วิธีการรับมือต่อเหตุการณ์ละเมิดข้อมูล

จำนวนเหตุการณ์ของการละเมิดข้อมูลและการโจมตีทางไซเบอร์เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง Javelin Strategy & Research รายงานว่าความเสียหายจากการฉ้อโกงบัญชีธนาคารและบัตรเครดิตเพิ่มขึ้นถึง 45% ในปีที่ผ่านมา รวมเป็นมูลค่า 16 พันล้านดอลลาร์ เหตุการณ์นี้สะท้อนโลกใหม่แห่งการทำงานที่มาพร้อมกับภัยคุกคามที่พัฒนาและซับซ้อนมากขึ้น 

ข่าวดีคือบริษัทต่างๆ กำลังตระหนักว่าการตอบสนองต่อการละเมิดข้อมูลมีความสำคัญเทียบเท่ากับโครงสร้างพื้นฐานทางเทคโนโลยีที่ใช้ในการป้องกันตัวจากผู้โจมตีทางไซเบอร์

“ลูกค้าจะตัดสินธุรกิจจากการดำเนินการที่รวดเร็ว มากกว่าการมองย้อนกลับไปที่สาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหา” เจสัน มาโลนี รองประธานอาวุโสของบริษัทสื่อสาร Levick กล่าวใน The Wall Street Journal 

ดังนั้นหากคุณประสบกับปัญหาการถูกละเมิดข้อมูลและยังไม่ทราบว่าข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าถูกขโมยไปมากน้อยเพียงใด คุณควรทำอย่างไร? มาลองแบ่งขั้นตอนการดำเนินการกัน 

หากยังไม่มีขั้นตอนที่ชัดเจน คุณควรเร่งจัดทำกระบวนการ
สำหรับรายงานช่องโหว่ทั้งที่น่าสงสัยและที่ได้รับการยืนยันแล้ว

1. จัดตั้งทีมรับมือการละเมิดข้อมูล

แม้ว่าทีมรักษาความปลอดภัยไอทีทำหน้าที่ด้านเทคนิคเป็นหลัก แต่การตอบสนองต่อการละเมิดข้อมูลโดยรวมจำเป็นต้องมีทีมที่ประกอบด้วยบุคลากรจากหลายแผนก ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับขนาดและความซับซ้อน ทีมควรประกอบด้วยผู้จัดการของโปรแกรมที่ประสบกับปัญหาการละเมิดข้อมูล, ผู้บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศระดับสูง, หัวหน้าเจ้าหน้าที่ด้านความเป็นส่วนตัว, ที่ปรึกษากฎหมาย, บุคลากรจากทีมสื่อสารในภาวะวิกฤต และผู้บริหารจากฝ่ายการเงินหรือจัดซื้อ 

2. เตรียมพนักงานให้พร้อมในเรื่องบทบาทและความรับผิดชอบ

สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าพนักงานทุกคนเข้าใจถึงแผนการตอบสนองต่อการละเมิดข้อมูลขององค์กร เมื่อมีการทดสอบและปรับแผนควรเน้นให้ชัดเจนถึงบทบาทและความรับผิดชอบของแต่ละคน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ที่ได้รับมอบหมายหน้าที่นั้นรู้ถึงกระบวนการข้อมูลระหว่างแผนกในภาวะวิกฤต ตลอดจนวิธีการตัดสินใจในองค์กร ความรวดเร็วในการตอบสนองต่อการละเมิดข้อมูลมีความสำคัญมาก และหากไม่สามารถหาบุคคลที่เหมาะสมเพื่อตัดสินใจในเรื่องที่สำคัญได้อาจทำให้เกิดความเสียหายมาก

3. ประเมินขอบเขตของการละเมิดและผลกระทบ

ขั้นตอนการประเมินมีความสำคัญในการวัดขอบเขตของความเสี่ยงและผลกระทบต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เมื่อประเมินแล้ว ธุรกิจสามารถพิจารณาได้ว่าลูกค้าควรได้รับทราบการแจ้งเตือนไหม เนื่องจากการตอบสนองของคุณอาจได้รับความสนใจเป็นอย่างมาก หรือแม้กระทั่งถูกเผยแพร่สู่สาธารณะ ดังนั้นจึงควรมั่นใจว่าเจ้าหน้าที่ของบริษัทได้รับการชี้แจงอย่างละเอียดในเรื่องการสื่อสารถึงขอบเขตของสถานการณ์ ยิ่งคุณสามารถให้รายละเอียดแก่สื่อและลูกค้ามากเท่าใด คุณก็จะอยู่ในสถานการณ์ที่ดียิ่งขึ้นหากสถานการณ์นั้นบานปลาย ถ้าพบว่าคุณกำลังปกปิดข้อมูลสำคัญจากลูกค้า ผลกระทบด้านการประชาสัมพันธ์อาจสร้างความเสียหายต่อองค์กรของคุณได้ จงเปิดกว้างและซื่อสัตย์อย่างตรงไปตรงมา

4. มีขั้นตอนที่ชัดเจนในการรายงานการละเมิดข้อมูลและรู้ว่าจะต้องแจ้งหน่วยงานใด

หากคุณยังไม่มีขั้นตอนที่ชัดเจน คุณควรเร่งจัดทำกระบวนการสำหรับรายงานช่องโหว่ทั้งที่น่าสงสัยและที่ได้รับการยืนยันแล้ว ดังที่กล่าวไว้ในข้อที่สอง การรู้แหล่งข้อมูลที่ควรติดต่อในกรณีที่เกิดการละเมิดความปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญ แผนการตอบสนองที่ได้รับการออกแบบมาอย่างดีเผยให้เห็นว่าแหล่งข้อมูลใดเหมาะสมที่สุดที่จะตอบสนองต่อคำร้องขอข้อมูลหรือการดำเนินการ เมื่อกระบวนการภายในองค์กรได้รับการปรับปรุงแล้ว เวลาที่ต้องตอบสนองต่อองค์กรและหน่วยงานภายนอกก็จะดีขึ้นตามไปด้วย

5. วิเคราะห์การตอบสนองและระบุบทเรียนที่ได้รับ

ธุรกิจควรทบทวนและวัดผลการตอบสนองต่อการละเมิดของข้อมูลอยู่เสมอ แม้แต่กับการดำเนินการขั้นพื้นฐานก็ตาม โดยการระบุบทเรียนที่ได้รับจะทำให้บริษัทสามารถนำความรู้ไปพัฒนาให้กับโมเดลการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการบริหารจัดการความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว เพื่อไม่ให้เหตุการณ์ร้ายแรงที่สร้างความเสียหายกลายเป็นการทดสอบแผนครั้งแรก คุณต้องหมั่นทดสอบและปรับปรุงแผนการตอบรับอย่างต่อเนื่อง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม สามารถตรวจสอบบทความที่เกี่ยวข้องกับกลยุทธ์การตอบสนองต่อเหตุการณ์จาก McKinsey

การตอบสนองต่อการละเมิดความปลอดภัย

สร้างความปลอดภัยให้มากขึ้นและควบคุมข้อมูลของคุณให้ดี

เรียนรู้เพิ่มเติม

ที่มา:  RICOH USA