5 ขั้นตอนในการปรับปรุงการจัดการข้อมูลขององค์กร

ประโยชน์มหาศาลของการจัดการข้อมูล

ข้อมูลจาก IDC ระบุว่าโดยเฉลี่ยแล้วพนักงานจะสามารถค้นหาข้อมูลที่พวกเขาต้องการได้เพียง 56% ของเวลาทั้งหมด และพวกเขาใช้เวลาเกือบ 36 % ในการค้นหาข้อมูลเหล่านั้น

แย่ไปกว่านั้นคือ การศึกษาจาก PwC พบว่า 96% ของธุรกิจต่างๆ ไม่สามารถปลดล็อกศักยภาพของข้อมูลอย่างเต็มที่ กว่า 40 % ของธุรกิจในการศึกษานี้กล่าวว่าพวกเขาได้รับผลประโยชน์เพียงเล็กน้อยจากข้อมูลของพวกเขา ในขณะที่ 23% กล่าวว่าพวกเขาไม่ได้รับประโยชน์อะไรจากข้อมูลเลย หากคุณมีการจัดการข้อมูลที่ดี มันสามารถเปลี่ยนองค์กรของคุณให้เป็นองค์กรที่ทำงานอย่างคล่องตัวซึ่งจะช่วยพัฒนาผลิตภัณฑ์ที่ลูกค้าต้องการและก้าวสู่ตลาดได้รวดเร็วกว่าคู่แข่ง และเพื่อให้ได้ผลลัพธ์เช่นนั้นคุณจะต้องปลดล็อกข้อมูล กล่าวคือการนำข้อมูลเหล่านั้นออกมาจากไซโล สร้างระบบที่แข็งแกร่งเพื่อจัดการข้อมูลเหล่านั้น

วิธีจัดการกับข้อมูลภายในองค์กร

หลายองค์กรไม่ทราบว่าควรเริ่มต้นจัดการกับข้อมูลจากที่ใด นี่คือแนวทางโดยทั่วไป

1. ตั้งค่าระบบการจัดการข้อมูลทั่วทั้งองค์กรโดยมีผู้บริหารระดับสูงที่รับผิดชอบ การ์ทเนอร์แนะนำให้คุณแต่งตั้งผู้ดูแลข้อมูลสำหรับทุกหน่วยธุรกิจเพื่อช่วยสร้างการควบคุมความเสี่ยงสำหรับข้อมูลที่พวกเขาใช้
2. ทำการตรวจสอบ (Audit) ข้อมูลของบริษัทเพื่อค้นหาว่าต้นทุนและปัญหาคอขวดมาจากที่ใด ระบบเก่าๆ ที่ตกทอดกันมาและเอกสารที่อยู่ในรูปแบบกระดาษมักจะเป็นตัวการสำคัญสำหรับเรื่องนี้ การแปลงเอกสารกระดาษให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลจะช่วยทำให้คุณสามารถเข้าถึงและค้นหาเอกสารได้ ซึ่งไม่เพียงแต่จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายและช่วยให้พนักงานเกิดประสิทธิผล แต่ยังนำไปสู่ข้อมูลทางธุรกิจเชิงลึกอีกด้วย ทุกวันนี้บริการ Capture and Conversion นั้นพร้อมให้คุณใช้งานในรูปแบบ as-a-service อย่างเช่น Intelligent Business Platform (IBP) ที่สามารถทำให้การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลและการเก็บข้อมูลง่ายขึ้นและเข้าถึงได้มากขึ้นสำหรับทุกธุรกิจ
3. กำจัดพื้นที่จัดเก็บที่ไม่จำเป็น พื้นที่จัดเก็บทั้งรูปแบบกายภาพและดิจิทัลต่างก็สร้างค่าใช้จ่ายให้คุณ คุณกำลังใช้การผสมผสานที่ลงตัวระหว่างโซลูชันในสถานที่และนอกองค์กรอยู่แล้ว หรือนี่คือเวลาที่คุณจะต้องเปลี่ยนแปลง มันไม่ใช่การทำงานเพียงครั้งเดียวแล้วจบ เทคโนโลยีนั้นก้าวหน้าอย่างรวดเร็วและคุณก็ควรจะตรวจสอบระบบของคุณเป็นประจำเพื่อดูว่าการจัดการนั้นสามารถทำได้ดีกว่านี้หรือไม่
4. ใช้การจัดการเนื้อหาระดับองค์กรหรือระบบการจัดการข้อมูลเพื่อจัดการกับข้อมูล 80-90% ที่ไร้โครงสร้างของคุณ ซึ่งนั่นรวมถึงเอกสารจาก Word และ Google, อีเมล, PDFs, PowerPoints, วิดีโอ, ไฟล์เสียง, รูปภาพ หรือแม้แต่โพสต์บนโซเชียลมีเดียอย่าง Facebook และ Twitter สเปรดชีตทั่วไปจะไม่สามารถรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลประเภทนี้ได้ ซึ่งคุณจะต้องใช้โซลูชันการรวบรวมข้อมูลอัจฉริยะทางธุรกิจ
5. ใช้การวิเคราะห์ Big Data กับข้อมูลบริษัทของคุณเพื่อระบุเทรนด์และคาดการณ์อนาคต ด้วยปริมาณข้อมูลมหาศาลที่รอการวิเคราะห์ สำคัญอย่างยิ่งที่คุณจะต้องตั้งคำถามที่ถูกต้องและมุ่งเน้นไปที่ด้านที่คุณสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายหรือสร้างแหล่งรายได้ใหม่ได้

หากคุณกำลังมองหาโซลูชันการจัดการข้อมูลที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ โปรดติดต่อเราเพื่อพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญที่จะช่วยพัฒนาแผนงานสำหรับคุณโดยเฉพาะ

หากคุณสามารถจัดการข้อมูลของคุณได้ดี มันสามารถเปลี่ยนองค์กรของคุณให้กลายเป็นเครื่องจักรที่คล่องตัว ซึ่งจะพัฒนาผลิตภัณฑ์ที่ลูกค้าต้องการในอนาคตและก้าวออกสู่ตลาดได้เร็วกว่าคู่แข่ง

ที่มา : RICOH USA.