5 เรื่องเล่าที่ส่งผลต่อการตัดสินใจเลือกบริษัทผู้ให้บริการตรวจสอบเอกสาร

ถึงแม้ว่าเทคโนโลยีจะก้าวหน้าไปมากแล้ว แต่การตรวจสอบเอกสารก็ยังคงเป็นงานที่มีค่าใช้จ่ายสูง (ระยะเวลาในการอ่าน ทรัพยากรที่ใช้ และงบประมาณ) โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการดำเนินคดีทางกฎหมายและการสอบสวนสำหรับคดีใหญ่ ซึ่งระยะหลังมานี้ ด้วยข้อจำกัดด้านงบประมาณและการขาดแคลนทรัพยากร ทำให้ทั้งฝ่ายกฎหมายในบริษัทต่างๆ และสำนักงานกฎหมายเลือกมองหาผู้ให้บริการจากภายนอกมาทำงานนี้แทน

แม้ว่าปัจจุบันจะมีประวัติและความสำเร็จของการใช้บริการด้านกฎหมายจากบริษัทภายนอกให้เห็นมากมาย แต่ก็ยังมีข้อสงสัยบางประการเกี่ยวกับการใช้บริการตรวจสอบเอกสาร และเหตุผลว่าเพราะเหตุใดจึงควรดำเนินการตรวจสอบเอกสารเองภายในบริษัท หรือใช้เพียงผู้ให้คำปรึกษาจากภายนอกเท่านั้น

การตั้งข้อสงสัยอย่างชาญฉลาดนั้นมีประโยชน์ และแน่นอนว่ามีความท้าทายด้านการปฏิบัติงาน การจัดการ และคุณภาพเมื่อเริ่มมีการจ้างบริการด้านกฎหมายเกิดขึ้น ซึ่งในปัจจุบันก็มีผู้ให้บริการที่มีความสามารถมากมาย (การเลือกอย่างชาญฉลาดจึงสำคัญ) แต่อะไรๆ ก็เปลี่ยนไปมาก  จึงถึงเวลาแล้วที่ต้องกล่าวถึงเรื่องเล่าเกี่ยวกับการใช้บริการตรวจสอบเอกสารจากภายนอก

เรื่องที่ 1: “ผู้ตรวจสอบไม่ใช่ทนายความที่มีประสบการณ์”

หากคุณเลือกผู้ให้บริการดี การตรวจสอบเอกสารของคุณก็จะดำเนินการโดยทนายความที่มีประสบการณ์ด้านกฎหมายและการตรวจสอบเอกสารมามาก ดังนั้น การตรวจสอบรายละเอียดของบริษัทผู้ให้บริการ เพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมตรวจสอบทุกคน (ทั้งผู้ตรวจสอบและผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบ) เป็นทนายความที่มีใบอนุญาต ผู้เป็นที่ยอมรับตามมาตรฐานและอยู่ในสถานะที่ดี ทั้งนี้ บริษัทผู้ให้บริการควรมีผู้ตรวจสอบเอกสารที่มีประสบการณ์สูง และมีความเชี่ยวชาญในเทคโนโลยี กระบวนการ และโปรโตคอลการตรวจสอบเอกสารเป็นอย่างดี

เรื่องที่ 2: “การใช้พนักงานภายในหรือที่ปรึกษาภายนอกถือเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการตรวจสอบเอกสาร”

ข้อนี้ก็อาจเป็นเรื่องจริง แต่ปัจจัยที่ทำให้ต้องใช้บริการจากบริษัทภายนอก ไม่ใช่การขาดแคลนผู้เชี่ยวชาญแต่อย่างใด แต่เป็นการขาดแคลนทรัพยากรต่างหาก หากสำนักงานกฎหมายหรือฝ่ายกฎหมายของบริษัทใดมีทรัพยากรที่จำเป็นมากพอที่จะดำเนินการตรวจสอบเอกสารได้ตามกรอบเวลาที่กำหนด ก็ถือว่ามีทรัพยากรมากพอสมควร และควรจะรักษาไว้ ไม่ว่าจะเป็นช่วงที่มีความต้องการใช้งานสูงหรือต่ำก็ตาม

ซึ่งโดยปกติ ที่ปรึกษาส่วนใหญ่มักยุ่งกับงานประจำวันมากอยู่แล้ว และการเลือกใช้บริการจากบริษัทภายนอกที่ได้ไตร่ตรองมาดีแล้ว ทำให้ที่ปรึกษาของบริษัทสามารถให้ความสำคัญกับงานอื่นที่มีมูลค่าสูงที่พวกเขาจำเป็นต้องทำได้ (หรืออยากทำ) เช่น การประเมินและกลยุทธ์สำหรับเคสต่างๆ ประเด็นปัญหาที่สำคัญ งานอาสา ประเด็นที่มีความขัดแย้ง และอื่นๆ ซึ่งถือเป็นสถานการณ์ที่ได้รับประโยชน์ทั้งคู่

เรื่องที่ 3: “ฉันจะควบคุมอะไรไม่ได้เลย”

อย่างไรก็ตาม มันก็คือการตรวจสอบเอกสารของคุณ เพราะการเลือกบริษัทที่เหมาะสม จะทำให้คุณสามารถควบคุมทุกอย่างได้ ซึ่งบริษัทควรมีการจัดโครงสร้างที่ดี และทำหน้าที่เป็นส่วนเสริมสนับสนุนฝ่ายกฎหมาย (ภายในหรือที่ปรึกษาภายนอก) ที่รับหน้าที่ตรวจสอบเอกสาร และโปรโตคอลการตรวจสอบของบริษัทภายนอกยังรวมถึงการมีส่วนร่วมของลูกค้า ในการพัฒนาคำแนะนำสำหรับการตรวจสอบเอกสาร การฝึกอบรมทีมตรวจสอบ การถามตอบระหว่างช่วงวางระบบ และการเริ่มใช้การตรวจสอบเอกสาร และประเด็นอื่นๆ ที่จำเป็น

เรื่องที่ 4: “ราคาสูง” 

ก่อนอื่นเลย ประเด็นนี้ก่อให้เกิดคำถามที่ว่า “เปรียบเทียบกับอะไร” อัตราค่าตอบแทนในการตรวจสอบเอกสารโดยบริษัทภายนอกนั้น มีการแข่งขันค่อนข้างสูง และมักเป็นเพียงเศษเสี้ยวของอัตราค่าตอบแทนรายชั่วโมงของสำนักงานกฎหมาย (ในปีแรก) ซึ่งเป็นอัตราเดียวกันกับที่ปรึกษาภายในบริษัทแบบรายชั่วโมง

นอกจากนี้ ไม่เพียงแค่อัตราค่าตอบแทนรายชั่วโมงเท่านั้นที่ต่ำกว่า (ราคาต่อหน่วย) แต่รวมถึงการจัดสรรทรัพยากรและเวลาเพื่อให้ตรวจสอบได้เสร็จสิ้นด้วย (ค่าใช้จ่ายสุทธิสำหรับบริการ) ที่จะเป็นตัวพิสูจน์ว่าราคาต่ำกว่า ประสิทธิภาพที่คุณจะได้จากการใช้เทคโนโลยีที่มีความเชี่ยวชาญและได้รับรางวัลการันตี ประสิทธิภาพของกระบวนการซึ่งได้รับการพิสูจน์แล้ว และโครงสร้างชั้นนำระดับโลก ที่สนับสนุนการตรวจสอบเอกสาร ทำให้ได้ประโยชน์จากการลดค่าใช้จ่ายสุทธิในการตรวจสอบ ในขณะที่ให้คุณภาพที่สูงขึ้น

สรุป คือ คุณมีแนวโน้มจะมีค่าใช้จ่ายสุทธิที่ต่ำลง และได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น ในแง่ของงบประมาณ คุณภาพ การลดความเสี่ยง ระยะเวลาต่อรอบ และมาตรการเพิ่มประสิทธิภาพอื่นๆ ที่สำคัญ

เรื่องที่ 5: “การตรวจสอบโดยมนุษย์มีความแม่นยำมากกว่าการตรวจสอบโดยใช้เทคโนโลยี”

ขณะที่มีการพัฒนาการตรวจสอบเอกสารโดยใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย (TAR) และนำการเรียนรู้แบบเชิงรุก (AL) มาใช้อย่างต่อเนื่องและเพิ่มมากขึ้น ข้อโต้แย้งที่ว่า “ตรวจด้วยตา” ดีกว่าเสมอ” ก็ยังคงตามหลอกหลอนอยู่ดี ถึงแม้ว่าจะมีการวิจัยมามากมายตลอดหลายทศวรรษที่ผ่านมา โดยนักวิทยาศาสตร์ผู้เชี่ยวชาญในการค้นหา การศึกษาในแวดวงกฎหมาย การตระหนักถึงความถูกต้องของผลงานวิจัยเหล่านั้น หรือแม้แต่มีการใช้งานโดยศาลก็ตาม

ในการตรวจสอบรายชื่อบริษัทผู้ให้บริการ อีกสิ่งหนึ่งที่ต้องถาม คือ การควบคุมคุณภาพงาน และวิธีการตรวจสอบความถูกต้องที่บริษัทใช้ ซึ่งควรเป็นที่ยอมรับอย่างกว้างขวาง ซึ่งความถูกต้องในการตรวจสอบและการวิจัยโดยสุ่มตัวอย่างทางสถิติตามหลักการทางวิทยาศาสตร์ก็เพียงพอที่จะยืนยันได้แล้ว

ควรจำไว้อย่างหนึ่งว่า การตรวจสอบโดยใช้เทคโนโลยี ไม่จำเป็นต้องดีกว่า “การตรวจสอบโดยมนุษย์” (“การตรวจด้วยตา” ตามรูปแบบเดิม) เสมอไป แต่ควรจะมีความแม่นยำพอๆ กัน ในแง่ของความถูกต้อง เพื่อก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด ซึ่งก็คือ การลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบเอกสารลงอย่างมีนัยสำคัญ และอีกประเด็นหนึ่งที่ต้องพิจารณา คือ

ทนายความมักคำนึงถึงแง่ศีลธรรม และประเด็นที่ช่วยพิสูจน์ (หรือหักล้าง) ข้อโต้แย้งของตนได้ โดยไม่ได้เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามข้อบังคับในการผลิตแต่อย่างใด ซึ่งเทคโนโลยีในการตรวจสอบเอกสารช่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์นี้ได้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ ป้องกันได้ และคุ้มค่าใช้จ่าย

ที่มา:  RICOH USA