ประโยชน์ของการเปลี่ยนไปใช้ระบบการพิมพ์ผ่านคลาวด์

การเปลี่ยนไปใช้ระบบการพิมพ์ผ่านคลาวด์มีประโยชน์มากมาย ทำให้พนักงานฝ่ายไอทีของคุณมีเวลาว่างมากขึ้น และสามารถไปให้ความสำคัญกับโครงการเชิงกลยุทธ์ต่างๆ ที่ช่วยนำธุรกิจไปสู่เป้าหมายของบริษัทได้ 

แน่นอนว่า นี่ไม่ใช่ประโยชน์เดียวของระบบคลาวด์ 

ระบบคลาวด์ยิ่งมีประโยชน์ขึ้นไปอีก เมื่อโลกของเรามีการเปลี่ยนแปลงมาสู่การทำงานแบบไฮบริด การเข้าถึงเทคโนโลยีต่างๆ รวมถึงอุปกรณ์ในการพิมพ์ กลายเป็นความสำคัญลำดับต้นๆ สำหรับพนักงานที่ต้องปฏิบัติงาน สื่อสาร และทำงานร่วมกันจากต่างสถานที่ 

ในบทความนี้ เราจะกล่าวถึงประโยชน์ 4 ข้อหลักของบริษัทเมื่อเปลี่ยนมาใช้ระบบการพิมพ์ผ่านคลาวด์ 

ทุกวันนี้ เราได้เห็นพนักงานทำงานร่วมกันจากหลากหลายสถานที่ บางคนอยู่ในออฟฟิศ บางคนทำงานจากที่บ้าน หรือแม้แต่บางคนอาจทำงานจากอีกซีกหนึ่งของโลกก็เป็นได้ 

ระบบการพิมพ์ผ่านคลาวด์ช่วยทำลายข้อจำกัดเรื่องสถานที่ซึ่งเป็นปัญหามานาน สถานที่จึงมีความสำคัญน้อยลงในการบริหารจัดการ โดยถูกแทนที่ด้วยการเชื่อมต่อกันผ่านอินเทอร์เน็ต เมื่อเชื่อมต่อกันแล้ว ทุกคนก็จะสามารถสั่งพิมพ์จากที่ไหนก็ได้ผ่านระบบเครือข่าย โดยอนุญาตให้เข้าถึงได้ด้วย VPN ของบริษัทเท่านั้น และทุกคนเข้าดูได้ผ่านแดชบอร์ดเดียวกัน 

เทคโนโลยี Secured Print ช่วยเก็บข้อมูลและเอกสารให้ปลอดภัยสำหรับคนที่ทำงานในออฟฟิศได้ด้วยเช่นกัน โดยทุกคนจะสามารถสั่งพิมพ์งานได้ แต่เครื่องจะพิมพ์เอกสารก็ต่อเมื่อมีการใส่รหัสผ่าน หรือแตะบัตรพนักงานเท่านั้นหากอยู่ในออฟฟิศ ซึ่งถือเป็นการช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายเรื่องกระดาษที่ไม่ได้ใช้งานจากงานพิมพ์ที่สั่งพิมพ์ทิ้งไว้แล้วไม่มีคนมารับ 

ข้อ 2: ทุกคนจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

เราทราบดีว่าการเลิกใช้ระบบการพิมพ์แบบเดิมนั้นเป็นการลดภาระหน้าที่ของแผนกไอทีลงไปได้มาก เนื่องจากระบบเก่าเป็นระบบที่ต้องคอยอัปเดตเซิร์ฟเวอร์และแอปพลิเคชันอยู่เสมอ และต้องมีพื้นที่ในการจัดเก็บอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ต่างๆ ซึ่งระบบการพิมพ์แบบคลาวด์จะช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ทั้งหมด และไม่ใช่แค่แผนกไอทีที่จะได้ประโยชน์จากระบบนี้ 

ทุกคนล้วนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

เมื่อมีโครงสร้างต่างๆ ที่จับต้องได้น้อยลง ก็ทำให้สัญญาที่ต้องต่อเรื่อยๆ และบิลที่ต้องจ่ายลดน้อยลงไปด้วย ช่วยลดภาระงานของแผนกบัญชี และพนักงานทุกคนก็จะสามารถเชื่อมต่อเครื่องพิมพ์ได้เองด้วยขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอน ไม่ว่าจะอยู่ที่ออฟฟิศ ที่บ้าน หรือทำงานจากอีกซีกโลกหนึ่งก็ตาม 

จึงเป็นการตอกย้ำความจริงที่ว่า ระบบการพิมพ์ผ่านคลาวด์นี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ทุกคนได้อย่างแท้จริง 

ข้อที่ 3: ทำให้ความต่อเนื่องทางธุรกิจและความคล่องตัวของธุรกิจง่ายขึ้น 

โครงสร้างของระบบการพิมพ์ผ่านคลาวด์นี้จะอยู่ที่ศูนย์ข้อมูลภายนอกบริษัท ซึ่งหมายความว่า หากมีอะไรเกิดขึ้นที่ออฟฟิศ เช่น เซิร์ฟเวอร์การพิมพ์และเครื่องมือในออฟฟิศมีปัญหา ระบบการพิมพ์ทั้งบริษัทก็จะไม่ได้รับผลกระทบอะไร 

แล้วถ้ามีอะไรเกิดขึ้นกับศูนย์ข้อมูลที่โครงสร้างนี้ตั้งอยู่จะเกิดอะไรขึ้น 

คำตอบ คือ ศูนย์ข้อมูลส่วนใหญ่จะมีบริการแบบเดียวกันอยู่หลายแห่งทั่วทั้งพื้นที่ ดังนั้น หากมีอะไรเกิดขึ้นกับศูนย์แห่งหนึ่ง ระบบในอีกศูนย์หนึ่งก็จะเข้ามาทำหน้าที่แทนทันที แต่ตอนนี้ก็ยังมีข้อจำกัดอยู่บ้าง คือ การทำงานส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับศูนย์ข้อมูลและบริการที่อยู่ในสัญญาของคุณ 

อย่างที่ทราบทั่วกันว่า เมื่อคุณเลือกที่จะย้ายระบบารพิมพ์มาอยู่บนคลาวด์แล้ว ไม่ว่าคุณจะทำสัญญากับทางศูนย์ข้อมูล หรือเลือกบริการอื่น เช่น บริการช่วยเหลือด้านการพิมพ์ คุณก็ควรถามถึงจำนวนของศูนย์ข้อมูล และการการันตีช่วงเวลาในการให้บริการเพื่อประกอบการตัดสินใจ 

สมมุติว่าระบบคลาวด์ที่คุณเลือกมาเป็นรูปแบบที่ดีที่สุดแล้ว การย้ายระบบการพิมพ์ไปไว้บนคลาวด์ก็จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวของธุรกิจเพื่อตอบสนองต่อสิ่งที่คาดไม่ถึง และสนับสนุนแผนจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจได้ 

นอกจากนี้ เมื่อไม่ต้องมานั่งคิดเรื่องโครงสร้างระบบการพิมพ์ในช่วงวิกฤติแล้ว ฝ่ายบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจของบริษัท โดยเฉพาะฝ่ายไอทีและฝ่ายปฏิบัติการก็จะสามารถไปให้ความสำคัญกับการตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าและพนักงานได้ และไม่ต้องปรับปรุงเซิร์ฟเวอร์ในการพิมพ์ 

ข้อที่ 4: ลดค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติการ 

เทคโนโลยีเครือข่ายที่ติดตั้งในสถานที่ปฏิบัติการอย่างเซิร์ฟเวอร์การพิมพ์นี้ มีค่าใช้จ่ายสูงมาก ทั้งค่าใช้จ่ายของตัวอุปกรณ์เอง ค่าใช้จ่ายเรื่องซอฟต์แวร์และอุปกรณ์ต่างๆ ที่ต้องใช้ในการทำงานของเครื่องพิมพ์  รวมถึงแอปพลิเคชันป้องกันไวรัส และแอปพลิเคชันด้านความปลอดภัยของเครือข่ายในอุปกรณ์ของผู้ใช้ นอกจากนี้ ยังมีค่าบำรุงรักษารายปี และค่าบริการอีก ซึ่งจริงๆ แล้ว ค่าใช้จ่ายทั้งหมดนี้ก็ยังสามารถเพิ่มขึ้นได้อีกเรื่อยๆ 

ระบบการพิมพ์ผ่านคลาวด์จะช่วยกำจัดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ไปได้แทบทั้งหมด โดยขึ้นอยู่กับบริการที่คุณเลือก บางรูปแบบ อาจจะกำจัดไปได้ทั้งหมด โดยการแทนที่ด้วยการจ่ายค่าธรรมเนียมรายเดือนแทน 

จากประสบการณ์ของเรา หลายบริษัทพบว่าค่าใช้จ่ายรายเดือนแบบนี้มีมูลค่าน้อยกว่าหรือพอๆ กับต้นทุนและค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ (CAPEX และ OPEX) ทั้งหมดรวมกัน ทั้งค่าจัดการฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ บริการ และอื่นๆ ที่ใช้สำหรับจัดการระบบการพิมพ์รูปแบบเดิม 

นอกจากค่าใช้จ่ายในการจัดการจะลดลงแล้ว งบประมาณทั้งหมดยังถูกรวบเป็นก้อนเดียวแบบตายตัวอีกด้วย 

ข้อที่ 5: สามารถเข้าถึงข้อมูลที่มีประโยชน์ และเต็มไปด้วยข้อมูลเชิงลึกได้ 

ระบบการพิมพ์จำนวนมากเป็นเหมือนแพลตฟอร์มบริการที่มีเครื่องมือที่ช่วยในการวิเคราะห์และรายงานผล โดยแปลงข้อมูลที่ใช้ในการพิมพ์มาเป็นข้อมูลที่มีประโยชน์ อีกทั้งยังมีแดชบอร์ดสำหรับรายงานผลที่เข้าใจได้ง่ายที่รวบรวมข้อมูลเชิงลึกไว้ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเข้ามาดู และเป็นการลดภาระงานของแผนกไอทีในการดึงรายงานจากระบบ 

บริการบางอย่าง เช่น RICOH Analytics for Print เป็นบริการขั้นสูงสำหรับให้คำปรึกษาในกรณีที่ลูกค้าต้องการข้อมูลที่รวบรวมและประมวลผลจากงานพิมพ์ แต่เป็นงานยากสำหรับฝ่ายไอที ฝ่ายปฏิบัติการ หรือฝ่ายการเงินที่จะหาข้อมูลพวกนี้มาได้ 

แล้วข้อมูลเชิงลึกแบบไหนบ้างที่พบได้จากข้อมูลในงานพิมพ์ 

จริงๆ แล้วก็ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการข้อมูลแบบไหน มีทั้งจำนวนงานพิมพ์ การใช้วัสดุสิ้นเปลืองต่างๆ และรูปแบบเอกสารที่พิมพ์ทั่วไป รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับรูปแบบของการพิมพ์ (พิมพ์สองด้าน หรือด้านเดียว) ช่วงเวลาการพิมพ์ในแต่ละวัน (ข้อมูลพฤติกรรม) และปริมาณการใช้พลังงาน 

ซึ่งคุณค่าที่แท้จริงไม่ได้อยู่ที่ตัวข้อมูล แต่เป็นการนำข้อมูลนี้มาใช้ในการสร้างกลยุทธ์ต่างๆ และประกอบการตัดสินใจในเรื่องการดำเนินงาน การลดค่าใช้จ่าย และช่วยให้บริษัทดำเนินการตามเป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืนได้ (SDGs) ซึ่งนั่นคือสิ่งที่เราจะพูดถึงในหัวข้อถัดไป 

ข้อที่ 6: โอกาสในการลดปริมาณก๊าซเรือนกระจก 

มีองค์กรแค่ 1 ใน 3 เท่านั้นขององค์กรทั้งหมดในสหรัฐอเมริกาที่นำกลยุทธ์เพื่อความยั่งยืนมาบังคับใช้อย่างเต็มรูปแบบ ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นการลดการใช้กระดาษ จากแบบสำรวจของ Quocirca ในปี พ.ศ. 2565 ที่จัดทำขึ้นกับบริษัททางด้านไอทีกว่า 212 แห่ง ซึ่งมีพนักงานกว่า 500 คน ผลลัพธ์ คือ บริษัท 74% มีแผนที่จะลดปริมาณการใช้กระดาษลงให้ได้ 30% หรือมากกว่านั้น ภายในปี พ.ศ. 2567 

หากใช้ระบบการพิมพ์ผ่านคลาวด์ ผู้ใช้จะสามารถควบคุมปริมาณการใช้กระดาษได้ และยังมีตัวช่วยวิเคราะห์แบบเรียลไทม์ ที่แสดงให้เห็นว่า ในอนาคตจะสามารถลดปริมาณการใช้กระดาษอย่างไรได้บ้าง สำหรับบริษัทต่างๆ ในการเลือกเทคโนโลยีการพิมพ์ที่ยั่งยืน พวกเขามักพิจารณาจากประสิทธิภาพในการใช้พลังงาน (41%) ทางเลือกหมึกพิมพ์และโทนเนอร์ที่ยั่งยืน (39%) และใบรับรองด้านสิ่งแวดล้อม (35%) หากบริษัทมีเป้าหมายเรื่องความยั่งยืน 

ริโก้มุ่งมั่นพัฒนาเพื่อความยั่งยืนสำหรับอนาคต โดยสนับสนุนเป้าหมายการพัฒนาอย่างยั่งยืน (SDGs) ซึ่งเป็นแม่แบบในการพัฒนาทั่วโลก เพื่ออนาคตที่ยั่งยืนกว่าสำหรับทุกคน องค์กรของเราก็ดำเนินการตามแม่แบบนี้เช่นกัน ทั้งในด้าน Prosperity (เศรษฐกิจ) People (สังคม) และ Planet (สิ่งแวดล้อม) 

หากคุณกำลังมองหาวิธีการในการลดปริมาณการพิมพ์ของคุณลงมากกว่าการแค่ย้ายไปอยู่บนคลาวด์ บางทีบริการจัดการงานพิมพ์ของเราอาจช่วยได้ เพราะเป็นบริการที่สามารถจัดให้ตามขนาดขององค์กร พร้อมสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับคุณ ด้วยค่าใช้จ่ายรายเดือนตามจำนวนผู้ใช้งาน เพื่อสร้างการเติบโตไปพร้อมกับองค์กรของคุณ 

ที่มา:  RICOH USA