5 ฟีเจอร์ที่ควรพิจารณาเมื่อต้องเลือกซอฟต์แวร์สำหรับ Digital Workplace

เมื่อพูดถึงที่สถานที่ทำงานดิจิทัล การเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมคือหนึ่งกุญแจสำคัญ

หากไม่มีแอปพลิเคชันที่ตอบโจทย์กระบวนการและความต้องการเฉพาะของธุรกิจ งานดิจิทัลอาจกลายเป็นแหล่งของความสับสน ความยุ่งยาก หรือแม้กระทั่งความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูล 

ด้านล่างนี้คือคำแนะนำเกี่ยวกับ:

• ระบบอัตโนมัติ (Automation)
• การบูรณาการ (Integration)
• การวิเคราะห์ข้อมูล (Analytics)
• การสื่อสาร (Communication)
• ความปลอดภัย (Security)

และบทความนี้เราจะพาคุณไปทำความเข้าใจวิธีเลือกซอฟต์แวร์สำหรับ Digital Workplace ด้วยกันทีละขั้นตอน

1. โมดูลที่รองรับการทำงานหลากหลายรูปแบบ

   พนักงานกว่า 66% ระบุว่าพวกเขาสูญเสียเวลาสูงสุดถึง 1 ชั่วโมงต่อวันไปกับการสลับใช้งานแอปพลิเคชันไปมา
   เห็นได้ชัดว่าระบบการทำงานต้องได้รับการปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
   
   คุณคงไม่ต้องการให้กระบวนการทำงานติดขัด เสี่ยงต่อความผิดพลาด หรือเสียเวลากับงานที่สามารถใช้ระบบอัตโนมัติช่วยทำได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
   
   ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน (Process Automation) หรือที่เรียกว่าระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ (Workflow Automation) จะช่วยให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์และทักษะของมนุษย์
   
   เวิร์กโฟลว์ที่ออกแบบมาอย่างดีและมีระบบอัตโนมัติช่วยให้ข้อมูลขององค์กรสามารถเข้าถึงได้อย่างทั่วถึง มีความปลอดภัย สามารถแก้ไขได้ และใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
   
   ซึ่งทั้งหมดนี้ล้วนเป็นปัจจัยสำคัญในสถานที่ทำงานดิจิทัลยุคปัจจุบัน
   
   โดยระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการทางธุรกิจสามารถช่วยรองรับและเพิ่มประสิทธิภาพให้กับ:
   
   • กระบวนการอนุมัติอัตโนมัติ
   • การบันทึกและจัดเก็บข้อมูล
   • ระบบเวิร์กโฟลว์ของเอกสารดิจิทัล
   • แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ (E-forms)
   • การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
   ซอฟต์แวร์จาก Ricoh สามารถช่วยให้ระบบการจัดการเอกสารของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
   
   

2. การบูรณาการการทำงานที่ไร้รอยต่อ

   พนักงานที่กระจายตัวอยู่ในหลายพื้นที่และใช้ซอฟต์แวร์หรือแอปพลิเคชันที่หลากหลาย อาจเผชิญกับปัญหาการทำงานที่ติดขัดได้ ดังนั้น คุณจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับการผสานการทำงานอย่างไร้รอยต่อ ทั้งในแง่ของกระบวนการและแอปพลิเคชัน ฟีเจอร์การผสานที่ชาญฉลาดจะช่วยให้การทำงานเป็นไปในทิศทางที่ถูกต้อง
   
   ในบริบทของสถานที่ทำงานดิจิทัล ทั้งกระบวนการดิจิทัลและแอปพลิเคชันมีความสำคัญ กระบวนการทำงานควรดำเนินไปอย่างราบรื่น ซึ่งต้องอาศัยการสื่อสารหรือการเชื่อมต่อระหว่างแอปพลิเคชันต่างๆ
   
   นอกจากนี้ แอปพลิเคชันต้องสามารถทำงานร่วมกันได้โดยไม่รบกวนกระบวนการทำงานขององค์กร
   
   

3. การวิเคราะห์ข้อมูล (Reporting Analytics)

   คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบวิเคราะห์ข้อมูลสามารถนำมาใช้ประโยชน์ให้กับธุรกิจได้อย่างเต็มที่
   เพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร อาจเป็นประโยชน์หากทำงานร่วมกับที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญในการระบุ รวบรวม และสร้างโมเดลข้อมูล จากนั้นนำมาวิเคราะห์เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจโดยอ้างอิงจากข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วน
   
   

4. โซลูชันด้านการสื่อสาร

   หากมีระบบที่เหมาะสมรองรับ สถานที่ทำงานดิจิทัลจะทำให้การสื่อสารภายในองค์กรง่ายกว่าที่เคย 
   
   ไม่ว่าพนักงานจะทำงานจากระยะไกลหรือรูปแบบไฮบริด ต่างพึ่งพาอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตในระหว่างวันเพื่อทำงาน เช่น
   
   • แล็ปท็อป
   • คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ (PC)
   • สมาร์ทโฟน
   • แท็บเล็ต
   อุปกรณ์เหล่านี้สามารถทำงานร่วมกับชุดแอปพลิเคชันของ Microsoft ได้ทั้งหมด ซึ่ง Microsoft 365® ถือเป็นซอฟต์แวร์สำคัญที่หลายองค์กรพึ่งพา ด้วยฟังก์ชันที่ครบครัน ใช้งานง่าย และเป็นที่แพร่หลายมานาน ทำให้พนักงานส่วนใหญ่สามารถใช้งานได้อย่างคล่องตัว
   
   Microsoft 365® ช่วยให้พนักงานทำงานได้โดยไม่สะดุด ขณะที่ Microsoft Teams™ ช่วยให้พนักงานสามารถติดต่อและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ผ่านการแชทหรือวิดีโอคอลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
   
   ระยะทางจะไม่ใช่อุปสรรคอีกต่อไป หากเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสมและครบครัน
   
   

5. ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยทางไซเบอร์และการเข้าถึง

   ด้วยการโจมตีทางไซเบอร์ที่เพิ่มขึ้นถึงระดับสูงสุดเป็นประวัติการณ์ ซอฟต์แวร์รักษาความปลอดภัยข้อมูลจึงมีความสำคัญมากกว่าที่เคย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพิจารณาว่าสถานที่ทำงานดิจิทัลจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากบนคลาวด์
   
   อุปกรณ์เครือข่ายทางกายภาพก็ต้องได้รับการป้องกันเช่นกัน รวมถึงฮาร์ดไดรฟ์ เครื่องพิมพ์ และพนักงานที่ใช้งานอุปกรณ์ต่างๆซึ่งมีความเสี่ยงต่อการโจมตีทางมัลแวร์ ฟิชชิง ไวรัส และการโจมตีทางไซเบอร์อื่นๆ
   
   นับเป็นเรื่องน่ายินดีที่มีโซลูชันด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่พร้อมใช้งาน คุณอาจมีมาตรการป้องกันบางประการอยู่แล้ว เนื่องจากการรักษาความปลอดภัยหลายชั้นได้กลายเป็นเรื่องปกติ แม้กระนั้น แอปพลิเคชัน เช่น Bullwall Ransomware Containment ยังคงเปลี่ยนแปลงข้อมูลและความปลอดภัยทางไซเบอร์อย่างต่อเนื่อง 
   
   นอกเหนือจากแนวปฏิบัติที่ได้กล่าวถึงก่อนหน้านี้ ยังมีแนวทางปฏิบัติที่สำคัญเพิ่มเติมเพื่อเสริมสร้างความปลอดภัยทางไซเบอร์ ดังนี้:
   
   • ให้ความรู้แก่พนักงาน: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานเข้าใจถึงกลโกงต่างๆ และวิธีการป้องกันตนเองจากกลโกงเหล่านั้น
   • หลีกเลี่ยงฟิชชิงและแรนซัมแวร์: สังเกตที่อยู่อีเมลที่ไม่สมเหตุสมผลเพื่อป้องกันการโจมตีฟิชชิงและแรนซัมแวร์
   • สร้างรหัสผ่านที่แข็งแกร่งและใช้เพียงชั่วคราว: สร้างรหัสผ่านที่แข็งแกร่งซึ่งต้องเปลี่ยนทุกๆ 90 วันหรือในช่วงระยะเวลาประมาณนั้น
   • งดใช้อุปกรณ์ส่วนตัว: ไม่สนับสนุนการใช้โทรศัพท์มือถือส่วนตัวสำหรับกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับงาน เนื่องจากอุปกรณ์ที่บริษัทจัดหาให้นั้นมีความปลอดภัยและติดตั้งเทคโนโลยีที่ทำให้งานง่ายขึ้น
   • เริ่มการใช้งานเครือข่าย VPN: VPN ให้การเข้าถึงเครือข่ายของคุณอย่างปลอดภัยสำหรับพนักงานในกรณีที่คุณยังไม่ได้ใช้ระบบคลาวด์เท่านั้น
   • ใช้การยืนยันตัวตนแบบหลายปัจจัย (MFA): MFA ต้องการให้ผู้ใช้ยืนยันข้อมูลประจำตัวของตนอย่างน้อยสองวิธี เพิ่มความปลอดภัยของเครือข่ายโดยทำให้การแฮ็กยากขึ้น
     ที่ปรึกษาด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ third-party สามารถช่วยคุณในการเริ่มต้นโครงสร้างพื้นฐานด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่เหมาะสมกับสำหรับบริษัทของคุณได้ พร้อมทั้งยังช่วยลดภาระงานจากพนักงานของคุณ

แนวโน้มของสถานที่ทำงานดิจิทัลโดยสรุป

ท่ามกลางการเปลี่ยนแปลงมากมาย สถานที่ทำงานดิจิทัลอาจเป็นเรื่องท้าทาย แต่ด้วยการจัดการซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม คุณและทีมงานของคุณจะสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น

การบูรณาการที่ไร้รอยต่อ การใช้เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน ความปลอดภัยของเครือข่าย และแนวทางที่มีความเข้าใจในการจัดการการเปลี่ยนแปลง เป็นสิ่งที่จะช่วยให้คุณไปถึงจุดหมายที่ต้องการได้