5 สิ่งที่ต้องทำก่อนเปลี่ยนสถานที่ปฏิบัติงานเป็นแบบเปิดที่เน้นกิจกรรมเป็นหลัก

สถานที่ปฏิบัติงานของคุณแออัดหรือดูห่างเหินกันเกินไปหรือเปล่า อาจจถึงเวลาที่ต้องสร้างการเปลี่ยนแปลง

ที่ผ่านมาเชื่อว่าทุกคนคงทราบถึงประโยชน์ของการเปลี่ยนสภาพแวดล้อมการทำงานเป็นแบบเปิด ที่อิงตามกิจกรรมที่ทำเป็นหลักกันมาบ้างแล้ว และการทำงานแบบเปิดที่แท้จริงแล้วเป็นมากกว่าการนั่งรวมกันบนโต๊ะใหญ่ๆ แทนการนั่งแยกตามคอกเล็กๆ เลย์เอาต์สถานที่ทำงานแบบเปิดนี้จึงดูดีกว่าสไตล์สำนักงานแบบเดิม

“หากคุณต้องการให้พนักงานใส่ใจกับการเปลี่ยนแปลง คุณจะต้องอธิบายว่าทำไมถึงต้องเปลี่ยน”

สถานที่ปฏิบัติงานแบบเปิดที่อิงตามกิจกรรม หรือ Activity-based Open Workspace ที่แท้จริงนั้นคือการจัดเลย์เอาต์ให้ใช้ประโยชน์จากพื้นที่มากที่สุด เพื่อส่งเสริมการประสานงานร่วมกันระหว่างพนักงาน และอำนวยความสะดวกแก่รูปแบบการทำงานที่หลากหลาย เพื่อให้ได้ประสิทธิภาพมากที่สุด

แต่ทุกการเปลี่ยนแปลงก็ย่อมมีอุปสรรค โดยเฉพาะแรงเสียดทานจากพนักงานเดิม เช่น บางคนอาจลำบากใจที่จะต้องนั่งทำงานใกล้ชิดกับคนอื่น แต่ RICOH ก็แนะนำ 5 เคล็ดลับที่ช่วยหลบเลี่ยงหลุมพรางดังกล่าวได้ดังต่อไปนี้

1. วางแผนล่วงหน้า
   ทุกการเปลี่ยนแปลงต้องเริ่มด้วยการวางแผน ซึ่งขั้นตอนสำคัญขั้นตอนแรกนี้ก็มักถูกละเลยเป็นส่วนใหญ่ แผนที่คุณจะทำต้องครอบคลุมมากกว่าเรื่อง “โต๊ะตัวนี้จะวางตำแหน่งไหนดี”
   
   เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงนี้เป็นสิ่งที่ยิ่งใหญ่สำหรับองค์กร และคาดหวังการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเป็นหลักจากการเลือกเปลี่ยนมาใช้สภาพแวดล้อมการทำงานแบบเปิดที่อิงตามกิจกรรมที่ทำ
   
   คุณอาจจะมองปัจจัยต่างๆ แยกเป็นแต่ละประเด็น เช่น เราจะใช้พื้นที่ที่มีอยู่ให้มีประสิทธิภาพมากที่สุดได้อย่างไร เราจะอำนวยความสะดวกให้กับการทำงานแต่ละสไตล์ที่แตกต่างกันได้อย่างไร และเราจะสื่อสารกับทีมงานว่าทำไมถึงต้องเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ เป็นต้น
   แต่คุณควรที่จะพิจารณาว่าการเปลี่ยนแปลงจะส่งผลกระทบอย่างไรต่อกระบวนการและการดำเนินธุรกิจของคุณ การลองทลายกำแพงก็อาจสร้างการติดขัดกับกระบวนการทางธุรกิจของคุณในแต่ละวันได้
   
   สิ่งสำคัญ: การเปลี่ยนแปลงส่งผลกระทบต่อทุกคนแตกต่างกันออกไป สิ่งที่ดูจะเป็นการเปลี่ยนแปลงที่เล็กน้อยสำหรับคุณอาจจะเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งยิ่งใหญ่กับคนที่ทำงานอยู่ภายใต้คุณ พึงระลึกเช่นนั้นไว้ และวางแผนก่อนที่จะสร้างการเปลี่ยนแปลง
2. ให้ความสำคัญกับคน
   
   การเปลี่ยนแปลงจะเป็นไปอย่างราบรื่น ถ้าพนักงานรู้ว่าทำไมต้องเปลี่ยนแปลง และจะเปลี่ยนแปลงเมื่อไร
   
   ลองมองย้อนกลับไปตอนที่มีการเปลี่ยนแปลงในองค์กรครั้งก่อน ที่ได้ยินพนักงานบ่นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง และผลกระทบที่เกิดขึ้นทั้งกับตัวคุณและองค์กร ซึ่งส่วนใหญ่น้อยมากที่จะได้ยินในทางที่ดี แน่นอนว่าเราจำเป็นต้องป้องกันไม่ให้เหตุการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้นซ้ำรอยในองค์กร ซึ่งแม้จะยังมีบางคนที่อาจไม่เห็นด้วย แต่การเปิดอกและเผชิญหน้าอธิบายเจตนาของคุณ พร้อมทั้งเหตุผลประกอบ ก็จะสามารถลดปัญหาลงไปได้มาก
   
   ได้มีการกล่าวไว้ว่า แผนงานที่ไม่ว่าจะวางไว้ดีอย่างไรก็สูญเปล่า หากพนักงานไม่ได้รู้สึกสบายใจในสภาพแวดล้อมการทำงาน ซึ่งรวมไปถึงกลุ่ม introvert ที่อาจจะมองว่าสภาพแวดล้อมการทำงานแบบเปิดนั้นสร้างความลำบากใจให้แก่พวกเขา หากเป็นในกรณีเช่นนี้ สิ่งที่สำคัญคือ การจัดทางเลือกในการทำงานที่หลากหลายเพื่อรองรับความแตกต่าง
   
   การสร้างความแข็งแกร่งให้กับวัฒนธรรมองค์กรถือเป็นเรื่องสำคัญเช่นเดียวกัน ซึ่งต้องเข้าใจความต้องการเหล่านี้ ให้กลุ่มคน introvert ได้อยู่กับตัวเองโดยไม่ต้องกังวลว่าจะถูกมองเป็นพนักงานที่ไม่ดี เพราะไม่ได้มีปฏิสัมพันธ์กับคนอื่นมากเท่ากับกลุ่ม extrovert
   
   เราจำเป็นจะต้องจัดพื้นที่ให้ทุกคนในองค์กรรู้สึกสบายใจ ไม่ว่าจะมีบุคลิกหรือบทบาทใดก็ตาม
3. ออกแบบเลย์เอาต์ของสำนักงาน
   
   ทุกคนต่างทราบว่าแต่ละคนย่อมมีรูปแบบการทำงานแตกต่างกัน ยิ่งต้องมารวมอยู่ในสภาพแวดล้อมเปิดที่อิงตามกิจกรรม ที่กิจกรรมทุกอย่างต้องสามารถทำได้ในพื้นที่เดียวกัน ร่วมกับทุกคนได้พร้อมกัน ย่อมมองเห็นถึงอุปสรรคที่จะเกิดขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้จากการสัมภาษณ์ที่ปรึกษาด้านการออกแบบจาก Fast Company คุณ John Kerrigan ได้ย้ำถึงการออกแบบเลย์เอาต์ลักษณะนี้ไว้ว่า
   
   “เราจำเป็นต้องให้พื้นที่ที่ทุกคนในบริษัท ไม่ว่าจะมีบุคลิกหรือบทบาทอะไรก็ตาม รู้สึกสบายใจกันทุกคน”ผู้เชี่ยวชาญบางท่านแนะนำให้มีสถานที่ปฏิบัติงาน 6 ประเภท เช่น ที่ที่ทำงานคนเดียว ที่ที่ทำงานเป็นทีม ที่ที่หลายทีมทำงานร่วมกัน โดยในแต่ละประเภทก็จะมีทางเลือกว่าจะเป็นพื้นที่แบบเปิดหรือปิด
   
   การให้ความเป็นส่วนตัวที่เพียงพอเป็นเรื่องที่สำคัญของเลย์เอาต์สถานที่ปฏิบัติงาน งานวิจัยได้พบว่า ความรู้สึกเป็นส่วนตัวในที่ทำงานส่งผลต่อความพึงพอใจในงานและผลการปฏิบัติงานเป็นอย่างมาก แต่สถานที่ปฏิบัติงานแบบเปิดที่เน้นกิจกรรมอาจจะไปกระทบกับความเป็นส่วนตัว คุณจะมีวิธีในการสร้างความเป็นส่วนตัวอย่างไรในสภาพแวดล้อมการทำงานที่คนส่วนใหญ่ทำงานที่โต๊ะร่วมกันแทนโต๊ะของตัวเอง
   
   คำตอบง่ายๆ ก็คือ จัดพื้นที่ส่วนตัวที่พนักงานจะรู้สึกสบายใจและสามารถเก็บของส่วนตัวได้ ในขณะที่คนจำนวนมากอาจจะชอบทางเลือกที่เน้นกิจกรรม แต่เลย์เอาต๋ที่ปราศจากพื้นที่ที่ให้ความเป็นส่วนตัวแก่พนักงานก็จะไม่สร้างประสิทธิภาพให้องค์กร
4. พิจารณาความต้องการเฉพาะ
   
   ทุกสำนักงานย่อมมีความแตกต่างกัน ซึ่งสิ่งที่ทำแล้วเวิร์กในที่หนึ่งก็อาจไม่เวิร์กในอีกแห่งหนึ่งก็ได้
   
   ข้อเท็จจริงนี้ยังใช้ได้กับการทำงานข้ามฝ่ายหรือแผนก หรือระหว่างองค์กรอีกด้วย ลองพิจารณาตัวอย่างเช่น ฝ่ายบุคคลหรือแผนกจัดการเอกสารที่มีข้อบังคับกฎหมายควบคุมเคร่งครัด ที่เลย์เอาต์แบบเปิดอาจไม่เหมาะ เพราะความเป็นส่วนตัวและการรักษาความลับถือเป็นปัจจัยหลัก คุณควรที่จะใส่ใจองค์ประกอบนี้ของการทำงานในสถานที่ปฏิบัติงานที่ไม่ใช่เพียงแค่ตอบสนองความต้องการ แต่ยังพิจารณาถึงประเภทของงานที่ทำอีกด้วย
5. สร้างความมั่นใจว่าคุณได้มีการเชื่อมต่อข้อมูลอย่างเพียงพอ
   
   องค์กรเองถือเป็นสิ่งที่ซับซ้อน ประกอบด้วยหลายส่วนที่เคลื่อนไหวตลอดเวลาเพื่อนำไปสู่เป้าหมายเดียวกัน ซึ่งการจะทำให้เป้าหมายสำเร็จนั้น ข้อมูลต่างๆ จะต้องสามารถไหลเวียนได้อย่างอิสระภายในองค์กร โดยจำเป็นต้องมีเทคโนโลยีที่ช่วยเชื่อมต่อและทำงานร่วมกันทั้งภายในและภายนอกสำนักงาน เพื่อให้ได้ประสิทธิภาพมากที่สุด
   
   สถานที่ปฏิบัติงานเป็นสถานที่ที่กลุ่มพนักงานสามารถเข้าถึง แบ่งปัน และพูดคุยในด้านข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญ และเป็นสถานที่ที่พนักงานสามารถเชื่อมต่อและทำงานร่วมกัน เป็นสถานที่ที่พนักงาน เทคโนโลยี และข้อมูลต่างผสานเข้าด้วยกัน และด้วยสถานที่ปฏิบัติงานที่เหมาะสม คุณสามารถที่จะทำงานร่วมกันได้ทั่วทั้งองค์กร
   
   เพียงแค่ให้พนักงานของคุณเป็นทัพหน้า ในขณะที่เปลี่ยนเลย์เอาต์ของสำนักงานใหม่ และปฏิบัติตามกฎ 5 ข้อง่ายๆ นี้ คุณก็จะได้ประโยชน์มากขึ้นจากสถานที่ปฏิบัติงานแบบเปิดนี้