7 เป้าหมายของการจัดการข้อมูลระดับองค์กร

ข้อมูลเป็นตัวหล่อเลี้ยงธุรกิจ เอกสารและเนื้อหาในทุกรูปแบบมีไว้เพื่อจัดการและสื่อสารออกไป ซึ่งวิธีการที่ข้อมูลนั้นจะถูกค้นพบ เข้าถึง เคลื่อนที่ และจัดเก็บเป็นตัวกำหนดวัตถุประสงค์ขั้นต้นในการพัฒนากลยุทธ์การจัดการข้อมูลองค์กรของคุณ

เป้าหมายของกลยุทธ์ ECM 7 ประการ

1. ปรับปรุงการเข้าถึงและการตอบสนอง

คุณเคยวางเอกสารผิดที่หรือไม่ เช่นเดียวคนทั่วไปส่วนใหญ่ คำตอบน่าจะตอบว่า ใช่ และมันก็เป็นเรื่องที่ทำให้คุณหงุดหงิดและที่แย่กว่านั้นก็คือเมื่อคุณหรือตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าของคุณหาเอกสารไม่เจอในระหว่างที่กำลังคุยอยู่กับลูกค้า

การสร้างการจัดการเอกสารและข้อมูลที่รวมศูนย์และมีโครงสร้างจะช่วยลดความเสี่ยงของเอกสารสูญหายหรือข้อมูลที่ขาดหายไป นอกจากนี้ยังทำให้มั่นใจว่าเอกสารจะพร้อมใช้งานเมื่อพนักงานของคุณต้องการ และเมื่อพนักงานได้สิ่งที่พวกเขาต้องการแล้วพวกเขาก็สามารถตอบสนองต่อลูกค้า ผู้ขาย และตอบสนองซึ่งกันและกันได้มากขึ้น

2. รองรับการทำงานนอกออฟฟิศ

เป้าหมายในข้อนี้อาจจะเป็นเรื่องใหม่ แต่มันก็อาจเป็นหนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับตอนนี้ การทำงานนั้นทำให้เกิดข้อมูลที่ถูกสร้างขึ้นมากมาย ความจริงก็คือข้อมูลส่วนใหญ่ในปัจจุบันถูกสร้างขึ้นและจัดเก็บแบบดิจิทัล ทำให้เหมาะสำหรับพนักงานที่ทำงานนอกออฟฟิศ

ปัญหาก็คือการทำให้ข้อมูลทั้งหมดนั้นปลอดภัย ถูกจัดเป็นระเบียบ และเข้าถึงได้ ระบบการจัดการข้อมูลองค์กรจะใช้กระบวนการ เครื่องมือ และระบบที่จำเป็นเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านั้น เปลี่ยนทุกที่ให้เป็นสถานที่ทำงานของคุณ ด้วยการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตและการเชื่อมต่อ VPN พนักงานที่ได้รับอนุญาตที่จะสามารถเข้าถึงเอกสาร ข้อมูล และเนื้อหาอื่นๆ เพื่อใช้ทำงาน ตรวจสอบ หรืออนุมัติ ทำให้เวิร์กโฟลว์ดิจิทัลเกิดการเคลื่อนไหว

3. เปลี่ยนต้นทุนการจัดการเอกสารและการจัดการข้อมูลเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

ตู้เก็บเอกสาร กระดาษ และสื่อทางกายภาพอื่นๆ ที่ใช้เพื่อผลิตข้อมูลและจัดเก็บนั้นต้องใช้งบประมาณจำนวนมาก แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์โดยเฉพาะแพลตฟอร์มคลาวด์มักจะเรียกเก็บค่าใช้จ่ายในรูปแบบค่าดำเนินการซึ่งนั่นหมายถึงค่าใช้จ่ายล่วงหน้าและอุปสรรคต่อการใช้งานที่ต่ำลงอย่างมากนั่นเอง

4. ลดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเอกสาร

การสร้างและจัดเก็บเอกสารและข้อมูลอื่นๆ นั้นมาพร้อมกับค่าใช้จ่าย การผลิตข้อมูลที่จับต้องได้ทางกายภาพนั้นต้องใช้สื่อและวัสดุการพิมพ์ และยังต้องใช้เวลาในการพิสูจน์อักษรและจัดเตรียมข้อมูลเหล่านั้นไปไว้ที่ที่ต้องการ

นอกจากนั้นคุณยังต้องเตรียมพื้นที่และอุปกรณ์จัดเก็บเอกสาร เช่น ตู้เอกสารหรือกล่องเพื่อใช้จัดเก็บ และสำหรับองค์กรแล้วนั้นอาจต้องใช้พื้นที่มากในการจัดเก็บและการจัดเก็บเอกสารนอกสถานที่ก็มีราคาสูง การเรียกเอกสารโดยเฉพาะอย่างยิ่งเอกสารที่เก็บไว้นอกสถานที่ต้องใช้เวลา และการใช้บริการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบุคคลจากภายนอกนั้นมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

และถึงแม้ว่าขั้นตอนการสร้างและจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบนี้จะลงตัวสำหรับคุณแล้ว แต่ด้วยเทคโนโลยีในปัจจุบันก็ทำให้การทำงานในรูปแบบนี้เป็นภาระต่อการบริการลูกค้าและความคล่องตัวทางธุรกิจ การจัดเก็บเอกสารดิจิทัลแบบที่ไม่มีโครงสร้างอาจจะเข้ามาแก้ไขบางส่วน แต่มันก็มาพร้อมกับข้อเสียบางอย่าง ตัวอย่างเช่น คุณเคยมีปัญหาในการค้นหาเอกสารหรือไม่ ส่วนใหญ่แล้วหลายคนล้วนต้องเคยเจอปัญหานี้และมักจะคิดว่ามันจะไม่เป็น

ปัญหาเช่นนี้แน่ๆ ถ้าเราจัดเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษตั้งแต่แรก การจัดการข้อมูลองค์กรจะช่วยสร้างโครงสร้าง ควบคุม และรวมศูนย์ข้อมูลของคุณ ขจัดปัญหาต่างๆ

5. ปรับปรุงและสร้างเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัว

ปัจจุบันกระดาษหรือสื่อทางกายภาพอื่นๆ นั้นเคลื่อนที่ได้อย่างเชื่องช้า องค์กรต่างๆ นั้นรู้ดีว่าเวิร์กโฟลว์แบบดิจิทัลและอัตโนมัติที่มีโครงสร้างจะช่วยให้ตอบสนองต่อคำขอของลูกค้าได้เร็วขึ้น ช่วยเพิ่มความเร็วในการทำธุรกิจ ระบบการจัดการข้อมูลซึ่งรวมถึงเครื่องมือเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติช่วยทำให้ธุรกิจทำงานได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น พนักงานสามารถทำงานให้เสร็จได้จากทุกที่โดยที่ไม่ต้องเคลื่อนย้ายเอกสาร

ระบบส่วนใหญ่ช่วยให้องค์กรสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์สำหรับกระบวนการทำงานแบบซ้ำๆ เช่น AP/AR แต่บางระบบก็มีเวิร์กโฟลว์ที่พร้อมใช้งานทันทีเลยเช่นกัน และระบบส่วนใหญ่ยังอนุญาตให้สร้างเวิร์กโฟลว์เฉพาะกิจ เพิ่มความคล่องตัวที่ธุรกิจสามารถใช้ประโยชน์ได้

6. เพิ่มผลผลิตของพนักงาน

เอกสารนั้นประสิทธิภาพการทำงาน เมื่อเอกสารเหล่านั้นจำเป็นต้องถูกส่งต่อจาก PC เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่งและอยู่ในระบบที่ขาดการเชื่อมต่อ การต้องรอไฟล์เอกสารนั้นทำให้เกิดดาวน์ไทม์

การรวมศูนย์ การควบคุมการเข้าถึง และโครงสร้างที่มาจากการจัดการข้อมูลขององค์กรช่วยขจัดอุปสรรคด้านประสิทธิภาพการทำงาน ด้วยการกำจัดการเคลื่อนย้ายเอกสารทางกายภาพ พนักงานจะสามารถเรียกถึง จัดการ และจัดเก็บเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งหลายๆ ระบบก็ยังมีการทำงานแบบแคปเจอร์อัตโนมัติที่จะช่วยภาระงานอย่างการกรอกข้อมูลได้อีกด้วย นอกจากนี้การจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดในรูปแบบดิจิทัลไว้ในที่เดียวยังช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม

7. รับรองความต่อเนื่องทางธุรกิจ

การจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัลนั้นสามารถแบ็กอัปข้อมูลได้อย่างง่ายดาย โซลูชันคลาวด์แบ็กอัปและบริการกู้คืนข้อมูลจากความเสียหาย (Disaster-Recovery-as-a-Service หรือ DRaaS) ยังทำให้ง่ายต่อการจัดเก็บเนื้อหาที่ถูกแบ็กอัปไว้นอกสถานที่ บริการและแพลตฟอร์มคลาวด์เหล่านี้ช่วยให้บริษัทมีการรับประกันความพร้อมในการทำงาน ซึ่งหมายความว่าเนื้อหาและข้อมูลของคุณไม่เพียงแต่จะถูกแบ็กอัปไว้เท่านั้น แต่ยังรับประกันว่าจะพร้อมใช้งานอีกด้วย

ในโลกที่การทำงานนอกออฟฟิศนั้นกลายเป็นบรรทัดฐานใหม่ การรับประกันความพร้อมในการทำงานด้วยวิธีการเหล่านี้จะช่วยให้บรรลุเป้าหมายความต่อเนื่องทางธุรกิจ

ที่มา : https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/what-is-enterprise-content-management