ข้อดี 5 ประการ ในการสร้างความได้เปรียบคู่แข่งด้วยระบบจัดการคอนเทนต์ผ่านคลาวด์

ถ้าพนักงานจากหลายแผนกต่างเข้าถึงและแบ่งปันข้อมูลระหว่างกันโดยปราศจากระบบจัดการเอกสารจากศูนย์กลางแล้ว ก็มักจะเผชิญกับปัญหาข้อมูลซ้ำซ้อนและการจัดเก็บไฟล์ที่ไร้ระเบียบ จนนำไปสู่ภาวะคอขวดของการสื่อสารข้อมูล เพิ่มความเสี่ยงต่อความปลอดภัย รวมทั้งเพิ่มค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็นได้

นอกจากนี้ ฝ่ายไอทียังต้องรับภาระหนักเกี่ยวกับการแก้ไขปัญหาการจัดการคอนเทนต์ภายในองค์กร โดยเฉพาะการใช้เวลารับสายจากพนักงานที่เกี่ยวข้องเพื่อแก้ไขปัญหา และการเฝ้าดูแลรักษาเซิร์ฟเวอร์ต่างๆ ซึ่งขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ไม่ได้ประสิทธิภาพเหล่านี้ย่อมนำไปสู่การสูญเสียโอกาสในการแข่งขัน และเป็นตัวถ่วงทรัพยากรที่ควรนำไปใช้กับกิจกรรมอื่นๆ ที่ช่วยให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจได้มากกว่า

ดังนั้น RICOH จึงแนะนำ 5 แนวทางในการจัดการปัญหาการแบ่งปันข้อมูลภายในองค์กร รวมทั้งสร้างความได้เปรียบคู่แข่งด้วยการย้ายระบบจัดการคอนเทนต์ขึ้นไปอยู่บนคลาวด์ไว้ดังนี้

1. ประหยัดงบประมาณเพื่อนำเงินไปใช้กับกิจกรรมอื่นที่เป็นประโยชน์แทน ด้วยการหันมาใช้ระบบจัดการเอกสารที่ลงทุนต่ำ
   การหันมาเก็บข้อมูลบนคลาวด์แทนนั้น ช่วยลดความจำเป็นที่ต้องเก็บข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ที่อยู่ภายในดาต้าเซ็นเตอร์ขององค์กรทำให้ประหยัดเงินที่ต้องลงทุนกับเครื่องเซิร์ฟเวอร์ รวมทั้งค่าเช่าพื้นที่ตั้งเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรด้วย
   โซลูชันบนคลาวด์นั้นใช้เงินลงทุนต่ำกว่าโซลูชันทางกายภาพที่ตั้งภายในสำนักงานเนื่องจากไม่จำเป็นต้องลงทุนกับฮาร์ดแวร์ หรือแม้แต่การบำรุงรักษาทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ทำให้บริการผ่านคลาวด์เป็นทางเลือกที่ฉลาดสำหรับธุรกิจทุกขนาด อีกทั้งยังไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการคอยติดตามอัปเดตระบบ, เฝ้าตรวจสอบสถานะเซิร์ฟเวอร์เก็บข้อมูล, หรือแม้แต่การอัพเกรดระบบตามความต้องการที่เปลี่ยนไป เนื่องจากผู้ให้บริการจะรับผิดชอบค่าใช้จ่ายด้านการบำรุงรักษาและลงทุนด้านฮาร์ดแวร์แทน เปิดโอกาสให้คุณสามารถจัดสรรงบประมาณไปใช้กับกิจกรรมอื่นตามวัตถุประสงค์ทางธุรกิจได้มากขึ้น
2. ยกระดับความสามารถในการทำงาน และประสานงาน ด้วยการสร้างความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล
   ถ้าไม่สามารถอัพโหลดหรือเรียกดูเอกสารจากอุปกรณ์อย่างสมาร์ทโฟน, แล็ปท็อป, หรือแท็บเล็ตได้แล้ว กระบวนการจัดการข้อมูลย่อมช้ากว่าที่ควรจะเป็นโดยเฉพาะเมื่อพนักงานกำลังเดินทาง หรือทำงานในบริเวณห่างไกล ดังนั้น การเพิ่มความสามารถให้พนักงานแบ่งปันความคิดเห็น และทำงานให้เสร็จได้จากทุกที่ทุกเวลาผ่านคลาวด์ที่เข้าถึงได้สะดวกนั้น ย่อมช่วยลดจุดบอดที่ถ่วงประสิทธิภาพของพนักงาน ที่นำไปสู่ความล่าช้าในการเข้าถึงข้อมูลได้ ทำให้เห็นความก้าวหน้าทั้งด้านนวัตกรรมและความสามารถในการทำงานมากขึ้น
   ด้วยโซลูชันผ่านคลาวด์ บริการทุกอย่างจะพร้อมให้เข้าถึงได้ผ่านเว็บเบราว์เซอร์ ช่วยอำนวยความสะดวกทั้งด้านความเรียบง่ายและประสิทธิภาพในการใช้ในหลายกรณี เช่น
   • เวลาพนักงานภายในสำนักงานสร้างเอกสาร Word ที่สามารถเข้าถึงได้ทันทีผ่านระบบจัดเก็บข้อมูลผ่านคลาวด์
   • พนักงานที่อยู่นอกสถานที่สามารถล็อกอินเข้าแพลตฟอร์มจัดการคอนเทนต์ออนไลน์ได้ผ่าน URL ที่จำได้ง่าย เพื่อเข้าไปตรวจสอบเอกสาร และแก้ไข รวมทั้งให้ความเห็นต่างๆ โดยไม่กระทบกับข้อมูลบนเอกสารต้นฉบับ
   • พนักงานของบริษัทจะได้รับการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อมีคอนเทนต์ใหม่ และพนักงานที่อยู่ทั่วทุกมุมโลกก็สามารถตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลได้
   การทำเอกสารออกมาในรูปของกระดาษที่เก็บอยู่ในแฟ้มหรือลิ้นชักทั่วสำนักงานนั้น ย่อมสร้างความยากลำบาก และใช้เวลานานในการแบ่งปันข้อมูลกับพนักงานคนอื่นในองค์กร จึงแนะนำให้หันมาใช้โซลูชันจัดการคอนเทนต์ผ่านคลาวด์ที่ช่วยให้ทีมงานสามารถแปลงข้อมูลเอกสารดังกล่าวให้อยู่ในรูปข้อมูลดิจิทัลได้ด้วยการสแกนเข้าบัญชีผู้ใช้ระบบจัดการคอนเทนต์ผ่านเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFP) หรืออุปกรณ์อื่น เพื่อให้พนักงานสามารถเข้าถึง, แบ่งปัน, และประสานงานเกี่ยวกับเอกสารเหล่านี้เพียงแค่ล็อกอินเข้าระบบ เช่นเดียวกับเอกสารดิจิทัลอื่นที่จัดเก็บไว้บนแพลตฟอร์มจัดการคอนเทนต์
3. สร้างความต่อเนื่องทางธุรกิจด้วยระบบกู้คืนข้อมูล และสร้างความปลอดภัยสำหรับข้อมูล
   ถ้าไม่มีระบบจัดการคอนเทนต์จากศูนย์กลางแล้ว บริษัทต่างๆ ก็มักเผชิญปัญหาไฟล์ข้อมูลหรือแม้แต่ตัวเอกสารในรูปกระดาษที่สร้างขึ้นมาซ้ำซ้อน จัดเก็บซ้ำๆ ไว้ตามที่ต่างๆ จากพนักงานหลายคน จนทำให้เกิดปัญหาข้อมูลล้นเกินความจำเป็น และนำไปสู่ความยากลำบากในการหาข้อมูลที่แม่นยำหรืออัปเดตล่าสุดในเวลาที่ต้องการ แต่ถ้าหันมาอัพคอนเทนต์ขึ้นคลาวด์แทนแล้ว ก็จะช่วยรักษาความถูกต้องของข้อมูลให้มีเพียงหนึ่งเดียวจากทุกแผนกได้ รวมทั้งมีรายงานแสดงกิจกรรมและความเคลื่อนไหวที่เกิดขึ้นให้สามารถติดตามและตรวจสอบความถูกต้องของการเปลี่ยนแปลงได้สะดวกและง่ายดาย ไม่ว่าจะเป็น
   • การอำนวยความสะดวกกับการทำตามระเบียบมาตรฐาน หรือกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
   • ยกระดับกระบวนการค้นหาเอกสารที่แม่นยำของฝ่ายกฎหมาย
   • ลดความผิดพลาดในเอกสารสำคัญอย่างเช่น สัญญา และเอกสารด้านภาษีต่างๆ
   เมื่อพิจารณาถึงความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจแล้ว ย่อมต้องการจัดเก็บข้อมูลให้พร้อมเข้าถึงได้ตลอด, มีเสถียรภาพ, และใช้งานได้ต่อเนื่องแม้ในภาวะที่เร่งรีบหรือคับขัน ดังนั้น การสำรองข้อมูลไว้นอกสถานที่หลายแห่งจึงมีความจำเป็นอย่างมากในกรณีที่ต้องการกู้ข้อมูล, ในด้านความปลอดภัย, และลดความเสี่ยงที่ทำให้ข้อมูลเสียหาย ในทางกลับกัน ระบบจัดเก็บข้อมูลแบบที่ตั้งอยู่ภายในองค์กรนั้นต้องใช้กำลังเจ้าหน้าที่ฝ่ายไอทีในการคอยสำรองข้อมูลและวางแผนยุทธศาสตร์การกู้ระบบด้วยตัวเอง จึงถือว่าระบบที่ทำงานผ่านคลาวด์ได้ให้ความสามารถในการกู้คืนข้อมูลในเวลาที่ต้องการได้โดยไม่รบกวนเวลาของฝ่ายไอที ทำให้สามารถทำงานและแบ่งปันความคิดเห็นได้ต่อเนื่อง ลดผลกระทบที่เกิดกับกระบวนทำงานให้เหลือน้อยที่สุดได้
4. ผสานกระบวนการจัดการข้อมูลเข้ากับแอปพลิเคชันทางธุรกิจได้อย่างต่อเนื่อง
   เนื่องจากหัวใจสำคัญของระบบจัดการคอนเทนต์ผ่านคลาวด์คือการรวมข้อมูลและเอกสารมาไว้ในศูนย์กลางเดียวกัน เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่จะเกิดกับกระบวนการจัดเก็บข้อมูล ดังนั้น ฝ่ายไอทีจึงควรพิจารณาเลือกโซลูชันจากความสามารถในการผสานการทำงานกับระบบอื่นด้วย ในอดีตนั้น ระบบการทำงานด้านต่างๆ และซอฟต์แวร์จัดการเอกสารสามารถทำงานร่วมกับแอปพลิเคชันแค่บางอย่าง หรือที่ติดตั้งอยู่ที่ไซต์งานได้แค่นั้นแต่ด้วยเทคโนโลยีคลาวด์ ทำให้ปัจจุบันสามารถเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันได้หลากหลาย แม้ว่าจะถูกติดตั้งกระจายกันหลายสถานที่ หรือทำงานบนสภาพแวดล้อมที่แตกต่างกันก็ตาม
5. เปิดโอกาสใหม่ของการเติบโตทางธุรกิจ ด้วยค่าดูแลรักษาที่ต่ำลง และระบบจัดการคอนเทนต์ที่รองรับการเติบโตในอนาคต
   การจัดการคอนเทนต์ภายในองค์กรมักทำให้เจ้าหน้าที่ด้านไอทียุ่งวุ่นวาย และกินเวลาโดยใช่เหตุ รวมทั้งยังเป็นอุปสรรคต่อการทำกิจกรรมอื่นที่สร้างสรรค์หรือสอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจได้ ไม่ว่าจะเป็น
   • การคอยนั่งรับโทรศัพท์ หรือแก้ปัญหาให้ผู้ใช้ที่เกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูล
   • การบำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์และฮาร์ดแวร์ที่เกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูล
   • การจัดการวางแผนและแก้ไขปัญหาการหยุดชะงักของระบบเนื่องจากการอัปเดตซอฟต์แวร์

ดังนั้น การมองหาโซลูชันที่ทำให้ระบบจัดการเอกสารที่เคยอยู่ภายในบริษัทเสมือนหายไปจากองค์กร ด้วยการกำจัดความต้องการด้านเซิร์ฟเวอร์จัดเก็บข้อมูลทั้งหมดภายในสำนักงานนั้นย่อมให้ประโยชน์อย่างมหาศาล เนื่องจากเปิดโอกาสให้ฝ่ายไอทีได้ใช้เวลาในการผลักดันเป้าหมายขององค์กร และสร้างสรรค์นวัตกรรมที่ช่วยส่งเสริมการเติบโตของบริษัทแทน จึงเรียกได้ว่า การมองหาโซลูชันบนคลาวด์ที่ช่วยสนับสนุนเป้าหมายเหล่านี้นับว่ามีความสำคัญมากที่สุดลำดับต้นๆ

ทั้งนี้ ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าโซลูชันที่กำลังจะเลือกนั้นไม่มีค่าใช้จ่ายอื่นแอบแฝงในภายหลัง ซึ่งการคิดค่าบริการรายเดือนในราคาถูกนั้นถือเป็นก้าวแรกของการประหยัดงบประมาณอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังควรพิจารณาการรองรับการเติบโตของธุรกิจในอนาคตว่ากระทบกับต้นทุนค่าบริการมากน้อย หรือสัมพันธ์กันอย่างไรด้วย ถ้าโซลูชันของคุณเปิดให้เพิ่มจำนวนผู้ใช้และสตอเรจได้เพียงแค่ค่อยๆ ขยับมาใช้โปรโมชั่นที่สอดคล้องกับจำนวนผู้ใช้จริงแล้ว ถือว่าคุณมาถูกทาง