9 ข้อดีของ Digital Workplace

Digital Workplace เป็นเทรนด์การทำงานมาสักระยะหนึ่งแล้ว และในช่วงหลายปีที่ผ่านมา การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตความเร็วสูงแบบไร้สายมีความน่าเชื่อถือและถูกใช้อย่างแพร่หลาย ทำให้การเข้าถึงเครื่องมือและแอปพลิเคชันทางธุรกิจไม่ใช่ปัญหาอีกต่อไป 

หลายๆ บริษัทเริ่มปรับตัวเป็น Digital Workplace มาหลายปีแล้ว Covid-19 เป็นแค่ตัวเร่งปฏิกิริยาให้ทุกคนอ้าแขนรับ Digital Workplace อย่างเลี่ยงไม่ได้ 

ความก้าวหน้าของเทคโนโลยี Cloud ทำให้ข้อมูลมหาศาลอยู่เพียงปลายนิ้ว ให้การเข้าถึงข้อมูลง่ายขึ้น เร็วขึ้น และน่าเชื่อถือขึ้น แถมระบบอัตโนมัติยังทำให้พนักงานเป็นอิสระจากการทำงานบางอย่าง แล้วไปโฟกัสกับงานที่จำเป็นอื่นๆ 

นี่เป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น Digital Workplace ยังมีข้อดีอีกถึง 9 ข้อ 

9 ข้อดีของ Digital Workplace 

1. ทำงานร่วมกันได้จากทุกที่ 

   พนักงานสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ โดยที่ยังรู้สึกใกล้ชิดกัน และสามารถดำเนินการโปรเจกต์จนเสร็จลุล่วง 
   
   การประมวลผลและจัดเก็บข้อมูลบน Cloud ทำให้เข้าถึงข้อมูลได้ตามต้องการ ให้การสื่อสารทั้งภายในและภายนอกราบรื่นภายใต้การเชื่อมโยงและส่งต่อข้อมูลอย่างเป็นระบบ โดยการเชื่อมต่อข้อมูลที่ปลอดภัยจะช่วยปกป้องข้อมูลและพนักงาน ในขณะเดียวกัน กระบวนการจัดเก็บข้อมูลที่เข้าใจง่าย จะทำให้กระบวนการทำงานเดินหน้าต่อไปอย่างมั่นคง 
   
   

2. เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า 

   แม้ว่าโลกจะตกอยู่ในสถานการณ์การแพร่ระบาด ลูกค้ายังคงมีความคาดหวังต่อสินค้าและบริการสูง 
   
   หากมีเครื่องมือที่เหมาะสม แม้ว่าพนักงานจะทำงานจากทางไกล ก็การันตีได้ว่าลูกค้าจะได้รับการบริการอย่างดีที่สุด เราพบว่า บริษัทต่างๆ เริ่มประสบความสำเร็จในการฝึกอบรมพนักงานผ่านระบบอัตโนมัติ ใช้เว็บไซต์ Self-service และเสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์ด้วยกัน 
   
   ระบบประมวลผลบน Cloud และระบบ Document Management ช่วยให้ผู้ใช้งานเข้าถึงเอกสารได้ทันที เมื่อการดึงข้อมูลลูกค้ากินระยะเวลาน้อยลง ก็สามารถโต้ตอบกับลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว  
   
   ส่วนเครือข่ายอัตโนมัติสามารถช่วยเหลือลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ในขณะเดียวกัน เว็บไซต์ Self-service ก็เอื้อให้ลูกค้าได้ควบคุมกระบวนการต่างๆ ที่จะส่งผลกระทบโดยตรงต่อตัวพวกเขาเองได้ 
   
   

3. เพิ่มตัวเลือกการทำงานทางไกล 

   การทำงานจากระยะไกลเข้ามาเปลี่ยนโครงสร้างพนักงานและวิถีชีวิตของพนักงานทั่วโลก พนักงานจำนวนมากรายงานว่าพวกเขาชอบทำงานทางไกลมากกว่าทำงานในออฟฟิศแบบเดิม 
   
   การทำงานจากระยะไกลช่วยให้ประหยัดเวลาการเดินทางบนท้องถนน และพนักงานทางไกลพบว่าพวกเขาได้ใช้เวลาไปกับเรื่องสำคัญอื่นๆ นอกเหนือจากเรื่องงาน เช่น ใช้เวลาว่างกับครอบครัว พวกเขายังรู้สึกว่าได้เติมเต็มชีวิตมากขึ้น สุขภาพจิตที่ดีนี้สะท้อนออกมาผ่านการทำงานที่มีประสิทธิภาพ 
   
   

4. ปรับให้พนักงานมีความคล่องตัวมากขึ้น 

   ระบบดิจิทัลช่วยเพิ่มความคล่องตัวได้ บริษัทที่วางรากฐาน Digital Workspace เป็นอย่างดีจะสามารถปรับตัวตามสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันได้ง่ายขึ้น 
   
   Digital Workplace ทำให้พนักงานสามารถสื่อสารกันได้อย่างรวดเร็วทันใจ ซึ่งหมายความว่าจะแม้พนักงานจะอยู่ห่างไกลกัน ก็แก้ปัญหาได้แบบเรียลไทม์ เปิดโอกาสให้ประสานงานกันอย่างคล่องตัว พัฒนาความพึงพอใจของลูกค้า และเพิ่มรายได้ของบริษัท 
   
   

5. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน 

   การทำงานทางไกลและไฮบริดมีส่วนอย่างมากต่อประสิทธิภาพการทำงานที่ดี เนื่องจากทำให้พนักงานมีส่วนรับผิดชอบงานมากขึ้น และรู้สึกว่าตนเองเป็นส่วนหนึ่งของความสำเร็จในบริษัท ซึ่งกระตุ้นให้พวกเขาทุ่มเทกับงานเพื่อบรรลุเป้าหมาย 
   
   การพัฒนาโมเดล Digital Workplace ให้เข้มแข็งและยืดหยุ่น จึงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้เป็นอย่างดี 
   
   นอกจากนี้ Digital Workplace ยังใช้ระบบคอมพิวเตอร์ที่เรียนรู้ด้วยตนเองเข้ามาช่วยให้การทำงานที่จำเจกลายเป็นอัตโนมัติ พนักงานจะได้ไม่ต้องพะวงกับงานประเภทนี้อีกต่อไป เทคโนโลยีอัตโนมัติยังสามารถประมวลผลข้อมูลและเอกสารได้อย่างรวดเร็ว แล้วส่งต่อไปอัปโหลดเก็บไว้บน Cloud ได้ทันที ทำให้พนักงานทำงานเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น 
   
   

6. ช่วยสรรหาผู้มีความสามารถ 

   ทุกบริษัทล้วนแสวงหาพนักงานที่ดีเลิศ แต่ในออฟฟิศแบบดั้งเดิมที่ยึดติดกับสถานที่ บริษัทถูกจำกัดให้จ้างพนักงานภายในพื้นที่ใกล้เคียง แม้แต่บริษัทที่มีหลายสาขาก็อาจพลาดการจ้างงานคนที่มีความสามารถ เนื่องด้วยข้อจำกัดด้านภูมิศาสตร์ 
   
   แต่โมเดลการทำงานทางไกลและไฮบริดผลักดันให้บริษัทต่างๆ สามารถเอื้อมถึงคนที่มีความสามารถจากทั่วประเทศหรือแม้แต่ทั่วโลก  
   
   และด้วยเครื่องมือสื่อสารดิจิทัลที่เหมาะสม การเชื่อมโยงกันระหว่างพนักงานจากทั่วทุกมุมโลกจะไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป 
   
   

7. ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ 

   Digital Workplace ไม่จำเป็นต้องใช้อุปกรณ์หรือวัสดุสิ้นเปลือง อย่างเช่น กระดาษ โทนเนอร์ และอุปกรณ์ในออฟฟิศอื่นๆ รวมถึงสำนักงานใหญ่ พื้นที่ทำงานจริง และค่าน้ำค่าไฟที่จะตามมา ผลก็คือ ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการจะลดลงเป็นอย่างมาก 
   
   

8. เพิ่มพูนรายได้ 

   เมื่อเข้าสู่ Digital Workplace ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการจะลดลง ประกอบกับประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น บริษัทก็จะมีรายได้เพิ่มขึ้น และพร้อมบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ 
   
   

9. สานสัมพันธ์พนักงาน 

   บางคนอาจรู้สึกกลัวว่า Digital Workspace จะทำลายหัวใจสำคัญของวัฒนธรรมองค์กร และทำให้พนักงานรู้สึกห่างเหินต่อพนักงานคนอื่นและต่อตัวบริษัทด้วย 
   
   แต่คนทำงานแบบดิจิทัลกลับรายงานว่า รู้สึกพึงพอใจกับความสัมพันธ์ต่อเพื่อนร่วมงานและการทำงาน นอกจากนี้ ยังเต็มใจจะอยู่ทำงานกับบริษัทที่มอบความยืดหยุ่นระหว่างชีวิตทำงานและชีวิตส่วนตัว 
   
   หากบริษัทไม่ต้องกังวลกับจำนวนพนักงานที่ลดลง ก็สามารถเริ่มวางเป้าหมายการเติบโตทางธุรกิจได้อย่างมั่นใจ 
   
   ทำไมต้องเลือก Digital Workplace?   
   
   Digital Workplace มีคุณประโยชน์มากมาย ทั้งทำให้พนักงานมีความสุขและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ค่าใช้จ่ายด้านการปฏิบัติการต่างๆ ลดลง รายได้ของบริษัทเพิ่มขึ้น ลูกค้าพึงพอใจยิ่งขึ้น งานที่ได้มีคุณภาพ และวัฒนธรรมองค์กรเข้มแข็งขึ้น แม้ว่าพนักงานจะอยู่ห่างไกลกัน   
   
   ข้อได้เปรียบอีกอย่างของ Digital Workplace หรือสถานที่ทำงานเสมือน คือ สิ่งนี้คืออนาคตของการทำงาน ที่คุณสามารถจับต้องได้แล้วตั้งแต่ตอนนี้  

ที่มา:  RICOH USA