เสริมสร้างความปลอดภัยด้านเอกสารในกระบวนการทางธุรกิจประจำวันของคุณ

ข้อมูลเป็นตัวขับเคลื่อนธุรกิจ ซึ่งในปัจจุบันข้อมูลเหล่านี้ก็มีพร้อมมากขึ้นกว่าในอดีตเพื่อช่วยในการตัดสินใจ จุดนี้ทำให้ข้อมูลนั้นมีคุณค่ามากขึ้น ดังเช่นที่เราได้บทเรียนจากการรั่วไหลของข้อมูล (Data Breach) จะเห็นได้ว่าข้อมูลเหล่านี้มีความเปราะบางมาก

ความเสี่ยงในการรั่วไหลของข้อมูลยังคงเพิ่มขึ้น โดยเฉพาะเมื่อพนักงานทำงานระยะไกล แค่การรั่วไหลของข้อมูลเพียงครั้งเดียวสามารถสร้างความเสียหายได้สูงถึงหลายล้านเหรียญ

ในขณะที่ภัยคุกคามทวีความรุนแรงมากขึ้น เทคโนโลยีที่จะเข้ามาช่วยยับยั้งความรุนแรงนี้ก็ค่อยๆ ฉลาดขึ้นและใช้ง่ายยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น ระบบ Digital Document Security ในตอนนี้ก็ถูกจัดให้เป็นความสามารถหลักของเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFPs) นอกจากจะให้งานพิมพ์ที่ยอดเยี่ยมแล้วยังช่วยปกป้องภัยจากการเข้าอินเทอร์เน็ต รักษาความปลอดภัยของเนื้อหา และควบคุมการเข้าถึงข้อมูลข่าวสารเพื่อทำให้โครงสร้างพื้นฐานงานพิมพ์และเอกสารเกิดความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น

ในอดีตการสแกนเคยหมายถึงการแปลงเอกสารให้เป็นรูปภาพ แต่ในปัจจุบัน Advanced Capture Solutions ได้ทำให้เครื่อง MFP เข้าใจและประมวลเนื้อหาของเอกสารได้ ซึ่งทำให้ MFP ใช้ข้อมูลเหล่านี้เพื่อพัฒนาการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ทำให้มั่นใจว่าเอกสารจะถูกจัดเก็บในที่ๆ เหมาะสม ส่งไปยังบุคคลที่เหมาะสม และทำให้สามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ที่ได้รับอนุญาต

การรักษาความปลอดภัยด้านเอกสารที่ดีที่สุดเริ่มต้นจาก MFP

การจัดการความปลอดภัยด้านเอกสารด้วย MFP เริ่มต้นที่ระดับอุปกรณ์ : ผู้ใช้งานล็อกอินผ่านหน้าจอ Smart Operation Panel ที่เป็นมิตรกับผู้ใช้งาน คล้ายกับแท็บเล็ต และระบบจะตรวจสอบข้อมูลประจำตัว

จากนั้น MFP จะใช้ Optical Character Recognition (OCR) เพื่อแปลเนื้อหาบนเอกสาร แบ่งแยก และดึงข้อมูลหลักๆ เช่น ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า หมายเลขใบแจ้งหนี้และจำนวน ฯลฯ ตัวเครื่องจะรู้ว่าผู้ใช้งานคนไหนเป็นผู้สแกนเอกสาร รู้ว่าต้องตั้งชื่อไฟล์ดิจิทัลอย่างไรให้เหมาะสม ควรจัดเก็บที่ไหน และใครจำเป็นต้องเข้าถึงเอกสารเหล่านี้บ้าง

รากฐานของการป้องกันในระดับอุปกรณ์คือระบบปฏิบัติการที่ปลอดภัยและ Trusted Platform Module (TPM) ที่ตรวจสอบและลบโค้ดที่เป็นอันตรายได้ เพื่อให้แน่ใจว่าสามารถใช้ได้เฉพาะส่วนที่ได้รับอนุมัติเท่านั้น ซึ่งนี่เป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากการโจมตีที่ประสงค์ร้ายเป็นสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการละเมิดข้อมูล

ใช้ประโยชน์จากการเชื่อมต่อที่ราบรื่นสำหรับข้อมูลที่ปลอดภัย

เครื่อง MFP นั้นถูกสร้างขึ้นด้วยฮาร์ดแวร์ที่ดีที่สุดในระดับเดียวกันและซอฟต์แวร์ที่เปิดใช้งานระบบคลาวด์ได้ในตัว ซึ่งซอฟต์แวร์แอปพลิเคชันทั้งหมดถูกทดสอบแล้ว เครื่องพิมพ์นี้มีระบบรักษาความปลอดภัย เช่น ระบบยืนยันตัวตน การพิมพ์และการเข้ารหัสที่ปลอดภัย และอื่นๆ

ตัวอย่าง เช่น ซอฟต์แวร์ DocuWare Cloud นั้นช่วยสนับสนุนการจัดการเอกสารและระบบ Workflow อัตโนมัติอย่างปลอดภัย ช่วยปกป้องข้อมูลผ่านการเข้ารหัส การจำกัดการเข้าถึง และการตรวจสอบความปลอดภัย การเข้ารหัสนั้นเป็นไปโดยอัตโนมัติและข้อมูลที่ดึงออกมาจะปลอดภัยผ่าน VPN ภายในศูนย์ข้อมูล

คุณสามารถสร้างการเชื่อมต่อที่ราบรื่นเพื่อการจัดการเนื้อหาที่คุณมีอยู่และแปลงเอกสารดิจิทัลให้เป็นธุรกิจอัจฉริยะ ซึ่งหมายความว่าข้อมูลมีการเข้ารหัสอย่างถูกต้องมากขึ้น การจัดประเภทข้อมูลที่สอดคล้องกันมากขึ้น และใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลจริงน้อยลง

โซลูชันที่ดีที่สุด: ปรับขนาดได้ ปลอดภัย และเรียบง่าย

เมื่อธุรกิจของคุณมีวิวัฒนาการ เทคโนโลยีที่ธุรกิจของคุณต้องใช้ก็เช่นกัน เครื่อง MFP อัจฉริยะถูกอัปเดตตามความต้องการบนอุปกรณ์โดยตรง ดังนั้นคุณจึงมีเทคโนโลยีเครื่องพิมพ์ล่าสุดอยู่เสมอ ความสามารถของเครื่องพิมพ์นั้นสามารถปรับเปลี่ยนตามความต้องการของคุณได้และจะเติบโตไปพร้อมๆ กับธุรกิจของคุณ พร้อมกับโซลูชันซอฟต์แวร์ใหม่ๆ แอปพลิเคชัน และการบริการคลาวด์ตามที่คุณต้องการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ Workflow การจัดการเอกสารของคุณให้คล่องตัวอยู่เสมอและขับไล่ภัยคุกคามความปลอดภัยใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้น

MFP ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางการจัดการ Workflow เอกสารของคุณซึ่งแตกต่างจากเครื่องพิมพ์ในอดีตอย่างสิ้นเชิง นี่หมายถึงความเปลี่ยนแปลงซึ่งท้าทายอย่างมาก อย่างไรก็ตามด้วยฟังก์ชันที่ใช้งานง่าย อินเทอร์เฟซที่คุ้นเคย พร้อมกับการผสานรวมและการสนับสนุนที่ราบรื่น ช่วยให้พนักงานของคุณปรับตัวได้อย่างรวดเร็วและลดการหยุดชะงักที่อาจเกิดขึ้นให้เหลือน้อยที่สุด

ประโยชน์เพิ่มเติมของกระบวนการเอกสารที่ปลอดภัย

Human error เป็นตัวการใน 24% ของการละเมิดข้อมูลทั้งหมด ด้วย MFP ที่ผสานรวมกับโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีและเครือข่ายของคุณอย่างราบรื่น การจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจะง่ายขึ้น เร็วขึ้น และปลอดภัยยิ่งขึ้นอย่างไม่มีขอบเขต

นอกจากจะช่วยลดความเสี่ยงของการรั่วไหลของข้อมูลได้อย่างมากแล้ว การตรวจสอบกิจกรรมอัตโนมัติและการจัดประเภทเอกสารยังช่วยให้ติดตามการปฏิบัติตามความปลอดภัยได้ง่ายขึ้นและยังเป็นไปตามมาตรฐานด้วย ด้วยระบบอัตโนมัติที่จะช่วยเพิ่มความเร็วในกระบวนการที่ล่าช้าของคุณ ทีมงานของคุณจะมีเวลามากขึ้นในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและลงทุนเพื่อมอบประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นให้กับลูกค้า

ประเมินโครงสร้างงานพิมพ์และเอกสารของคุณโดยเฉพาะกระบวนการจัดการกับเอกสารประจำวันของคุณ คุณอาจพบช่องโหว่ในระบบรักษาความปลอดภัยของคุณ สิ่งเหล่านี้สามารถแก้ไขได้โดยการรวมการรักษาความปลอดภัยเครื่องพิมพ์เข้ากับกลยุทธ์ความปลอดภัยด้านไอทีโดยรวมของคุณด้วย MFP ที่ทำหน้าที่เป็นผู้รักษาความปลอดภัยในการตรวจสอบและจัดการความปลอดภัยการพิมพ์และเอกสารของคุณ