช้งานมันในทันที
• Recovery Time Objective (RTO) คุณจำเป็นต้องเข้าถึง RPO ของคุณเร็วแค่ไหน ภายในหนึ่งวัน ภายในสองชั่วโมง ภายในสิบนาที หรือเร็วกว่านั้น

สำหรับการใช้การสำรองข้อมูล การกู้คืนข้อมูลจากความเสียหาย และการปกป้องข้อมูล โปรดอย่าลืมคำนึงถึงแอปพลิเคชันที่ต้องใช้ข้อมูล รวมถึงคอมพิวเตอร์ที่ต้องใช้ข้อมูลเหล่านี้เช่นกัน คุณอาจต้องการผู้ให้บริการโซลูชันที่สามารถโฮสต์และเรียกใช้แอปพลิเคชันที่สำคัญต่อธุรกิจของคุณ หรือจัดหาโซลูชันให้คุณได้อย่างรวดเร็ว

ปกป้องข้อมูลทางกายภาพ

หลายธุรกิจยังคงยึดการทำงานบนเอกสารที่อยู่ในรูปแบบกระดาษสำหรับกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญเป็นหลัก ระบบไอทีที่ก้าวหน้าที่สุดในโลกก็ไม่มีประโยชน์อะไรหากเอกสารทางกายภาพของคุณที่จำเป็นต่อการทำงานนั้นสูญหาย ปัญหาของการทำงานแบบ Paper-based ก็คือมันยากต่อการสำรองข้อมูลและไม่สามารถกู้คืนได้ ข้อผิดพลาดต่างๆ มากมายอาจเกิดขึ้นได้หากธุรกิจยึดการทำงานบนเอกสารสำคัญที่จะถูกจัดเก็บไว้ในตู้เอกสารหรือถูกจัดในเก็บในพื้นที่นอกสำนักงาน อัคคีภัย การโจรกรรม การยื่นเอกสารผิดพลาด ความเสียหายจากปัญหาเรื่องน้ำ ปัญหาเหล่านี้สามารถทำให้เอกสารในรูปแบบกระดาษของคุณไม่สามารถกู้คืนได้

เพื่อให้เกิดแผนการกู้คืนข้อมูลจากความเสียหายที่ดีที่สุด ทุกสิ่งทุกอย่างที่คุณจำเป็นต้องใช้เพื่อให้ธุรกิจเดินต่อไปได้จำเป็นต้องได้รับการสำรองข้อมูล โชคดีอย่างยิ่งที่ทุกวันนี้การแปลงเอกสารกระดาษสู่รูปแบบดิจิทัลนั้นเป็นเรื่องง่ายดายอย่างยิ่งแม้ว่าคุณจะไม่มีเวลา อย่างไรก็ตามการแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลให้ประโยชน์นอกเหนือจากการรักษาความปลอดภัยและความต่อเนื่องทางธุรกิจด้วย การหันมาใช้ดิจิทัลเวิร์กโฟลว์ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงกระบวนการที่จะลดประสิทธิภาพการทำงานที่ทำให้ธุรกิจของคุณช้าลงและทำให้พนักงานของคุณหงุดหงิด

ความต่อเนื่องทางธุรกิจในอีกแง่มุมหนึ่ง

การตอบสนองต่อการสูญเสียข้อมูลและการหยุดทำงานของคอมพิวเตอร์นั้นต้องการมากกว่าแค่แผนทางเทคนิค

• คุณมีรายชื่อหมายเลขโทรศัพท์ที่สำคัญ ที่อยู่ อีเมล และอื่นๆ สำหรับพนักงาน ซัพพลายเออร์ภายนอก และลูกค้าที่สำคัญหรือไม่
• คุณมีนโยบายและขั้นตอนในการแจ้งเตือนลูกค้าและพาร์ทเนอร์เมื่อเกิดเหตุการณ์ที่อาจส่งผลกระทบโดยตรงต่อพวกเขาหรือไม่
• คุณมีแผนการปกป้องข้อมูลและการกู้คืนข้อมูลจากความเสียหายที่ชัดเจนสำหรับการดำเนินการในช่วงที่ไฟฟ้าดับหรือไม่ พนักงานของคุณผ่านการฝึกอบรมสำหรับแนวทางปฏิบัติของตำแหน่งพวกเขาแล้วหรือไม่
• คุณได้พัฒนาแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤตที่สามารถดำเนินการได้ในกรณีที่เกิดปัญหาร้ายแรงหรือยาวนานหรือไม่ ซึ่งรวมถึงแผนการในด้านโซเชียลมีเดียและการตอบสนองต่อลูกค้า

ที่มา : RICOH USA.