แนวทางสำหรับการทำงานในอนาคต

อนาคตของการทำงานได้เปลี่ยนแปลงไป

ในช่วงฤดูใบไม้ผลิปีพ.ศ. 2562 การคิดและวางแผนถึงการทำงานในอนาคตต้องวางเป็นกลยุทธ์ ทุกวันนี้ การกำหนดแนวปฏิบัติสำหรับ “การทำงานในอนาคต” และนำมาบังคับใช้จริง เป็นสิ่งที่จำเป็นต้องทำเพื่อความอยู่รอดสำหรับทุกองค์กรและธุรกิจ

ความเร่งรีบสำหรับประเด็นนี้ยิ่งใหญ่มากเสียจนกลายเป็นประเด็นสำคัญสำหรับบริษัทที่ปรึกษาอันดับต้นๆ ของโลก McKinsey และ Deloitte ได้ศึกษา สำรวจ และแลกเปลี่ยนความเห็นกันในประเด็นนี้ และเมื่อไม่นานมานี้ Gartner เพิ่งปล่อยรายงานฉบับหนึ่งออกมา กล่าวถึงหนึ่งในสภาพแวดล้อมการทำงาน “ในอนาคต” ที่เป็นที่ยอมรับกันทั่วไป คือ การทำงานแบบไฮบริด

ความเป็นจริงทั่วไปของโลกธุรกิจทุกวันนี้ คือ เราต้องพร้อมปรับตัวตามสถานการณ์ ต้องคอยตรวจสอบกระบวนการทำงานอยู่เสมอ โดยตรวจสอบวิธีการที่ใช้สื่อสาร ทำงานร่วมกัน และแชร์ข้อมูลซึ่งกันและกัน และแน่นอนว่า ประเด็นเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล ถือเป็นประเด็นสำคัญลำดับต้นๆ

กระบวนการทำงาน เทคโนโลยี และบริการที่ดีที่สุด ล้วนแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร ขึ้นอยู่กับโมเดลการทำงานที่แต่ละบริษัทเลือกใช้

ซึ่งแนวทางปฏิบัติในบทความนี้ มีจุดมุ่งหมายเพื่อ:

• ตอบคำถามเรื่องสไตล์การทำงานและสภาพแวดล้อมในออฟฟิศที่แตกต่างกัน
• แบ่งปันแนวคิด เคล็ดลับ และแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดจากบริษัทชั้นนำในอุตสาหกรรม
• ช่วยเหลือคุณตลอดกระบวนการนี้ ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้น หรือกำลังพยายามหาทางผ่านอุปสรรคของโลกที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลานี้

อนาคตในการทำงานจะเป็นอย่างไร

Gartner กล่าวไว้ว่า “องค์กรต่างๆ ทั่วโลกพยายามจะให้พนักงานกลับมาทำงานที่ออฟฟิศ แต่พนักงานเรียกร้องขอการปรับตัวตามสถานการณ์ ในการทำงานตามเดิม”

หรือก็คือ อนาคตในการทำงานสามารถอธิบายได้ด้วยคำนี้นี่แหละ – การปรับตัวตามสถานการณ์

การปรับตัวตามสถานการณ์ในการทำงานสร้างสิ่งที่เรียกว่า การทำงานแบบไฮบริด เพราะบางครั้งพนักงานก็ทำงานในออฟฟิศ บางครั้งก็ไม่ใช่ พนักงานบางคนจำเป็นต้องทำงานในออฟฟิศมากกว่า ขณะที่บางคนก็อาจทำงานจากที่บ้านมากกว่า

ซึ่งโมเดลการทำงานรูปแบบนี้ก็มีข้อดีอยู่ เช่น คุณจะมีตัวเลือกในการหาพนักงานที่มีความสามารถมากขึ้น เมื่อคุณสามารถจ้างคนจากที่ไหนก็ได้ในโลก

แต่โมเดลนี้ก็มีความท้าทายอยู่เช่นกัน

ความท้าทายของโมเดลการทำงานแบบไฮบริด

สิ่งที่เกี่ยวข้องกับโมเดลการทำงานแบบไฮบริดทำให้เกิดความท้าทายสำหรับองค์กรอยู่หลายประเด็น

• ความปลอดภัย เรื่องนี้ดูจะเป็นประเด็นด่วนที่สุด เพราะพนักงานที่ทำงานจากนอกออฟฟิศ ก็ถือว่าอยู่นอกขอบเขคความปลอดภัยของเครือข่ายที่ตั้งไว้ ทำให้ความปลอดภัยไม่ได้จำกัดอยู่แค่ในเครือข่ายอีกต่อไป แต่ต้องเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลทั้งในเครือข่ายและในอุปกรณ์ปลายทาง
• การจัดการบริการและโครงสร้างระบบไอที บริษัทหลายแห่งไม่ได้มีการขยายทีมไอทีของบริษัทมากนักเมื่อพนักงานทำงานที่ออฟฟิศเป็นหลัก แต่เมื่อพนักงานทำงานจากคนละที่กัน แม้แต่ทีมไอทีที่เก่งที่สุดก็ยังต้องปาดเหงื่อ
• ขั้นตอนการทำงาน เมื่อพนักงานทำงานจากคนละที่ การทำงานโดยใช้แผ่นกระดาษก็ใช้ไม่ได้อีกต่อไป กระบวนการทำงานผ่านระบบดิจิทัลกลายเป็นสิ่งที่ช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการสื่อสาร แต่การรับมือ อนุมัติ จัดเก็บ และการสร้างความปลอดภัยให้กับเอกสารดิจิทัลถือเป็นความรับผิดชอบอันใหญ่หลวงของบริษัท หากกระบวนการทำงานยังเหมือนเดิมกับที่เคยทำตอนใช้กระดาษ เช่น การส่งเอกสารหรือข้อมูลผ่านอีเมล ทำให้เกิดสำเนาขึ้นมากมายในอุปกรณ์ปลายทางต่างๆ ซึ่งก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยอย่างมาก หากพนักงานยังไม่คุ้นเคยกับการจัดการกับสิ่งเหล่านี้
• การสื่อสารผ่านจดหมาย คุณจะส่งจดหมายให้พนักงานที่ไม่ได้อยู่ในออฟฟิศได้อย่างไร
• การทำงานร่วมกัน พนักงาน คู่ค้า และผู้ขาย ล้วนต้องการช่องทางในการแชร์ไอเดีย ทำงานเอกสาร และแก้ปัญหา ซึ่งการประชุมผ่านวีดิโอจะใช้ได้ก็ต่อเมื่อคุณต้องการคุย และ/หรือ นำเสนองานเท่านั้น แต่หากทีมงานของคุณจำเป็นต้องทำงานร่วมกันในรูปแบบที่ต้องการความร่วมมือกันมากกว่านั้น เช่น ทำงานเอกสารเดียวกันพร้อมกัน คุณก็อาจต้องใช้ทางเลือกอื่น
• การมีส่วนร่วมกันระหว่างพนักงาน พนักงานมีโอกาศในการปฏิสัมพันธ์และพูดคุยกันน้อยลง ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญในการสร้างทีมและหาทางแก้ปัญหา
• การจัดการและดูแลสถานที่ทำงาน ความกังวลด้านสุขภาพและความปลอดภัยที่เกิดขึ้นใหม่เป็นสิ่งที่เปลี่ยนแปลงการจัดการสถานที่ทำงานไป ทำให้ต้องมีการวางแผนและบริหารจัดการมากกว่าเดิม

ความท้าทาย 7 อย่างที่กล่าวไปนี้เป็นเพียงตัวอย่างที่องค์กรหลายแห่งกำลังเผชิญอยู่เท่านั้น คุณอาจพบอุปสรรคอื่นๆ ที่เฉพาะเจาะจงสำหรับธุรกิจของคุณ ซึ่งเป็นผลมาจากโลกทุกวันนี้ที่ต้องการการปรับตัวตามสถานการณ์มากขึ้น

ในการพัฒนาโมเดลการทำงานที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณมากที่สุด และระบุความท้าทายที่จะเกิดขึ้น อย่างแรก คุณต้องหาให้เจอก่อนว่าโมเดลการทำงานแบบไหนที่เหมาะกับความต้องการในการทำธุรกิจของคุณมากที่สุด

สภาพแวดล้อมในการทำงาน “ในอนาคต” 4 รูปแบบ

Gartner ได้ระบุสภาพแวดล้อมในการทำงาน 4 รูปแบบที่กำลังเป็นที่นิยม ไว้ในรายงานที่ออกมาช่วงก่อนหน้าของปีนี้ ดังนี้

• ทำงานในออฟฟิศ
• ทำงานแบบไฮบริด โดยพนักงานทำงานจากในออฟฟิศ และจากระยะไกลด้วย
• ทำงานจากระยะไกล โดยพนักงานทำงานจากสถานที่อื่น ไม่ว่าจะด้วยความจำเป็นหรือเลือกเองก็ตาม และการเข้าออฟฟิศพร้อมหน้ากันจะค่อนข้างน้อย
• ทำงานแบบไร้พรมแดน คือ รูปแบบที่พนักงานอาจอาศัยอยู่ในประเทศอื่น

ไม่ว่ารูปแบบไหนจะเหมาะกับคุณมากที่สุด อย่างไรอนาคตก็ต้องเป็นที่ทำงานแบบดิจิทัลแน่นอน

แนวคิดเรื่องที่ทำงานแบบดิจิทัลมีมาสักพักแล้ว แต่คำอธิบายของมันยังมีหลากหลาย โดยมักขึ้นอยู่กับมุมมองของแต่ละองค์กรในการระบุ ตัวอย่างเช่น

• เครื่องมือในการบริหารจัดการขั้นตอนการทำงานและการทำงานเป็นทีม อาจอธิบายที่ทำงานแบบดิจิทัลว่าเป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้ทำงานได้สำเร็จ
• คุณอาจมองว่าเป็นตัวแทนของที่ทำงานแบบที่จับต้องได้ ในรูปแบบดิจิทัล
• ที่ปรึกษาทางธุรกิจอาจอธิบายประเด็นนี้ โดยกล่าวถึงประโยชน์ที่ได้รับ

เรานิยามที่ทำงานแบบดิจิทัลว่าเป็น “การนำผู้คนมารวมกัน โดยใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี เพื่อให้สามารถสื่อสารกันได้แบบเบ็ดเสร็จในที่เดียวและปลอดภัย เพิ่มประสิทธิภาพของพนักงาน และเพิ่มข้อได้เปรียบในการแข่งขัน เพื่อสร้างประสบการณ์ไร้รอยต่อให้กับพนักงานและลูกค้าของบริษัท เพิ่มความคล่องตัวของธุรกิจ และขับเคลื่อนธุรกิจไปข้างหน้า”

ในความเป็นจริง ที่ทำงานแบบดิจิทัลช่วยลดกระบวนการแบบเดิมที่ใช้กระดาษเป็นหลัก และแทนที่ด้วยเอกสารและการสื่อสารผ่านระบบดิจิทัลแทน รวมถึงทำให้การทำงานจากที่ไหนก็ได้เป็นไปได้จริง

และสำหรับทุกวันนี้ สิ่งนี้นี่เอง คือ สภาพแวดล้อมในการทำงานที่องค์กรทุกรูปแบบกำลังมองว่าเป็นสิ่งจำเป็นอยู่พอสมควร

ลองจินตนาการถึงสถานที่ทำงานของคุณดูใหม่

ตอนนี้ที่ทำงานของคุณเป็นแบบไหน

มันอาจดูแตกต่างจากที่เคยเป็นในช่วงต้นปีพ.ศ. 2563 มากอยู่ ซึ่งคำถามที่เกี่ยวข้องกับประเด็นนี้ที่สุดอาจเป็น

แล้วพรุ่งนี้ ที่ทำงานของคุณจะเป็นอย่างไร

ถ้าคุณกำลังอ่านบทความนี้อยู่ ก็หมายความว่าคุณอาจกำลังหาไอเดียบางอย่างอยู่ มั่นใจได้เลยว่า คุณไม่ได้เป็นคนเดียวนะ ที่ปรึกษาบริการด้านสถานที่ทำงานของเราทำงานร่วมกับธุรกิจมากมายหลายขนาด ในหลายธุรกิจ เพื่อช่วยพวกเขาออกแบบและนำโซลูชันต่างๆ มาใช้เพื่อระบุความต้องการจำเพาะของบริษัท

ความเป็นจริงง่ายๆ เลย คือ เราต้องลองจินตนาการถึงสถานที่ทำงานของเราดูใหม่ โดยอาจเริ่มจากการถามคำถามบางอย่าง เช่น

• ฉันต้องการพื้นที่ในออฟฟิศให้พนักงานมากเท่าเดิมไหม
  
• พนักงานจะแชร์และส่งข้อมูลทางธุรกิจได้อย่างไร
• จะทำอย่างไรให้มั่นใจว่าลูกค้าจะได้รับประสบการณ์ที่มีคุณภาพ เมื่อพนักงานทำงานจากคนละที่

คำถามพวกนี้อาจเป็นคำถามระดับสูง แต่ก็เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี หากคุณต้องการเริ่มลองจินตนาการดูใหม่ว่าสถานที่ทำงานของคุณจะเป็นอย่างไร

เคล็ดลับในการสร้างสถานที่ทำงานแบบไฮบริด

มีปัจจัยหลายอย่างที่เป็นตัวกำหนดว่าที่ทำงานแบบไฮบริดของคุณจะหน้าตาเป็นอย่างไร แต่ต่อให้รายละเอียดจะต่างกัน กระบวนการก็ยังเหมือนกันอยู่ดี โดยคุณต้องทำดังนี้

• ระบุความต้องการ
• กำหนดกิจกรรมทางธุรกิจที่สำคัญ
• จัดลำดับความสำคัญและประเมินกระบวนการทำงาน
• เลือก “เครื่องมือ” ที่ช่วยให้ทีมของคุณตอบโจทย์ลูกค้าได้

4 ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่ค่อนข้างทั่วไป ต่อไปนี้ เราจะมาดูรายละเอียดของแต่ละข้อกันว่าต้องทำอย่างไรบ้าง

ระบุความต้องการ

ความต้องการนี้รวมถึงความต้องการของทั้งลูกค้าและพนักงานของคุณด้วย ทั้งสองอย่างล้วนเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณา ลูกค้าคือเหตุผลที่คุณทำธุรกิจ แต่พนักงานคือสิ่งที่ทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินต่อไปได้ ตัวธุรกิจเองก็มีความต้องการที่ต้องพิจารณาเช่นกัน และคุณอาจต้องพิจารณาความต้องการของผู้ขายและคู่ค้าของคุณด้วย เคล็ดลับ คือ:

• ถามลูกค้าถึงอุปสรรคอันดับต้นๆ ของพวกเขา และรับฟัง
• รับฟังความเห็นจากพนักงาน เกี่ยวกับอุปสรรคของพวกเขา และสิ่งที่เขาต้องการสำหรับสภาพแวดล้อมในการทำงาน
• รวบรวมความเห็นจากลูกค้าและพนักงาน จากนั้นถามคำถามเพื่อแบ่งแยกความต้องการทางธุรกิจ บันทึกคำตอบไว้ และลองพิจารณาดูว่าความต้องการเหล่านั้น มีสิ่งไหนที่ตรงกับการดำเนินงานปัจจุบันของบริษัทบ้าง โดยเฉพาะสิ่งที่เกี่ยวข้องกับทรัพย์สิน และอสังหาริมทรัพย์ และประเมินว่ามีสิ่งใดที่ต้องเปลี่ยนเพื่อรองรับความต้องการใหม่ที่เกิดขึ้น

กำหนดกิจกรรมทางธุรกิจที่สำคัญ

ในขั้นตอนนี้ คุณต้องระบุว่ากิจกรรมใดบ้างที่ทำให้ธุรกิจของคุณ “ดำเนินต่อไปได้”

เคล็ดลับ คือ:

• สร้างรายการกิจกรรมทางธุรกิจ
• กำหนดความสำคัญของแต่ละรายการ
• เน้นสิ่งที่จะได้รับผลกระทบมากที่สุดจากการเปลี่ยนโมเดลการทำงานเป็นแบบไฮบริด

สิ่งที่คุณระบุในขั้นตอนนี้จะส่งผลสำคัญต่อขั้นตอนต่อไป

จัดลำดับความสำคัญและประเมินกระบวนการทำงาน

กิจกรรมทุกอย่างล้วนมีกระบวนการที่ต้องทำอยู่เบื้องหลัง เมื่อพิจารณากิจกรรมทางธุรกิจที่สำคัญของคุณ คุณอาจต้องเลือกสิ่งที่สำคัญที่สุดและได้รับผลกระทบมากที่สุดจากการเปลี่ยนแปลงวิธีการและสถานที่ทำงาน เพราะประเด็นเหล่านี้จะเป็นสิ่งสำคัญลำดับแรกที่คุณต้องจัดการ

สร้างกระบวนการไร้รอยต่อ หรืออย่างน้อย ก็ปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เป็นเรื่องสำคัญต่อทั้งประสิทธิภาพและความปลอดภัยของข้อมูล ซึ่งล้วนส่งผลกระทบต่อลูกค้าของคุณทั้งสิ้น

เคล็ดลับ คือ:

• นี่อาจเป็นขั้นตอนที่ยากที่สุด คุณอาจค้นพบว่า คุณจำเป็นต้องคิดถึงวิธีการทำงานใหม่ อย่างน้อยก็ในบางส่วนของธุรกิจ

เลือกเครื่องมือที่ช่วยให้ทีมของคุณตอบโจทย์ลูกค้าได้

ที่ทำงานแบบไฮบริดของคุณควรตอบโจทย์ลูกค้าและทำให้พนักงานมีส่วนร่วมและมีประสิทธิภาพอยู่เสมอ โดยยังคงทำให้พนักงานสามารถปรับตัวตามสถานการณ์ได้อย่างที่ต้องการ เพื่อจัดการชีวิตของพวกเขาเองด้วย

โชคดีที่ปัจจุบันมีทรัพยากรมากมายที่ช่วยคุณได้ในด้านนี้ ซึ่งรวมไปถึงเทคโนโลยีที่จำเป็นเพื่อช่วยให้โมเดลการทำงานแบบไฮบริดของคุณมีประสิทธิภาพ

บริษัทหลายแห่ง อย่างริโก้เอง ก็มีเทคโนโลยีทางธุรกิจต่างๆ โดยเฉพาะ ระบบอัตโนมัติในกระบวนการทำงาน (Workflow Automation) ระบบจัดการเอกสาร (Document Management) และบริการทางดิจิทัล (Digital Services) ที่สามารถช่วยได้

Gartner ไม่ได้ลงนามรับรองผู้ขาย ผลิตภัณฑ์ หรือบริการใดๆ ที่กล่าวถึงไว้ในงานวิจัยที่ตีพิมพ์ของเขา และไม่ได้แนะนำให้ผู้ใช้เทคโนโลยีของเขาเลือกใช้เฉพาะผู้ขายที่มีคะแนนสูงสุด หรือมีตำแหน่งอื่นๆ งานวิจัยที่ตีพิมพ์ของ Gartner ประกอบไปด้วยความคิดเห็นของหน่วยงานวิจัยของ Gartner และไม่ควรนำไปอ้างว่าเป็นความจริง Gartner ขอปฏิเสธการรับรอง การสื่อสาร และการสื่อเป็นนัยใดๆ ก็ตามที่เกี่ยวข้องกับงานวิจัยนี้ ซึ่งรวมไปถึงการรับประกันโดยผู้ขายใดๆ หรือความเหมาะสมสำหรับวัตถุประสงค์เฉพาะ GARTNER เป็นเครื่องหมายการค้าและบริการที่ขึ้นทะเบียนแล้วของ Gartner, Inc. และ/หรือ บริษัทในเครือในสหรัฐอเมริกาและทั่วโลก และถูกนำมาใช้ในบทความนี้ โดยได้รับอนุญาตแล้ว สงวนลิขสิทธิ์

ที่มา:  RICOH USA