3 วิธีในการทำให้ธุรกิจของคุณทันสมัยด้วยการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัล

ธุรกิจของคุณยังคงใช้กระบวนการทำงานทางธุรกิจล้าสมัยที่ใช้งานมาเป็นปีแล้วหรือไม่ ตัวเลขจำนวนธุรกิจที่ยังใช้กระบวนการทำงานที่ล้าสมัยเหล่านั้นมีจำนวนมากจนน่าตกใจ นี่คือลักษณะการทำงานของธุรกิจที่ล้าสมัยและคำแนะนำง่ายๆ ในการปรับแนวทางการทำงานเหล่านี้ให้เข้าสู่โลกของธุรกิจสมัยใหม่

การพิจารณาเนื้อหาของเอกสารและกระบวนการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญในการจัดลำดับความสำคัญของการเปลี่ยนแปลงการทำงานสู่ระบบดิจิทัลและการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร

1. คุณยังคงเก็บเอกสารบันทึกต่างๆ ไว้ในตู้เก็บเอกสาร

การเก็บเอกสารทางกายภาพหรือเอกสารกระดาษนั้นต้องใช้ค่าใช้จ่ายสูงและสิ้นเปลืองพื้นที่ภายในออฟฟิศที่มีค่า ผลของการจัดการเอกสารที่ไม่มีสิทธิภาพนั้นประกอบไปด้วยการเสียเวลาไปกับการจัดเรียงตู้เก็บเอกสารที่ไม่เป็นระเบียบ การใช้พื้นที่ออฟฟิศที่มีค่าเพื่อจัดเก็บเอกสาร ค่าใช้จ่ายสำหรับการจัดเก็บเอกสารที่มีราคาสูง ไฟล์ที่สูญหาย การสื่อสารระหว่างเพื่อนร่วมงานลดลง และยังรวมถึงการเพิ่มความเสี่ยงด้านความปลอดภัย

ทั้งนี้การจัดการและทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบดิจิทัลนั้นจะช่วยจัดการกับปัญหาเหล่านี้รวมถึงปัญหาอื่นๆ อีกมากมาย ทุกวันนี้การแปลงเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลนั้นไม่ยุ่งยาก และเมื่อคุณจัดการแปลงทุกอย่างเรียบร้อยแล้วคุณก็จะสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านั้นได้ทุกที่ทุกเวลา เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ภายในพริบตา

2. คุณใช้เวลาหลายชั่วโมงในการกรอกเอกสาร

ไม่มีใครชอบงานจำเจและน่าเบื่ออย่างการกรอกเอกสาร การชำระบิล และการจัดการกับใบแจ้งหนี้แบบ Manual แต่หลายๆ คนก็ยังคงใช้วิธีการเช่นนั้นอยู่ ลองใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ มันจะสร้างความแตกต่างให้กับคุณอย่างมากโดยเฉพาะฟังก์ชันอย่าง Accounts payable ที่คุณจะสามารถสแกนใบแจ้งหนี้เพียงแค่คุณกดปุ่มทุกอย่างก็เสร็จเรียบร้อย ระบบอัตโนมัติจะใส่ข้อมูลลงในฟิลด์ที่ถูกต้องสำหรับการประมวลผล ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องเสียเวลาอันมีค่าเพื่อมาจัดการด้วยตนเอง

หลังจากนั้นใบแจ้งหนี้ก็จะถูกส่งไปยังแผนกการเงินเพื่อรอการอนุมัติหากจำเป็น และจะถูกส่งไปยังผู้ให้บริการ การที่ไม่ต้องใช้แรงงานคนเพื่อจัดการกับเอกสารนั้นไม่เพียงแต่ประหยัดเวลา แต่ยังช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการทำงานกับเอกสารและแน่นอนว่าช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายให้กับคุณด้วย การใช้กระบวนการทำงานแบบ Paper-free ส่งผลให้บันทึกการตรวจสอบได้ดีขึ้น เกิดการตอบสนองเร็วขึ้น ผลิตภาพดีขึ้น และติดตามสถานะกระบวนการและเวิร์กโฟลว์ได้ดียิ่งขึ้น

3. การเดินทางเพื่อธุรกิจกำลังผลาญงบประมาณของคุณ

บางครั้งการเข้าร่วมการประชุมหรือการใช้เวลากับลูกค้าเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล แต่ก็ไม่ใช่เช่นนั้นเสมอไป นอกเหนือจากค่าโรงแรม ค่าอาหาร ค่าเดินทาง และค่าตั๋วเครื่องบิน รวมถึงสิ่งเล็กๆ น้อยๆ อย่างค่ากระเป๋าเดินทาง ค่ารถแท็กซี่ ทิปส์ และแม้กระทั่งค่าธรรมเนียมตู้ ATM ล้วนเป็นค่าใช้จ่ายทั้งสิ้น การเดินทางยังทำให้คุณไม่สามารถจัดการกับงานในแต่ละวันได้ทันเวลา ทำให้คุณรู้สึกหนักใจเมื่อคุณกลับออฟฟิศ

เมื่อเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ทันสมัยอย่างการประชุมทางเสียงและวิดีโอ กระดานอัจฉริยะและ Voice Over Internet Phone (VOIP) นั้นมีพร้อมให้คุณใช้งานได้ในทุกวันนี้ ก็ไม่มีเหตุผลที่จะใช้เวลาและเงินจำนวนมากไปกับการเดินทาง พิจารณาดูความต้องการของคุณและเลือกโซลูชันที่เหมาะกับคุณที่สุด

โชคดีที่การปรับเปลี่ยนการทำงานในรูปแบบเก่าสู่ระบบใหม่นั้นไม่ได้ยุ่งยาก เหมือนกับการเดินทางข้ามเวลาคุณสามารถเปลี่ยนการทำงานได้โดยใช้การอัปเดตเทคโนโลยีที่เรียบง่ายและราคาไม่แพง สิ่งเดียวที่คุณจะเสียใจคือคุณไม่ได้เปลี่ยนแปลงการทำงานของคุณสู่ระบบใหม่ๆ ให้เร็วกว่านี้

ที่มา : https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/modernize-business-with-digitization?