5 สิ่งที่ต้องพิจารณาในการเลือกซอฟต์แวร์สำหรับสถานที่ทำงานแบบดิจิทัล

สำหรับสถานที่ทำงานแบบดิจิทัล การเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมคือสิ่งสำคัญ

การทำงานแบบดิจิทัลอาจกลายเป็นจุดเริ่มต้นแห่งความสงสัย วุ่นวาย หรือแม้แต่ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูลได้ หากไม่มีแอปพลิเคชันช่วยเหลือที่เหมาะสมสำหรับกระบวนการและความต้องการของธุรกิจคุณ บทความนี้ เราจะเล่าถึงคำแนะนำที่เกี่ยวข้องกับประเด็นต่อไปนี้

• ระบบอัตโนมัติ
• การเชื่อมต่อ
• การวิเคราะห์
• การสื่อสาร
• ความปลอดภัย

และเราจะแนะนำให้คุณรู้จักกับการเลือกซอฟต์แวร์สำหรับสถานที่ทำงานแบบดิจิทัลไปทีละขั้นตอน

1. โมดูลสำหรับการทำงานรูปแบบต่างๆ
   พนักงานมากกว่า 66% กล่าวว่า พวกเขาเสียเวลาไปเกือบชั่วโมงต่อวันในการเปิดแอปสลับไปมา
   จึงเห็นได้ชัดว่า ควรมีการรวมแอปพลิเคชันต่างๆ เข้าด้วยกันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน
   
   คุณคงไม่อยากทำให้กระบวนการทำงานเสียระบบ ก่อความผิดพลาด หรือเสียเวลาไปกับการทำงานแบบแมนนวล สำหรับงานที่สามารถใช้ระบบอัตโนมัติเข้ามาทำแทนได้อย่างแม่นยำ รอบคอบ และรวดเร็ว โดย Process Automation หรือบางครั้งก็เป็นที่รู้จักในนาม Workflow Automation ช่วยให้พนักงานมีอิสระมากขึ้น และไปให้ความสำคัญกับงานที่ซับซ้อน ซึ่งต้องใช้มันสมองของมนุษย์มากขึ้น
   
   กระบวนการทำงานอัตโนมัติที่ถูกออกแบบมาอย่างดีจะช่วยการันตีได้ว่าข้อมูลของบริษัทจะเข้าถึงได้ในวงกว้าง ปลอดภัย แก้ไขได้ และใช้งานได้จริง ซึ่งล้วนเป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับการทำงานในยุคดิจิทัลแบบปัจจุบัน
   
   ระบบ Business Process Automation ช่วยสนับสนุนการดำเนินการต่างๆ ดังนี้
   
   • กระบวนการอนุมัติแบบอัตโนมัติ
   • การบันทึกข้อมูล
   • กระบวนการต่างๆ เกี่ยวกับเอกสารแบบดิจิทัล
   • แบบฟอร์มออนไลน์
   • การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
   
   Ricoh Software ช่วยรวบรวมเครือข่ายบริหารจัดการเอกสารของคุณให้เป็นหนึ่งเดียว เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานยิ่งขึ้น
2. การเชื่อมต่ออย่างไร้รอยต่อ
   
   การที่พนักงานทำงานกันจากคนละที่ และต้องทำงานผ่านซอฟต์แวร์และแอปพลิเคชันต่างๆ มากมาย อาจต้องเผชิญกับปัญหาในกระบวนการทำงานหลายประการ
   
   คุณจึงต้องพัฒนาการเชื่อมต่อแบบไร้รอยต่อ ทั้งสำหรับกระบวนการทำงานและแอปพลิเคชันด้วย เพราะความสามารถในการเชื่อมต่ออย่างชาญฉลาดช่วยให้คุณดำเนินธุรกิจไปในทิศทางที่ถูกต้องได้
   
   ในแง่ของสถานที่ทำงานแบบดิจิทัล ทั้งกระบวนการและแอปพลิเคชันแบบดิจิทัลล้วนสำคัญ กระบวนการต่างๆ ควรจะเป็นรูปแบบที่ไร้รอยต่อ และจำเป็นต้องมีการสื่อสารหรือการเชื่อมต่อกันระหว่างแอปพลิเคชันต่างๆ และแอปพลิเคชันนั้นๆ ควรจะทำงานร่วมกันได้ หากคุณไม่ต้องการทำให้กระบวนการทำงานเสียระบบ
3. รายงานการวิเคราะห์
   
   คุณต้องตรวจสอบให้มั่นใจว่ามีการวิเคราะห์ที่ช่วยเหลือบริษัทได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ดังนั้น เพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของบริษัท คุณจำเป็นต้องหาที่ปรึกษาเพื่อกำหนด รวบรวม และจำลองข้อมูล แล้วจึงวิเคราะห์ข้อมูลนั้นๆ เพื่อใช้ประโยชน์จากการตัดสินใจที่ถูกต้อง โดยอ้างอิงจากข้อมูลที่เป็นความจริง
   
   ซึ่งบริการที่ปรึกษาของเราสามารถช่วยในส่วนนี้ได้ ซึ่งเราจะนำข้อมูลของคุณมาเปรียบเทียบกับแนวโน้มของตลาดเพื่อให้มั่นใจว่าคุณมีความสามารถในการแข่งขันสูงสุดเท่าที่จะเป็นไปได้
4. โซลูชันการสื่อสาร
   
   สถานที่ทำงานแบบดิจิทัลทำให้การสื่อสารภายในง่ายขึ้นกว่าที่เคย หากมีระบบที่เหมาะสม
   
   พนักงานของบริษัท ทั้งที่ทำงานจากระยะไกลและแบบไฮบริด ล้วนพึ่งพาอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตตลอดทั้งวันของการทำงาน โดยอุปกรณ์เหล่านี้ประกอบไปด้วย
   
   • แล็ปท็อป
   • คอมพิวเตอร์
   • สมาร์ตโฟน
   • แท็บเล็ต
   อุปกรณ์ทั้งหมดนี้สามารถทำงานร่วมกับแอปพลิเคชันของ Microsoft Suite ได้ ซึ่งบริษัทต่างๆ ก็มีการใช้งาน Microsoft 365® กันค่อนข้างมาก ด้วยแพ็กเกจมัลติฟังก์ชันของ Microsoft ที่ใช้งานง่าย และมีการใช้งานกันมานานจนพนักงานหลายคนคุุ้นเคยกับมันแล้ว
   
   Microsoft 365® ทำให้พนักงานทำงานได้โดยไม่มีสิ่งรบกวนใดๆ ส่วน Microsoft Teams™ ก็ช่วยให้พนักงานติดต่อสื่อสาร และทำงานร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ผ่านการแชทและวีดิโอคอล เพราะระยะทางเป็นปัญหาที่ก้าวข้ามได้ด้วยการใช้เครื่องมือที่เหมาะสม
5. ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยทางไซเบอร์และการเข้าถึง
   
   ซอฟต์แวร์ด้านความปลอดภัยของข้อมูลมีความสำคัญมากกว่าที่เคย เพราะการโจมตีทางไซเบอร์มีจำนวนมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อพิจารณาในมุมที่ว่าการทำงานแบบดิจิทัลมีการจัดเก็บข้อมูลผ่านระบบคลาวด์เป็นจำนวนมาก
   
   อุปกรณ์ปลายทาง เช่น ฮาร์ดไดรฟ์ เครื่องพิมพ์ และพนักงานที่มีความรู้ไม่เพียงพอในเรื่องของมัลแวร์ อีเมลหลอกลวง ไวรัส และการโจมตีทางไซเบอร์อื่นๆ ต้องได้รับการปกป้อง
   
   แต่โชคดีที่ยังมีโซลูชันด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด ซึ่งคุณเองก็อาจมีการป้องกันบางประเภทอยู่แล้ว เนื่องจากความปลอดภัยหลายชั้นเป็นสิ่งที่ใช้กันทั่วไปอยู่แล้วในปัจจุบัน แต่
   อย่างไรก็ตาม แอปพลิเคชันบางอย่าง เช่น RansomCare ยังคงเป็นสิ่งที่ปฏิรูปความปลอดภัยทางไซเบอร์และข้อมูลอยู่ดี
   
   แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับความปลอดภัยทางไซเบอร์บางประการมีดังนี้
   
   • ให้ความรู้กับพนักงาน คุณต้องมั่นใจว่าพนักงานของคุณเข้าใจถึงการหลอกลวงในรูปแบบต่างๆ และวิธีการป้องกันตัวเองจากสิ่งเหล่านั้น
   • หลีกเลี่ยงอีเมลหลอกลวงและแรนซัมแวร์ ต้องระวังที่อยู่ของอีเมลที่ไม่มีความสมเหตุสมผล เพื่อป้องกันอีเมลหลอกลวง และการโจมตีด้วยแรนซัมแวร์
   • สร้างรหัสผ่านชั่วคราวที่แข็งแรงพอ และต้องเปลี่ยนทุก 90 วันหรือใกล้เคียง
   • ไม่ควรใช้อุปกรณ์ส่วนตัวในการทำงาน งดใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ส่วนตัวสำหรับกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับงาน เพราะอุปกรณ์ที่บริษัทจัดหาให้มักปลอดภัยกว่า และมีการติดตั้งเทคโนโลยีบางอย่างที่ช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น
   • ใช้เครือข่ายส่วนตัวเสมือน (VPN) ซึ่งเครือข่ายนี้จะทำให้พนักงานเข้าใช้เครือข่ายได้อย่างปลอดภัย ในกรณีที่คุณยังไม่ได้เปลี่ยนไปใช้ระบบคลาวด์เพียงอย่างเดียว
   • ใช้การยืนยันตัวตนหลายขั้นตอน (MFA) เป็นรูปแบบการยืนยันตัวตนที่บังคับให้ผู้ใช้ยืนยันตัวตนด้วยอย่างน้อย 2 วิธีการที่ต่างกัน ซึ่งช่วยเพิ่มความปลอดภัยของเครือข่าย ทำให้แฮกเกอร์เจาะเข้าระบบได้ยากขึ้น
     
     
   บริการที่ปรึกษาด้านไอทีจากบุคคลที่สามสามารถช่วยคุณในการเริ่มโครงสร้างด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่เหมาะสมสำหรับบริษัทของคุณได้ โดยเป็นการลดภาระให้กับพนักงานของคุณ 

สรุปแนวโน้มเกี่ยวกับสถานที่ทำงานแบบดิจิทัล

ท่ามกลางความเปลี่ยนแปลงมากมาย สถานที่ทำงานแบบดิจิทัลนับเป็นสิ่งที่ท้าทาย แต่หากเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม ก็จะทำให้คุณและทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดายเหมือนเคย

การเชื่อมต่ออย่างไร้รอยต่อ การใช้เครื่องมือในการทำงานร่วมกัน ความปลอดภัยของเครือข่าย และวิธีการที่เห็นอกเห็นใจทุกฝ่าย เพื่อเปลี่ยนแปลงการบริหารจัดการ จะช่วยให้คุณไปถึงจุดที่คุณต้องการได้

ที่มา:  RICOH USA