ประโยชน์ของระบบจัดการเอกสารสำหรับบริษัทด้านการเงิน และวิธีการเลือกระบบที่ดีที่สุดสำหรับคุณ

ความนิยมและอัตราการใช้งานระบบจัดการเอกสารเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องสำหรับบริษัทด้านการเงิน และบริษัททั้งหมดในโลกแห่งการเงิน

ซึ่งเหตุผลหลักของการเปลี่ยนแปลงนี้ แน่นอนว่าต้องมีประเด็นเรื่องการนำลายเซ็นดิจิทัลและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ด้วย แต่ก็ไม่ใช่แค่เหตุผลเดียว ปัจจัยอื่นๆ ที่เป็นแรงขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงสู่การจัดการเอกสารแบบดิจิทัล ยังประกอบไปด้วย

• ปริมาณเอกสาร
• ความจำเป็นต้องมีการควบคุมและข้อกำหนดในการปฏิบัติตาม
• ความจำเป็นในการมอบประสบการณ์อันยอดเยี่ยมให้แก่ลูกค้า
• สถานที่ทำงานแบบออฟฟิศลดลง ในโลกที่เปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัลมากขึ้น

ลองมาดูรายละเอียดของแต่ละประเด็นกันดีกว่า

บริษัทด้านการเงินกำลังเผชิญกับกองเอกสารเป็นจำนวนมาก

ระบบจัดการเอกสารผ่านคลาวด์ที่ปลอดภัย ทำให้การจัดการกองเอกสารเป็นจำนวนมากนั้นง่ายดายขึ้น ด้วยการรวบรวม จัดเรียงรวมถึงจัดเก็บโดยธนาคารผู้จัดการบัญชีและบริษัทประกันสำหรับดำเนินการเรื่องคำร้องเรียน
สำหรับบริษัทด้านการเงิน ความยาก คือ การจัดการข้อมูล PII (ข้อมูลส่วนตัวที่ระบุตัวตน) ที่ละเอียดอ่อนจำนวนมหาศาล ซึ่งอาจประกอบไปด้วย วิธีการชำระเงิน เลขบัญชีธนาคาร เลขประกันสังคม และประวัติการทำธุรกรรม เป็นต้น

วิธีการจัดการข้อมูลเหล่านี้เป็นเรื่องสำคัญ เพราะหากข้อมูลส่วนบุคคลที่เป็นความลับนี้สูญหายหรือถูกขโมย อาจก่อให้เกิดความเสียหายอย่างมาก มักส่งผลให้ต้องเสียค่าปรับ สูญเสียลูกค้า และเสื่อมเสียชื่อเสียงบริษัทได้
จึงไม่น่าแปลกใจที่บริษัทประกันและสถาบันการเงินต่างๆ ต่างก็ให้ความสำคัญกับการจัดการข้อมูลในปัจจุบัน

ข้อกำหนดด้านกฎระเบียบและการปฏิบัติตามสำหรับอุตสาหกรรมนี้ บังคับให้มีความปลอดภัยของข้อมูลและการเข้าถึงที่ตรวจสอบได้

นอกจากสาธารณสุขแล้ว บริการด้านการเงินน่าจะเป็นอุตสาหกรรมที่มีกฎระเบียบและการควบคุมสูงที่สุดในโลก เนื่องจากมีความเสี่ยงในการโดนฉ้อโกงและโจรกรรมสูง และบริษัทผู้ให้บริการด้านการเงินมักเป็นเป้าหมายหลักของการโจมตีทางไซเบอร์

กฎหมายด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามของสหภาพที่ค่อนข้างเข้มงวด ถือเป็นตัวควบคุมด้านความปลอดภัยของข้อมูลและการเก็บรักษาบันทึกต่างๆ รวมถึงใบรับรองต่างๆ เช่น HITRUST และ PCI ซึ่งมีขึ้นมาเพื่อทำให้ธุรกิจและลูกค้าที่เกี่ยวข้องมั่นใจได้ว่าบริษัทที่ได้รับการรับรองนี้ มีการดำเนินการปกป้องข้อมูลให้ปลอดภัย

ระบบจัดการเอกสาร (DMS) ที่ไม่จำเป็นต้องใช้ความรู้ด้านการเขียนโปรแกรมและเป็นระบบที่ใช้ AI ในการขับเคลื่อน มักเป็นระบบที่เป็นไปตามมาตรฐานและช่วยทำให้หัวหน้าฝ่ายการปฏิบัติตามกฎสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย เพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติตามข้อกำหนด รวมถึงความพร้อมในการตรวจสอบ

เอกสารดิจิทัลที่ได้รับการจัดการ สามารถช่วยยกระดับประสบการณ์ของลูกค้าได้

เอกสารที่ถูกจัดเก็บแบบดิจิทัลและสามารถใช้ข้อมูลลูกค้าในการค้นหาจะช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายดูแลลูกค้าและตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าสามารถนำข้อมูลมาใช้ได้โดยง่าย สามารถตอบคำถามของลูกค้าได้ สามารถแบ่งปันเอกสารกันได้อย่างปลอดภัย และยังมีระบบสำรองข้อมูลที่ช่วยให้มั่นใจได้ว่า หากเกิดอะไรขึ้นกับแหล่งเก็บข้อมูลนั้น จะไม่ทำให้เอกสารและข้อมูลสำคัญในเอกสารหายไป

ข้อจำกัดสำหรับการทำงานในออฟฟิศมีมากขึ้น

ความจำเป็นของออฟฟิศลดลง เนื่องจากบริษัทหลายแห่งมีการลดขนาดลงและพนักงานก็เริ่มทำงานจากระยะไกลมากขึ้น หรือจะทำงานที่ออฟฟิศเพียงแค่บางวันเท่านั้น จึงเกิดการควบรวมอสังหาริมทรัพย์ขึ้น ซึ่งทำให้มีการใช้พื้นที่น้อยลงในการเก็บเอกสารจำนวนมาก และบริษัทต่างๆ ก็ไม่ได้ต้องการห้องเก็บเอกสารขนาดใหญ่อีกต่อไปแล้ว

ประโยชน์ของระบบจัดการเอกสาร (DMS) สำหรับบริษัทด้านการเงิน

สถาบันการเงินทุกขนาดควรใช้โปรแกรม DMS ด้วยเหตุผลมากมาย ไม่ว่าจะเป็นการดึงข้อมูลของลูกค้ามาใช้ได้แบบเรียลไทม์เพื่อการอภิปรายออกแบบกลยุทธ์การบริหารด้านความมั่งคั่ง หรือการเตรียมตัวสำหรับการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎประจำปี

ความปลอดภัยของเอกสาร ระบบ DMS ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถติดตามตำแหน่ง เวอร์ชัน และสถานะของเอกสารทั้งหมดที่จัดเก็บไว้ได้ และระบบมักมีฟังก์ชันด้านความปลอดภัย รวมถึงการเข้ารหัสเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

Disaster Recovery โซลูชัน DMS ที่มีประสิทธิภาพมักมีการสำรองเอกสาร โดยจัดเก็บสำเนาของเอกสารที่สำคัญไว้ในรูปแบบดิจิทัลในแหล่งจัดเก็บแยก เพื่อให้กู้คืนกลับมาได้อย่างรวดเร็ว ใรกรณีที่สัญญาณขาดหายหรือเกิดการโจมตีทางไซเบอร์

การจัดการวงจรเอกสารอย่างง่ายดาย บันทึกทางการเงินเป็นสิ่งที่ต้องจัดเก็บไว้หลายปี แต่เอกสารแต่ละประเภทก็ไม่ได้มีระยะเวลาในการจัดเก็บเท่ากัน หรือบันทึกเข้ามาในระบบพร้อมกัน ดังนั้น ระบบ DMS ที่ดีควรติดตามการใช้งานเอกสารตามประเภท เและใช้กระบวนการเก็บรักษาเอกสารและตารางการทำลายเอกสารที่เหมาะสม เพื่อปฏิบัติตามข้อบังคับทางกฎหมาย

การเข้าถึงได้อย่างทันท่วงที เมื่อเข้ามาในระบบ DMS แล้ว จะสามารถเรียกดูเอกสารได้หากได้รับอนุญาตสิทธิ ซึ่งจะจำกัดไม่ให้เข้าถึงจากที่ไหนก็ได้ เพื่อให้ตอบลูกค้าได้อย่างทันท่วงที และยังสามารถดูประวัติผู้เข้าถึงเอกสารนี้ได้อีกด้วย

เพิ่มประสิทธิผลในการทำงาน ระบบ DMS ช่วยเพิ่มประสิทธิผลในการทำงานได้ โดยการสร้างกฎสำหรับกระบวนการทำงานในการส่งต่อเอกสารไปทั่วทั้งองค์กร การจัดระเบียบเอกสารและระบุเส้นทางแบบอัตโนมัติช่วยให้การอนุมัติเร็วขึ้น ตัวอย่างเช่น สามารถส่งเอกสารต่างๆ เช่น ใบเสร็จรับเงินและใบสั่งซื้อไปยังผู้ที่มีอำนาจตัดสินใจได้โดยตรง

การเตรียมพร้อมสำหรับการตรวจสอบ การมีศูนย์กลางในการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลที่มีการบันทึกเวลาการเข้าระบบ DMS ของเอกสารต่างๆ จะช่วยให้การตรวจสอบง่ายขึ้น

การรักษาลูกค้า การเข้าถึงข้อมูลได้อย่างง่ายดายและรวดเร็วเป็นตัวช่วยเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า สร้างความเชื่อมั่น และสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวได้ในที่สุด

ประหยัดค่าใช้จ่าย การกระจายเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ การส่งไปรษณีย์ การจัดเก็บ และยังสามารถส่งถึงผู้รับได้รวดเร็วอีกด้วย

ประโยชน์เหล่านี้อยู่ภายใต้การปฏิบัติตามกฎ ซึ่งระบบ DMS เข้ามาช่วยในการจัดเก็บเอกสารสำคัญไว้ในตู้นิรภัยดิจิทัล โดยอนุญาตให้เข้าถึงได้เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น เพื่อความเป็นส่วนตัวของข้อมูล และช่วยปกป้ององค์กรจากการรั่วไหลของข้อมูลและความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นได้จากการละเมิดกฎ

เลือกระบบจัดการเอกสารที่เหมาะสม

มีระบบจัดการเอกสารหลายประเภทที่วางจำหน่ายอยู่ในท้องตลาด และหลายประเภทก็ถูกออกแบบมาเพื่อบริการด้านการเงินโดยเฉพาะ ซึ่งโซลูชัน DMS ที่ดีที่สุดจะช่วยรวมบริการที่หลากหลายเข้ามาไว้ในที่เดียว และช่วยจัดการวงจรเอกสารได้ตั้งแต่การสร้างจนถึงการจัดเก็บและทำลาย

การเลือกระบบที่ใช่สำหรับบริษัทคุณอาจดูเหมือนเป็นงานที่น่าเบื่อหน่าย แต่คุณสามารถทำให้มันง่ายขึ้นได้ เริ่มต้นด้วยการกำหนดความต้องการและลำดับความสำคัญบนระบบ DMS ของคุณ โดยอาจเริ่มจากการพิจารณาปัจจัยต่อไปนี้

ประสิทธิภาพในการขยายตัวได้ คุณจำเป็นต้องจัดเก็บเอกสารมากแค่ไหน จำนวนนั้นจะเพิ่มขึ้นอย่างก้าวกระโดดได้หรือไม่ คุณต้องการพื้นที่ดิจิทัลเท่าไหร่ในตอนนี้ และในอีกสิบปีข้างหน้า

การส่งต่อข้อมูล คุณจะจัดเก็บข้อมูลประเภทไหน ในรูปแบบใด

การทำงานร่วมกัน มีแผนก บริษัทย่อย หรือบุคคลที่สาม ที่จะต้องเข้าถึงข้อมูลในระบบของคุณหรือไม่ ลองดูว่าระบบ DMS ของคุณจำเป็นต้องทำงานร่วมกับระบบ SAP, Oracle, Sage และระบบ ERP อื่นๆ หรือไม่

การเข้าถึงเอกสาร มีการเข้าถึงเอกสารบ่อยแค่ไหน เพราะคำตอบของคำถามนี้อาจส่งผลต่อการตัดสินใจว่าจะติดตั้งระบบ DMS ณ สถานที่ทำงาน (on-prem) หรือระบบคลาวด์ เพราะผู้ให้บริการระบบคลาวด์หลายเจ้ามีการเก็บค่าธรรมเนียมทุกครั้งที่เข้าใช้เอกสาร ซึ่งอาจเป็นการเพิ่มค่าใช้จ่ายขึ้นอีกมาก

ความปลอดภัย ต้องมีระดับการปกป้องข้อมูลมากแค่ไหน และองค์กรของคุณต้องปฏิบัติตามข้อบังคับใดบ้าง ประเด็นเรื่องความปลอดภัยอาจส่งผลต่อการตัดสินใจว่าจะติดตั้งระบบ DMS ที่ไหนเช่นกัน เพราะระบบแบบ on-prem มักสามารถควบคุมข้อมูลที่จัดเก็บไว้ได้ดีกว่าระบบคลาวด์

On-prem หรือระบบคลาวด์ จากที่อ้างอิงข้างต้น ระบบ DMS สามารถจัดการได้ทั้งแบบ on-prem หรือระบบคลาวด์ก็ได้ ในหลายๆ กรณี ระบบคลาวด์อาจเป็นทางเลือกที่เหมาะสมมากกว่าการสร้างโครงสร้าง DMS ทั้งหมด สำหรับสถานที่ที่ยังไม่มีระบบนี้

งบประมาณด้านเทคโนโลยี คุณมีทรัพยากรมากพอที่จะใช้ระบบ DMS แบบ on-prem และบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่องหรือไม่ คุณรู้ไหมว่ามันมีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่

ความเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี คุณมีบุคลากรภายในที่มีทักษะในการออกแบบกระบวนการทำงานด้านเอกสารและการจัดระเบียบเอกสารหรือไม่ และคุณต้องการพันธมิตรมาช่วยในการพัฒนากระบวนการนี้หรือไม่

คุณสามารถเริ่มหาข้อมูลสำหรับแพลตฟอร์ม DMS ที่ตอบโจทย์ของคุณได้ ด้วยการตอบคำถามเหล่านี้

เรื่องกระดาษก็สำคัญ

แม้ว่าทุกวันนี้ เอกสารจะถูกสร้างขึ้นในรูปแบบดิจิทัลมากขึ้น แต่เอกสารแบบกระดาษก็ยังคงมีบทบาทสำคัญในธุรกิจ

ใบเสร็จ รายงานค่าใช้จ่าย การติดต่อกับลูกค้าทางจดหมาย และหนังสือมอบฉันทะจากผู้ถือหุ้นก็ยังต้องมีสำเนาแบบกระดาษที่ต้องสแกนเข้าระบบ DMS นอกจากนี้ยังมีรายงานสรุปยอดบัญชีลูกค้า เอกสารกู้ยืม และใบรับรองการถือหุ้น ที่ต้องพิมพ์ออกมาจากระบบอีกด้วย ซึ่งจะต้องดำเนินการทั้งหมดนี้ด้วยความปลอดภัยสูงสุดด

ดังนั้น ระบบ DMS ที่คุณเลือกจะเป็นตัวดำเนินการทั้งหมดในวงจรเอกสารนี้ ตั้งแต่นำเข้า แจกจ่าย ไปจนถึงการกำจัด

การสร้างระบบ DMS สำหรับด้านการเงิน

องค์ประกอบหลักของระบบจัดการเอกสาร คือ แหล่งจัดเก็บที่เป็นศูนย์กลาง ซึ่งเป็นแหล่งสำหรับจัดเก็บไฟล์ ถึงแม้จะมีการแชร์ไฟล์ก็ตาม ซึ่ง DocuWare ก็เป็นตัวอย่างของระบบ DMS ที่มีฟังก์ชันสำหรับกระบวนการทำงานต่างๆ ในตัวสำหรับบริษัททางการเงิน

บริษัทบางแห่งอาจต้องการแหล่งจัดเก็บที่เป็นศูนย์กลาง ในขณะที่บางบริษัทก็อาจมีระบบอื่นที่ใช้งานอยู่แล้ว ซึ่งบริษัทเหล่านี้อาจต้องการสิ่งทดแทน หรือบริการที่ใช้ทดแทนกันได้

ตัวอย่างเช่น เครื่องมัลติฟังก์ชันทั้งแบบขาวดำและสี สามารถทดแทนได้โดยการแปลงเอกสารต้นฉบับแบบกระดาษให้เป็นดิจิทัล เมื่อต้องการส่งอีเมล แฟกซ์ หรือจัดเก็บถาวร

อีกทางหนึ่ง สำหรับองค์กรที่ใช้กระดาษเป็นจำนวนมาก บริการ Capture & Conversion และ AP/AR Processing ก็สามารถช่วยในการสแกน จัดเก็บ และแจกจ่ายเอกสารได้ เพื่อลดภาระงานให้พนักงานของคุณ ให้พวกเขาได้มุ่งความสนใจไปที่งานหลักของบริษัท

โซลูชันจัดการคำร้องเรียน ก็ช่วยให้บริษัทประกันภัยจัดการคำร้องเรียนได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และเพิ่มประสิทธิภาพด้านการเงิน เพราะข้อผิดพลาดน้อยลงและมีกระบวนการทำงานที่เป็นอัตโนมัติ

Cloud Faxing Solutions สามารถเป็นสิ่งทดแทนและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการบันทึกข้อมูล จัดเก็บ และส่งแฟกซ์ที่เข้ามา ไปยังแหล่งจัดเก็บกลาง

หรือแม้แต่ Outsourced Mail Services ก็สามารถเป็นสิ่งทดแทนสำหรับการจัดทำเอกสารและจัดเก็บไว้ในแหล่งจัดเก็บที่ปลอดภัย เพื่อให้พนักงานนำมาใช้ได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว ทั้งในออฟฟิศหรือจากที่ไหนก็ได้ทั่วโลก

หนึ่งในประโยชน์ที่ดีที่สุดของระบบจัดการเอกสารสำหรับบริษัทด้านการเงิน คือ การที่โซลูชันสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการของบริษัท เพื่อตอบโจทย์ของลูกค้าที่ต่างกัน

ที่มา:  RICOH USA