4 เคล็ดลับการนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ในองค์กร

เทคโนโลยีใหม่ๆ ได้นำประโยชน์ในด้านประสิทธิภาพและความยืดหยุ่นมาให้กับพนักงานของคุณ แต่สิ่งที่ควรระวังก็คือคุณอาจใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมได้ไม่ดี ไม่ตอบสนองต่อความต้องการหรือปัญหาทางธุรกิจ หรือไม่ตรงกับวิธีการทำงานของพนักงานของคุณ การจะดึงประโยชน์ของเทคโนโลยีออกมาใช้ได้อย่างสูงสุดนั้น คุณจำเป็นต้องเข้าใจก่อนว่าพนักงานของคุณต้องการอะไร บริษัทของคุณต้องการอะไร และเทคโนโลยีจะตอบสนองต่อความต้องการเหล่านั้นได้อย่างไร เราขอนำเสนอเคล็ดลับในการนำเทคโนโลยีไปใช้ในองค์กรของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ทำความเข้าใจว่าการเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จเกิดขึ้นได้อย่างไร

จากมุมมองของคุณแล้ว คุณอาจจะคิดว่าคุณกำลังนำการพัฒนาของมาสู่องค์กร โดยการประหยัดเวลาให้กับพนักงาน ทำให้พวกเขาเกิดความยืดหยุ่นในการทำงานมากขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพ เพิ่มการขายและผลกำไรและอื่นๆ ในทางกลับกัน จากมุมมองของพนักงานและแผนกต่างๆ แล้ว คุณอาจกำลังชักใบให้เรือเสียโดยการบอกให้พวกเขาเปลี่ยนแปลงวิถีทางหรือสิ่งที่พวกเขาทำมาตลอด ยกเลิกการใช้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพดีอยู่แล้ว และทำให้พวกเขาต้องเสียเวลาเพื่อเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ๆ

หากไม่มีโปรแกรมการจัดการการเปลี่ยนแปลง ผู้ที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงนี้ก็อาจจะเกิดความลำบาก ส่งผลกระทบต่อผลิตภาพ ประสิทธิภาพ และขวัญกำลังใจของพนักงานได้ การศึกษาล่าสุดจาก Project Management Institute พบว่า 4 ใน 5 บริษัทคิดว่าพวกเขาไม่มีประสิทธิภาพในการจัดการการเปลี่ยนแปลง การทำความเข้าใจและสามารถระบุได้ว่าจุดอ่อนและสิ่งที่บกพร่องของคุณคืออะไรก่อนที่จะเริ่มจัดการการเปลี่ยนแปลง จะทำให้คุณสามารถป้องกันประเด็นปัญหาที่อาจทำให้การจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณล้มเหลวได้

ทำการบ้าน

สำหรับเทคโนโลยีโซลูชันที่คุณจะนำมาใช้นั้น ขอให้คุณศึกษาก่อนว่าขณะนี้บริษัทของคุณกำลังทำอะไรอยู่และอะไรที่ยังทำไม่เสร็จด้วยอุปกรณ์หรือโซลูชันอื่นๆ ที่ใช้อยู่ แล้วคู่แข่ง ลูกค้า รวมถึงพาร์ทเนอร์ของคุณกำลังทำอะไรอยู่ ตัวอย่างเช่น คนอื่นๆ แชร์ภาระงานและแผนการจัดการโครงการกันอย่างไร คู่แข่งของคุณมีแอปพลิเคชันสำหรับการขายและสนับสนุนพนักงานนอกพื้นที่หรือไม่ พวกเขามีแอปพลิเคชันสำหรับลูกค้าหรือไม่ แล้วมันดีกว่าสิ่งที่คุณมีให้กับลูกค้าหรือไม่ พิจารณาดูปัญหาและ Pain point คุณอาจจำเป็นต้องตอบคำถามเหล่านี้

• ใครเป็นผู้ได้รับผลกระทบ ระบุพนักงานหรือกลุ่มที่ได้รับปัญหาและปรับแต่งโซลูชันของคุณให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของพวกเขา
• ปัญหานี้ใหญ่แค่ไหน ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพหรือคิดเป็นมูลค่าเท่าไหร่ สมควรหรือไม่ที่องค์กรจะนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้กับเรื่องนี้ หรือมันอาจมีทางเลือกอื่นๆ ที่ดีกว่า
• พิจารณากรอบเวลา คุณอยู่ภายใต้กำหนดเวลาหรือคุณมีเวลาเพียงพอในการทดสอบและเตรียมวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสมหรือไม่
  

วางกรอบการแก้ปัญหา

เมื่อคุณจำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญของปัญหา ให้กำหนดข้อควรพิจารณาสำหรับวิธีแก้ปัญหา นี่คือรายการตรวจสอบอย่างรวดเร็วที่ควรปฏิบัติตาม

• เลือกเป้าหมายเริ่มต้นที่พอประมาณ ไม่ใช่เป้าหมายที่ใหญ่และยากเกินไปสำหรับปัญหาที่คุณจะแก้ไข
• ระบุอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นและขัดขวางการใช้โซลูชันของคุณ ตัวอย่างเช่น มีความท้าทายในเรื่องวัฒนธรรมหรือการเมืองภายในองค์กรหรือไม่ ใครบ้างที่อาจได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงนี้
• ระบุแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้ ที่ใช้ทรัพยากรไอทีขั้นต่ำ
• พิจารณาทางเลือกทั้งหมด ตัวอย่างเช่น หากคุณมีเวลาหรือทรัพยากรที่จำกัด มันก็อาจจะสมเหตุสมผลกว่าที่คุณจะใช้บริการจากผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์จากภายนอกผู้ที่จะสามารถเริ่มต้นการแก้ไขปัญให้คุณได้ทันที

นำเสนอแนวทางการแก้ไข

เพื่อที่จะทำให้การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้นั้นประสบความสำเร็จ คุณจำเป็นทราบว่าคุณจะ “ขาย” มันภายในองค์กรอย่างไร เริ่มต้นด้วยการระบุสถานที่ จุดที่คุณจะนำโซลูชันนี้มาใช้ เช่น แผนกหรือกลุ่มนำร่อง หรือสถานการณ์เฉพาะ การเปิดตัวแบบ Soft Launch สามารถช่วยแก้ไขปัญหาต่างๆ ได้อย่างราบรื่นก่อนที่เทคโนโลยีจะถูกนำมาใช้อย่างสมบูรณ์

พิจารณาวิธีการวัดและประเมินที่จะแสดงข้อมูลสำคัญ เช่น อัตราการนำไปใช้หรือประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น นี่เป็นกุญแจสำคัญในการรักษาการสนับสนุนจากผู้บริหารของโครงการ

แพลตฟอร์มการฝึกอบรมที่ดีและความร่วมมือกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลคือกุญแจสำคัญในการทำงาน สุดท้ายแล้วเทคโนโลยีที่ดีไม่ได้เกี่ยวกับการทำงานเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับการมีอยู่และการยอมรับจากมวลชนทั้งในปัจจุบันและอนาคต

ที่มา: https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/4-tips-on-implementing-new-technologies-in-your-organization?