8 วิธีเลิกใช้กระดาษอย่างมีประสิทธิภาพ

คุณยังคงใช้เอกสารในรูปแบบกระดาษอยู่ไหม?  

หากคำตอบของคุณคือ "ใช่ บ้างในบางกรณี" คุณไม่ใช่คนเดียว เพราะมากกว่า 58% ของธุรกิจในสหรัฐอเมริกาก็ยังคงใช้เอกสารกระดาษสำหรับกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญ

ในสภาพแวดล้อมที่พนักงานเกือบครึ่งหนึ่งทำงานทางไกลอย่างน้อย 50% ของเวลาทั้งหมด การใช้เอกสารกระดาษอาจเป็นอุปสรรคต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการทำงาน การเก็บเอกสารไว้ในตู้สามารถก่อให้เกิดความล่าช้าได้: 

• ความพยายามในการขายอาจได้รับผลกระทบ เนื่องจากการตอบกลับที่ล่าช้า ส่งผลเสียต่อภาพลักษณ์ขององค์กร  
• ความล่าช้าในการบริการลูกค้าสร้างความไม่พอใจให้กับลูกค้า  
• เวลาว่างของพนักงานเพิ่มขึ้นอย่างมากในขณะที่รอข้อมูลที่จำเป็นต่อการดำเนินงานต่อไป 

อย่างไรก็ตามการใช้กระดาษก็ยังมีประโยชน์อยู่บ้าง ดังที่เห็นได้จากกระดาษที่ยังถูกใช้อย่างต่อเนื่องเพราะเป็นวิธีจัดเก็บและสื่อสารข้อมูลได้ดีที่สุด ในขณะที่สิ่งนี้อาจฟังดูแปลกสำหรับโลกที่เต็มไปด้วยอุปกรณ์เคลื่อนที่ แอปพลิเคชันบนคลาวด์ และการทำงานแบบดิจิทัล แต่การใช้กระดาษของเรากลับเปิดเผยความจริงพื้นฐานที่ว่า – ข้อมูลส่วนมากยังคงซ่อนอยู่แม้ว่าเราจะพยายามสุดความสามารถแค่ไหนก็ตาม 

หากเราต้องการบรรลุเป้าหมายการใช้ข้อมูลที่สามารถเคลื่อนที่ได้อย่างแท้จริงและทิ้งนิสัยการใช้กระดาษ เราจำเป็นต้องทำลายกำแพงเหล่านี้และทำให้ข้อมูลเข้าถึงได้ทั่วทั้งองค์กร 

เพื่อที่จะทำเช่นนี้ เราต้องเริ่มด้วย 8 ขั้นตอนพื้นฐานต่อไปนี้ ซึ่งจะช่วยให้คุณเข้าใจเหตุผลที่ยังใช้กระดาษอยู่ รวมถึงค้นหาโอกาสที่จะเปลี่ยนแปลงและลดการใช้กระดาษอย่างมีประสิทธิภาพ 

1. เข้าใจกระบวนการใช้เอกสาร 
   
   เพื่อทำความเข้าใจกระบวนการใช้กระดาษในองค์กร ในแผนกต่างๆ หรือแม้กระทั่งในระดับพนักงาน ให้ลองถามคำถามเหล่านี้: 
   • มีเอกสารกระดาษเข้ามาที่สำนักงานของเรามากไหม (เช่น ใบแจ้งราคาสินค้า รายงานการเงิน ฯลฯ) หรือเรามีการผลิตและส่งออกเอกสารกระดาษจำนวนมากไหม? 
   • เอกสารกระดาษถูกส่งต่อภายในสำนักงานอย่างไร? มีการใช้เพื่อการสื่อสารระหว่างแผนกไหม? 
   • เราจัดเก็บและบันทึกเอกสารอะไรบ้าง? 
   • เราเก็บเอกสารไว้ที่ไหน? 
   • เราใช้เอกสารกระดาษเพื่อดึงข้อมูลบ่อยแค่ไหน? 
   • ข้อมูลและข่าวสารใดในเอกสารที่ทำให้เอกสารเหล่านี้สำคัญ? 
     
     
   คำตอบของคำถามเหล่านี้จะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของการใช้และการจัดการของเอกสาร ในขณะที่คุณตอบคำถามเหล่านี้ คุณสามารถขุดลึกลงไปในแต่ละคำตอบโดยการถามต่อว่า “ทำไม?” 
   
    
2. ขอความคิดเห็นจากพนักงาน 
   
   ในขณะที่ประเมินการใช้เอกสารกระดาษ ให้สอบถามความคิดเห็นจากพนักงาน พนักงานจำนวนมาก โดยเฉพาะคนที่ใช้กระดาษในทุกวันอาจมีข้อเสนอแนะเกี่ยวกับวิธีลดการใช้กระดาษ พนักงานหลายคนยังมีความกระตือรือร้นที่จะสนับสนุนการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมและอาจยินดีเป็นผู้นำในการสร้างกระบวนการใหม่เพื่อลดหรือเลิกใช้กระดาษในองค์กร 
   
   เช่นเดียวกับที่คุณรู้วิธีที่ดีที่สุดในการช่วยเหลือลูกค้า คู่ค้าด้านโซลูชันก็มีความเชี่ยวชาญในการทำความเข้าใจการใช้กระดาษของคุณ เทคโนโลยีที่มีอยู่ และวิธีปรับแต่งให้เข้ากับสภาพแวดล้อมของคุณได้ 
   
    
3. แยกแยะความจำเป็นในการใช้กระดาษกับการทำงานแบบเดิม 
   
   เมื่อคุณเข้าใจกระบวนการใช้เอกสารกระดาษในองค์กรแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการแยกความต้องการออกจากโอกาส กระบวนการที่ใช้กระดาษจำนวนมากยังคงมีอยู่ในปัจจุบัน ไม่ใช่เพราะเราต้องการใช้กระดาษ แต่เป็นเพราะเมื่อกระบวนการเหล่านั้นถูกพัฒนาขึ้น เทคโนโลยีที่มีอยู่ในขณะนั้นยังไม่ให้ผลตอบแทนการลงทุน (ROI) ที่คุ้มค่าพอที่จะเปลี่ยนมาใช้ระบบดิจิทัล 
   
   แน่นอนว่าในบางกรณี อาจมีความจำเป็นต้องเก็บบันทึกในรูปแบบกระดาษ ซึ่งก็เป็นสิ่งที่ต้องทำ แต่ข้อมูลในบันทึกเหล่านั้นไม่ควรเป็นอุปสรรคต่อการขาย การบริการลูกค้า หรือการทำงานของพนักงาน
   
   ระบบจัดการเอกสารอย่าง DocuWare สามารถสแกนเอกสารและมอบสิทธิการเข้าถึงไฟล์ให้บุคคลที่เหมาะสม เพื่อลำดับการทำงานผ่านการใช้เทคโนโลยีในการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล
   
   ขั้นตอนนี้อาจกลายเป็นอุปสรรคสำหรับหลายองค์กร เมื่อคุณได้ร่วมประชุมกับทีม ประเมินการใช้กระดาษ และพิจารณาว่าจุดไหนจำเป็นต้องใช้กระดาษและจุดไหนที่สามารถปรับเพื่อให้เป็นระบบไร้กระดาษได้ ซึ่งทำให้คุณเผชิญกับคำถามว่า: 
   
   เทคโนโลยีที่มีอยู่นั้นสามารถตอบสนองความต้องการเฉพาะของเราได้ไหม? 
   
   ในฐานะผู้เชี่ยวชาญในธุรกิจหลักของคุณเอง คุณอาจไม่สามารถตอบคำถามนี้ได้โดยทันที และเพื่อทำการตัดสินใจต่อไป คุณมี 3 ทางเลือก: 
   
   1. ไม่ทำอะไรเลย 
   2. ค้นหาเทคโนโลยีที่อาจช่วยได้ (ออนไลน์ ถามเพื่อน ฯลฯ) 
   3. ค้นหาคู่ค้าด้านโซลูชันที่สามารถช่วยคุณหาเทคโนโลยีและโซลูชันที่เหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ 
      
      จากสามทางเลือกนี้ ข้อที่สามจะมอบความรวดเร็ว ประสิทธิภาพ และการเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกจากผู้เชี่ยวชาญได้ดีที่สุด เช่นเดียวกับที่คุณรู้วิธีที่ดีที่สุดในการช่วยลูกค้า ซึ่งคู่ค้าด้านโซลูชันมีความเชี่ยวชาญในการทำความเข้าใจการใช้กระดาษ เทคโนโลยีที่มีอยู่ และวิธีการปรับแต่งให้เข้ากับสภาพแวดล้อมของคุณ 
      
      
4. ตั้งเป้าหมาย S.M.A.R.T.
   
   เมื่อคุณระบุโอกาสในการลดหรือเลิกใช้กระบวนการที่ใช้กระดาษแล้ว คุณจำเป็นต้องตั้งเป้าหมายให้กับโอกาสนั้น โดยใช้วิธีการตั้งเป้าหมายแบบ SMART (Specific เจาะจง – Measurable วัดผลได้ – Achievable ทำได้จริง – Relevant มีความสำคัญ – Time-bound กำหนดเวลาชัดเจน) จะสร้างความรับผิดชอบและช่วยให้ทีมของคุณมีความมุ่งมั่นและก้าวไปข้างหน้า 
   
    
5. ส่งเสริมการใช้ระบบไร้กระดาษ
   
   คุณสามารถส่งเสริมการดำเนินงานแบบไร้กระดาษได้หลายวิธี: 
   • ใช้อีเมลและโปรแกรมส่งข้อความในการสื่อสาร 
   • แชร์และทำงานร่วมกันบน PowerPoint, PDF และเอกสารประเภทอื่นๆ ผ่านโฟลเดอร์ที่แชร์ออนไลน์หรือระบบจัดการคอนเทนต์ 
   • ใช้ช่องทางที่ง่ายต่อการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นแบบดิจิทัล 
     
     
   และแน่นอน คุณและหัวหน้าโครงการของคุณควรเป็นตัวอย่างและสนับสนุนข้อดีของการเปลี่ยนแปลงนี้ สำหรับแนวคิดในการเปลี่ยนผ่านไปสู่ระบบไร้กระดาษ สามารถอ่านเพิ่มเติมได้จาก "Going Paperless in 90 Days: A Step-by-Step Guide" 
   
   
6. สร้างกลยุทธ์สำรองข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ 
   
   เอกสารดิจิทัลมีข้อได้เปรียบกว่าเอกสารกระดาษอยู่ประการหนึ่ง หากเอกสารกระดาษถูกทำลาย (ไม่ว่าจะด้วยไฟ น้ำ หรือเหตุผลอื่นๆ) เอกสารเหล่านั้นจะสูญหายไป แต่เอกสารดิจิทัลสามารถสำรองข้อมูล ทำสำเนา และจัดเก็บไว้ได้เพื่อให้มั่นใจว่าสามารถกู้ข้อมูลกลับมาได้ตลอดเวลา  
   
   อย่างไรก็ตามกุญแจสำคัญคือคุณต้องมีกลยุทธ์สำรองข้อมูลที่มั่นคง คุณสามารถเลือกใช้บริการจัดการกู้คืนข้อมูลจากภัยพิบัติ (Disaster-Recovery-as-a-Service) อย่างเต็มรูปแบบ บันทึกลงเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร หรือใช้ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแผนของคุณ ปัจจุบันธุรกิจจำนวนมากหันมาใช้การเก็บข้อมูลบนคลาวด์สำหรับการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ศูนย์ข้อมูลที่ปลอดภัย การเข้ารหัส และความก้าวหน้าด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ทำให้การสำรองข้อมูลบนคลาวด์เป็นเรื่องง่ายและคุ้มค่า 
   
   
7. รับฟังความคิดเห็น 
   
   ในกระบวนการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบไร้กระดาษ อย่าลืมที่จะรับฟังความคิดเห็นจากพนักงาน การปฏิบัติตามกระบวนการบริหารการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นระบบจะช่วยให้คุณได้รับฟีดแบ็กที่สามารถระบุโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น  
   
   ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงใดก็ตาม มักต้องเผชิญกับการต่อต้านอย่างรุนแรง หากต้องการสร้างการเปลี่ยนแปลงอย่างไร้อุปสรรคกีดขวาง สามารถอ่านบทความของเราเรื่อง “3 ปัญหาการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่พบบ่อยที่สุด” 
   
   
8. ค่อยๆ ปรับตัวทีละขั้นตอน 
   
   การเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานจะได้ผลดีที่สุดเมื่อทุกคนร่วมมือกัน ในบางกรณีการเปลี่ยนแปลงอย่างฉับพลันอาจสร้างความไม่พอใจให้กับพนักงาน เมื่อความไม่พอใจนี้ผสมโรงกับการถูกบังคับให้ต้องเรียนรู้กระบวนการใหม่ๆ อาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง ซึ่งตรงกันข้ามกับเหตุผลที่คุณต้องการเปลี่ยนไปสู่ระบบไร้กระดาษ  
   
   การเปลี่ยนแปลงทีละเล็กละน้อยและการเปลี่ยนแปลงในแต่ละขั้นที่ชัดเจนจะช่วยให้การปรับตัวเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว และนำไปสู่การเปลี่ยนผ่านที่ราบรื่น  
   
   สร้างระบบไร้กระดาษเชิงบวก   
   
   แม้เอกสารกระดาษยังคงมีบทบาทอยู่บ้าง แต่ในสภาพแวดล้อมการทำงานดิจิทัลในปัจจุบัน ส่งผลให้กระบวนการที่ใช้กระดาษนั้นอาจส่งผลกระทบเชิงลบทั้งต่อประสบการณ์ของลูกค้าและพนักงาน 
   
   • สำหรับลูกค้า: ข้อมูลและข่าวสารที่เก็บในรูปแบบกระดาษทำให้การโต้ตอบในการบริการลูกค้าล่าช้า บริษัทที่ทำข้อมูลเหล่านี้เป็นรูปแบบดิจิทัลก็จะได้เปรียบกว่าในการแข่งขัน  
   • สำหรับพนักงาน: การใช้กระดาษสร้างความท้าทายมากขึ้นกว่าเดิม โดยเฉพาะในช่วงที่พนักงานทำงานนอกสถานที่และทำงานทางไกลมากขึ้น เวลาที่ใช้ในการสแกนและสื่อสารทางเอกสารกระดาษส่งผลต่อความรวดเร็วของการขาย การบริการลูกค้า และประสิทธิภาพในการทำงาน สิ่งนี้อาจนำไปสู่ความไม่พอใจ ความท้อแท้ และการขาดการมีส่วนร่วม  
     
     
   จากประสบการณ์ของเรา ธุรกิจที่นำขั้นตอนการทำงานแบบไร้กระดาษเข้ามาใช้มักจะให้ผลลัพธ์ที่ดีในเรื่องประสิทธิภาพ รายได้ และความสามารถในการทำกำไร 

หากคุณยังคงใช้กระดาษและคิดว่าตอนนี้อาจเป็นเวลาที่เหมาะสมในการตรวจสอบขั้นตอนการทำงานของเอกสารกระดาษและเริ่มต้นสู่ระบบไร้กระดาษ ติดต่อเราได้เลย ทีมผู้เชี่ยวชาญของเราพร้อมให้คำปรึกษาและช่วยคุณปรับแต่งโซลูชันที่ตอบโจทย์ความต้องการเฉพาะของธุรกิจคุณ

Source:  RICOH USA