จัดการการเปลี่ยนแปลงและปัญหาการจัดการ 3 สิ่งในองค์กรที่พบบ่อยที่สุด

การเปลี่ยนแปลงนั้นเกิดขึ้นอยู่เสมอ มันเป็นสิ่งที่เราไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ แต่เมื่อพูดถึงการเปลี่ยนแปลงแล้ว องค์กรต่างๆ ก็อาจเกิดคำถามว่า เราจะรับมือกับการเปลี่ยนแปลงอย่างไร

ประสบการณ์ได้แสดงให้เห็นว่าบางครั้งการเปลี่ยนแปลงก็เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วจนคุณต้องจัดการกับสถานการณ์ที่คุณอาจไม่เคยคิดมาก่อนซึ่งอาจทำให้เกิดความตึงเครียดได้ โชคดีที่คุณสามารถบรรเทาความกดดันของการเปลี่ยนแปลงอย่างกะทันหันได้โดยมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์เชิงบวกที่การเปลี่ยนแปลงสามารถนำมาได้ เช่น ความคล่องตัว ประสิทธิผล และการแข่งขันที่มากขึ้น

ความจริงก็คือไม่ว่าในตอนนี้องค์กรของคุณจะประสบความสำเร็จแล้วหรือไม่ คุณก็สามารถพัฒนาให้มันดียิ่งขึ้นได้อีก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพัฒนาผลิตภัณฑ์ ปรับปรุงกระบวนการ หรือเพิ่มประสิทธิภาพข้อเสนอบริการได้
ปัจจัยต่างๆ เช่น สภาพตลาดที่เปลี่ยนแปลง คู่แข่งรายใหม่ และเทคโนโลยีใหม่ ๆ มีแต่จะเพิ่มความเร่งด่วนขึ้นเท่านั้น หากการเปลี่ยนแปลงของคุณนั้นล้มเหลวก็มีแต่จะทำให้คู่แข่งก้าวไปข้างหน้าได้เร็วขึ้น การวางแผนการเปลี่ยนแปลงและทำให้มันเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมของคุณทำให้ง่ายต่อการปรับตัวและคงความสามารถในการแข่งขันและคล่องตัว

การจัดการการเปลี่ยนแปลงคืออะไร

การจัดการการเปลี่ยนแปลงหมายถึง แนวทาง เครื่องมือ และกระบวนการที่ธุรกิจใช้เพื่อเตรียมการ สนับสนุน และกำหนดทิศทางผู้คนเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ได้ถูกกำหนดไว้ล่วงหน้าในการเปลี่ยนแปลงองค์กร การจัดการการเปลี่ยนแปลงนี้มีเป้าหมายเพื่อทำให้กระบวนการเปลี่ยนแปลงนั้นราบรื่นและน่าพึงพอใจ

กระบวนการการจัดการการเปลี่ยนแปลงมีลักษณะเป็นอย่างไร

กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงนั้นไม่จำเป็นต้องซับซ้อนแต่ควรมีความครอบคลุม ยิ่งมีรายละเอียดมากเท่าใด โอกาสที่คุณจะประสบความสำเร็จก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดขึ้นอยู่กับหลักการเดียวกันดังนี้

• ระบุการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นและใช้การกำหนดเป้าหมายแบบ S.M.A.R.T (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Timely) เพื่อสร้างกรณีศึกษาทางธุรกิจ
• นำเสนอกรณีศึกษาทางธุรกิจและเป้าหมายต่อ Stakeholder
• สร้างแผนการสำหรับโครงการ
• ประสานงานทรัพยากรและเครื่องมือสำหรับการดำเนินการและประเมินผล
• เปิดช่องทางการสื่อสารทั่วทั้งองค์กร
• จัดการการเปลี่ยนแปลง ข้อกังวล และแม้กระทั่งการต่อต้านที่อาจเกิดขึ้นระหว่างกระบวนการ
• เฉลิมฉลองการดำเนินการตามการเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จไปพร้อมกัน

#1. การต่อต้านจากพนักงาน

การต่อต้านการเปลี่ยนแปลงสามารถเกิดขึ้นได้ทุกที่ภายในองค์กร ผู้บริหารอาจจะไม่ต้องการใช้งบประมาณ แผนกต่างๆ อาจจะไม่ได้คำนึงถึงสิ่งที่องค์กรต้องการโดยรวมตราบเท่าที่พวกเขายังทำงานเช่นเดิมต่อไปได้ ผลที่เกิดขึ้นก็คือ ผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้มีอำนาจตัดสินใจอาจไม่เห็นว่าการเปลี่ยนแปลงจะก่อให้เกิดผลดีอย่างไรต่อองค์กรในทันที

การต่อต้านต่อมาอาจมาจากการเปลี่ยนแปลงในกิจวัตร พนักงานอาจจะเกิดความกังวลต่อสิ่งที่จะเกิดขึ้นกับตำแหน่งและงานของพวกเขา แม้แต่ภายหลังการเปลี่ยนแปลงแล้วพนักงานก็อาจจะยังต่อต้านได้เช่นกันหากพวกเขารู้สึกว่าเวิร์กโฟลว์ใหม่นั้นทำให้งานของพวกเขายากขึ้น ซึ่งคุณต้องใช้แนวทางที่หลากหลายเพื่อเอาชนะอุปสรรคเหล่านี้

คุณต้องโปร่งใส พนักงานต้องการทราบสาเหตุของการเปลี่ยนแปลง ไม่ใช่แค่ผลประโยชน์ระดับสูงเท่านั้น การยอมรับปัญหาและอธิบายว่าการเปลี่ยนแปลงนี้จะแก้ไขปัญหาของพวกเขาได้อย่างไรนั้น สามารถสร้างการยอมรับและการให้ความร่วมมือได้ รวมถึงควรจัดให้มีการอบรมที่เพียงพอ การฝึกอบรมเทคโนโลยีใหม่ เวิร์กโฟลว์ใหม่ และกระบวนใหม่อย่างมีคุณภาพนั้นสำคัญต่อการเปลี่ยนผ่านที่ราบรื่น

นอกจากนี้การมีส่วนร่วมของผู้บริหารระดับสูงก็มีส่วนสำคัญ เนื่องจากพนักงานก็ต้องการเห็นความพยายามจากเหล่าผู้บริหารเช่นกัน และเมื่อเหล่าผู้บริหารเข้ามามีส่วนร่วมแล้วก็จะทำให้แผนการเปลี่ยนแปลงนั้นดูเป็นรูปเป็นร่างมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยพัฒนาการสื่อสารระหว่างผู้บริหารและพนักงานด้วย

#2. ปัญหาด้านการสื่อสาร

การสื่อสารเป็นประเด็นสำคัญที่ควรได้รับความสนใจเป็นพิเศษ หลายๆ องค์กรมักมีปัญหากับการสื่อสารภายใน  ปัญหาการสื่อสารที่พบได้บ่อย เช่น

• การสื่อสารที่ถูกจำกัดหรือสื่อสารน้อยเกินไป
• มีช่องทางการสื่อสารไม่เพียงพอ
• ความล้มเหลวในการแจ้งให้ Stakeholder ทั้งหมดทราบและมีส่วนร่วมในการติดตามผล