3 วิธี ปรับปรุงฝ่ายทะเบียนให้ทันสมัยเพื่อความสำเร็จของนักศึกษา

นักศึกษาต่างก็ต้องการอุปกรณ์อำนวยความสะดวกที่ทันสมัยและเอื้ออำนวยต่อการศึกษาในระดับมหาวิทยาลัย ตั้งแต่การลงทะเบียนเข้าเรียนทางโทรศัพท์มือถือ จนกระทั่งการใช้ล็อกเกอร์อัจฉริยะในการรับพัสดุ ส่วนงานบริหารที่ต้องใช้เอกสารและแรงงาน เช่น การบันทึกและจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับข้อมูลนักศึกษากลับเป็นส่วนที่ถูกมองข้ามในการเปลี่ยนแปลงไปสู่ระบบมหาวิทยาลัยที่ทันสมัย ซึ่งส่วนที่ถูกมองข้ามไปนี้กลับเป็นสิ่งที่สร้างความแตกต่างเป็นอย่างมากในการสร้างความสำเร็จให้แก่นักศึกษาของคุณ 

คุณสามารถสร้างความเปลี่ยนแปลงภายในมหาวิทยาลัยของคุณได้ด้วยการใช้กระดาษให้น้อยลงและย้ายไปสู่ระบบออนไลน์ เช่น การใช้แบบฟอร์มออนไลน์ การรวบรวมข้อมูล การมีระบบรับสมัครนักศึกษาแบบอัตโนมัติ การให้ความช่วยเหลือทางด้านการเงิน และการบันทึกข้อมูลของนักศึกษา การที่จะทำให้ระบบบริหารภายในมหาวิทยาลัยทันสมัยนั้นสามารถเริ่มต้นได้จาก สำนักงานฝ่ายทะเบียน นั่นเอง 

การติดตาม ดูแล และเก็บข้อมูลนักเรียนแบบดิจิทัล 

ข้อมูลของนักศึกษาสามารถส่งถึงมหาวิทยาลัยได้จากหลายช่องทาง เช่น อีเมล จดหมาย และแฟกซ์ ข้อมูลจากหลายแหล่งที่มาทำให้เกิดเป็นฐานข้อมูลนักศึกษา ซึ่งเป็นส่วนที่มีบทบาทสำคัญในการสร้างเสริมประสบการณ์ที่ดีระหว่างการศึกษาในมหาวิทยาลัยโดยการให้ผู้เกี่ยวข้องได้รับอนุญาตให้เข้าถึงข้อมูลในส่วนนี้ การใช้โซลูชันเพื่อให้เกิดการทำงานอย่างอัตโนมัติ สามารถทำให้คุณสร้างฐานข้อมูล ตั้งชื่อ กำหนดเส้นทาง เก็บเอกสารในคลังเก็บข้อมูลได้โดยสามารถสร้างโฟลเดอร์ไว้ล่วงหน้าและกำหนดชื่อได้ การที่ข้อมูลถูกเก็บไว้ในสถานที่เดียวกันทำให้สามารถมองภาพรวมของข้อมูลนักศึกษาได้ง่ายกว่าการที่ข้อมูลถูกเก็บแยกจากกันซึ่งยากต่อการค้นหาข้อมูลที่มาจากฝ่ายอื่นๆ 

นอกเหนือจากวิธีการรวบรวมข้อมูลแล้ว คุณควรที่จะมีแผนการบริหารจัดการเอกสารดิจิทัลที่มั่นคงในการจัดการเอกสารของทั้งสถาบัน  กระบวนการในการรวบรวม จัดเก็บ จัดการ เรียบเรียง และส่งต่อเอกสารควรเป็นแบบเดียวกันในทุกส่วนของหน่วยงาน 

กลยุทธ์การบริหารจัดการเอกสารที่ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องพิจารณาเรื่องต่อไปนี้: 

• องค์กรของคุณต้องการจัดเก็บข้อมูลแบบไหน 
• ควรเก็บรักษาเอกสารแต่ละประเภทเป็นเวลานานเท่าไร 
• มีวิธีการกำจัดเอกสารแต่ละประเภทอย่างไร? 

เมื่อจัดการเอกสารของคุณได้อย่างสม่ำเสมอ คุณก็จะสามารถช่วยให้มหาวิทยาลัยของคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบความเป็นส่วนตัวของรัฐบาลได้ด้วย เช่น กฎหมายว่าด้วยสิทธิข้อมูลการศึกษาของครอบครัวและความเป็นส่วนตัว (FERPA) ซึ่งเป็นกฎหมายว่าด้วยความเป็นส่วนตัวของรัฐบาลที่ควบคุมการเข้าถึงและการเปิดเผยของข้อมูลการศึกษาของนักเรียนนักศึกษา 

มีหลายมาตรการที่ทำให้สามารถตั้งค่าความปลอดภัยและสิทธิ์ในการเข้าถึงอย่างถูกต้องตามประเภทผู้ใช้งาน มีการใช้เครื่องมือ Audit Trail เพื่อให้แน่ใจได้ว่ามีการติดตามการดำเนินงานเอกสาร และที่ชัดเจนมากที่สุดคือการบันทึกข้อมูลแบบดิจิทัล 

เมื่อเอกสารกระดาษถูกทิ้งไว้ในที่สาธารณะ ไม่ได้ถูกจัดเก็บอย่างถูกต้องหรือใส่ในกระเป๋าของพนักงานเพื่อทำงานต่อภายหลัง อาจเป็นไปได้ว่าเอกสารฉบับนั้นอาจตกอยู่ในมือผู้ที่ไม่น่าไว้ใจทำให้ข้อมูลถูกละเมิดหรือสูญหายได้ เมื่อเอกสารดิจิทัลถูกบันทึกไว้อย่างไม่ถูกต้องบนเซิร์ฟเวอร์หรือเครือข่ายที่ไม่ปลอดภัย เอกสารเหล่านั้นก็จะมีความเสี่ยงต่อการถูกขโมยข้อมูลหรือเกิดความเสียหายได้ สำนักข่าว NBC News มีการรายงานว่า ครั้งหนึ่งได้เกิดการเจาะฐานข้อมูลของมหาวิทยาลัยใหญ่ในรัฐฟลอริด้าทำให้มีข้อมูลเลขบัตรประชาชนของนักเรียนเก่า พนักงาน และอาจารย์ หลุดออกไปได้ 

การรายงานข่าวเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่ข้อมูลถูกแฮกส่งผลให้เกิดความไม่พอใจจากทางมหาวิทยาลัยและยังมีผลกระทบทางด้านการเงินอีกด้วย จากตัวอย่างในข้างต้นแสดงให้เห็นว่า แม้ข้อมูลแบบดิจิทัลจะยังไม่มีช่องโหว่ด้านความปลอดภัยเหมือนเอกสารกระดาษ แต่การจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลก็ยังมีความเสี่ยงในแบบของมันอยู่ ดังนั้นขึ้นอยู่กับการตัดสินใจลงทุนของมหาวิทยาลัยในการทำระบบเก็บข้อมูลและเพิ่มระบบความปลอดภัย เช่น การซ่อนเนื้อหาที่ละเอียดอ่อนจากผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาต และ การติดตามสถานการณ์เปลี่ยนแปลงต่างๆที่เกิดขึ้นกับข้อมูล เป็นต้น 

สร้างการสื่อสารแบบเปิดเผยระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย 

ส่วนใหญ่แล้วข้อมูลของนักเรียนนักศึกษาจะถูกเก็บรวบรวมในขั้นตอนการรับสมัคร อย่างไรก็ตามข้อมูลเหล่านี้จะถูกเข้าถึงและใช้งานโดยแผนกต่างๆที่เกี่ยวข้อง ซึ่งการเปลี่ยนข้อมูลให้เป็นแบบดิจิทัลและรวบรวมให้อยู่ในฐานข้อมูลควรเป็นสิ่งแรกที่ต้องทำเพื่อให้สามารถรับส่งข้อมูลและเข้าถึงจากผู้ที่เกี่ยวข้องได้โดยง่าย ไม่ใช่เพียงเก็บเอกสารอยู่ในตู้หรือด้านหลังของสำนักงานทำให้ยากต่อการค้นหา ในความเป็นจริงแล้วพนักงานจะใช้เวลา 30%-40% จากเวลาที่พวกเขามีเพื่อค้นหาข้อมูลในอีเมลและตู้เก็บเอกสาร 

ฝ่ายงานในมหาวิทยาลัยสามารถให้ข้อมูลเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจสมัครเรียน ให้ความช่วยเหลือด้านการเงิน และเปลี่ยนสาขาวิชาที่ลงสมัครได้เมื่อข้อมูลของพวกเขาสามารถส่งต่อได้ง่ายและผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดสามารถเข้าถึงข้อมูล การบันทึกข้อมูลแบบดิจิทัลและโหลดเก็บไว้ในฐานข้อมูลส่วนกลางซึ่งพร้อมให้บริการแก่เจ้าหน้าที่ตลอดเวลา ไม่ว่าจะอยู่ในหรือนอกวิทยาเขต เจ้าหน้าที่และอาจารย์สามารถตรวจสอบบันทึกข้อมูลของนักศึกษาและทำความเข้าใจได้อย่างรวดเร็วตามความต้องการ ในกรณีศึกษา “การให้คำปรึกษาผ่านทางโทรศัพท์มือถือมีผลต่อความสนใจของนักศึกษาและการควบคุมค่าใช้จ่าย” คณะศิลปศาสตร์และวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยโอคลาโฮมา กล่าวว่า บันทึกข้อมูลแบบดิจิทัลและเทคโนโลยีของโทรศัพท์มือถือสามารถพัฒนาการสื่อสารระหว่างนักศึกษา ฝ่ายงาน และสำนักงานต่างๆได้ 

การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อสนับสนุนความสำเร็จของนักศึกษา 

เมื่อข้อมูลจากสถาบันถูกปรับเปลี่ยนเป็นรูปแบบดิจิทัลและมีการรวบรวมเข้าสู่ระบบที่เหมาะสมเพื่อความสะดวกในการใช้งาน การเข้าถึง รวมถึงการสื่อสารระหว่างแผนกที่มีในมหาวิทยาลัย คุณก็จะสามารถเริ่มใช้ข้อมูลเหล่านั้นเพื่อสนับสนุนความสำเร็จของนักศึกษาได้อีกขั้น การมีข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับนักศึกษาอยู่ในมือของคุณ ตัวอย่างเช่น ข้อมูลจากสำนักทะเบียนที่สามารถแจ้งเตือนเมื่อนักศึกษาเปลี่ยนสาขาวิชาบ่อยครั้งในช่วงเวลาที่กำหนด ทำให้คุณสามารถติดต่อหานักศึกษาเพื่อทำความเข้าใจว่านักศึกษาคนนี้อาจต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับเป้าหมายในการศึกษาของเขาหรือไม่ ซึ่งจะเพิ่มโอกาสในการสำเร็จการศึกษาได้ทันเวลาต่อไป 

พัฒนาระบบการบริหารจัดการให้ก้าวหน้าและส่งเสริมความสำเร็จให้นักศึกษาโดยการดำเนินการให้ถูกต้องทั้งการเข้าสู่ระบบดิจิทัล สร้างศูนย์รวมข้อมูล รวบรวม และปกป้องข้อมูลให้ปลอดภัย 

ที่มา:  RICOH USA