เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยระบบอัตโนมัติ

Process Automation ถูกมองว่าเป็นแนวคิดสำหรับองค์กรขนาดใหญ่เท่านั้น ซึ่งก็เข้าใจได้ เพราะยิ่งองค์กรมีขนาดใหญ่เท่าไร กระบวนการทำงานที่จำเจอย่าง งานเอกสาร เอกสารธุรกรรมการเงิน การแจ้งเตือนทางอีเมล และงานยิบย่อยอื่นๆ ก็มากขึ้นเท่านั้น  

โซลูชันที่ช่วยจัดการกระบวนการทำงานก็มักจะถูกมองว่าราคาแพงและการใช้งานซับซ้อน คุณอาจเคยได้ยินว่าต้องใช้พนักงานไอทีและผู้ให้คำปรึกษาจำนวนมากในการดูแลระบบประมวลผลกลางขนาดใหญ่ ซึ่งมีเพียงแค่องค์กรใหญ่ๆ เท่านั้นที่มีเงินพอให้ลงทุนกับเรื่องนี้ แล้วตักตวงผลประโยชน์ที่ได้จากการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน 

แต่ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีทำให้กระบวนการทางธุรกิจ Workflow Automation และ Content Management พัฒนาขึ้น ในปัจจุบัน องค์กรขนาดเล็กก็สามารถเลือกเปลี่ยนการทำงานบางจุดให้เป็นอัตโนมัติได้ โดยไม่ต้องลงทุนในราคาสูงเกินไป 

คุณควรมองย้อนไปดูสัดส่วนระยะเวลาทำงานของพนักงาน แล้วจะเห็นว่างานที่ซ้ำซากกินเวลาการทำงานไปมาก เมื่อระบุกระบวนการทำงานที่ซ้ำซากและทำให้กระบวนการนั้นๆ เป็นอัตโนมัติได้แล้ว คุณจะสามารถประหยัดเวลาการทำงาน ให้ทีมโฟกัสกับงานด้านกลยุทธ์ได้เต็มที่ และลดความผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์ได้ 

และคุณควรเริ่มเปลี่ยนระบบการทำงาน 3 ด้านนี้ให้เป็นอัตโนมัติก่อน 

1. การเงินและบัญชี 

   พนักงานการเงินเสียเวลามากมายไปกับการจัดการธุรกรรมการเงินขององค์กร ทั้งการชำระใบแจ้งหนี้ การอนุมัติใบแจ้งราคา และการจัดการกับกระบวนการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งเป็นการเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ พวกเขาควรได้ใช้เวลาไปกับการใช้ความเชี่ยวชาญของตัวเองในการหากลยุทธ์ผลักดันธุรกิจให้เติบโตหรือหาทางประหยัดรายจ่าย แทนที่จะวุ่นกับเอกสารงานบัญชีกองพะเนิน 
   
   ปัญหาอีกส่วนหนึ่งคือ การทำงานเอกสารใช้ระยะเวลานานมาก อย่างไรก็ตาม องค์กรจำนวนมากยังคงพึ่งพาเอกสารกระดาษในกระบวนการทางธุรกิจสำคัญๆ โดยเทคโนโลยีอย่างโซลูชันรายงานบัญชีดิจิทัลอาจช่วยคุณได้ ด้วยโซลูชันนี้ ทีมของคุณสามารถสแกนใบแจ้งราคาเข้าสู่ระบบและไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตัวเองอีกต่อไป 
   
   

2. ทรัพยากรบุคคล 

   ฝ่ายทรัพยากรบุคคลในหลายๆ องค์กรก็เสียเวลาไปกับงานยิบย่อยเช่นเดียวกับฝ่ายการเงิน ทั้งการดูแลพนักงานใหม่ การประเมินการทำงาน และการจัดการข้อมูลพนักงาน ล้วนเป็นงานที่กินเวลาการทำงานอื่นๆ ที่ต้องอาศัยความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านไป 
   
   ด้วยแบบฟอร์มดิจิทัล, Document Management, Content Management, Process Automation และเครื่องมืออื่นๆ คุณสามารถปลดปล่อยพนักงานให้เป็นอิสระจากงานเหล่านี้ แล้วให้พวกเขาได้โฟกัสกับ “บุคลากร” ซึ่งเป็นความรับผิดชอบหลักและทรัพยากรที่สำคัญที่สุดในองค์กร เมื่อแบบฟอร์มและเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัล บุคลากรก็จะประหยัดเวลาในการติดต่อพูดคุยกับพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลด้วย 
   
   สุดท้ายนี้ Workflow Automation, Content Management และการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล ทำให้องค์กรจัดเก็บและจัดการข้อมูลของบุคลากรได้อย่างง่ายดายและปลอดภัย โดยที่ไม่ต้องปวดหัวกับการอนุมัติต่างๆ อีกต่อไป 
   
   

3. การจัดการเอกสาร 

   เราได้ยกตัวอย่างแบบเฉพาะเจาะจงสายงานไปแล้วใน 2 ข้อที่ผ่านมา แต่การจัดการเอกสารเป็นประเด็นที่ส่งผลกระทบต่อทุกคนในองค์กร การจัดการเอกสารอาจไม่ใช่จุดที่ต้องการการปรับปรุงอย่างเร่งด่วน เพราะคุณอาจมีวิธีจัดการข้อมูลที่ดีอยู่แล้วก็ได้ 
   
   แต่ความท้าทายสำหรับหลายๆ บริษัท คือ กระบวนการจัดการกับเอกสารไม่เข้ากับวิถีการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไป พนักงานต้องสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญจากที่ไหนก็ได้ ซึ่งอาจเป็นเรื่องที่พูดง่ายแต่ทำยาก หากข้อมูลยังอยู่ในตู้เก็บเอกสารหรือเครือข่ายภายในองค์กร 
   
   โซลูชัน Document Management จะช่วยให้พนักงานเข้าถึงไฟล์ที่ต้องการในเวลาที่จำเป็นต้องใช้งานได้ ส่วนเทคโนโลยีอย่าง Content Management และ Workflow Automation จะช่วยลดปัญหาในระหว่างการพัฒนาระบบและเสนอแนวทางตรวจสอบเมื่อเกิดความผิดพลาดขึ้น 
   
   หากคุณควบคุมการจัดส่งเอกสารในองค์กรได้ ธุรกิจก็จะปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ ทุกวันนี้ คุณสามารถใช้งาน Workflow Automation โดยไม่ต้องลงทุนมหาศาล และเราสามารถช่วยคุณระบุว่าควรลงทุนที่จุดไหน เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดกลับมา 

ที่มา:  RICOH USA