3 วิธีการขับเคลื่อนธุรกิจเพื่อการปฏิรูปสู่ดิจิทัล

3 ขั้นตอนในการช่วยขับเคลื่อนการปฏิรูปสู่ดิจิทัลให้สำเร็จ

พนักงานของคุณล้วนใช้เทคโนโลยีดิจิทัลกันอยู่ทุกวันในรูปแบบของสมาร์ตโฟนและผู้ช่วยส่วนตัวอย่าง Alexa™ ซึ่งสำหรับบางคน ความสะดวกสบายจากเทคโนโลยีส่วนตัวที่พวกเขามีนั้นมากกว่าที่ออฟฟิศเสียอีก
แล้วแบบนี้จะเชื่อมต่อกันอย่างไร

พนักงานของคุณเลือกใช้เทคโนโลยีดิจิทัลเพื่อให้ชีวิตของพวกเขาง่ายขึ้น และธุรกิจของคุณก็สามารถทำได้เช่นกัน โชคดีที่ทุกวันนี้มันสามารถทำได้ง่ายขึ้นกว่าแต่ก่อน ถึงแม้ว่าคุณจะมีพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล คุณก็สามารถอัปเกรดระบบ เพิ่มประสิทธิภาพให้กระบวนการทำงาน และฝึกอบรมพนักงานได้ โดยไม่จำเป็นต้องให้ทุกคนมารวมตัวกันในออฟฟิศแต่อย่างใด

ลองทำตามคำแนะนำของเรา แล้วคุณจะทำให้พนักงานทำงานได้สะดวกขึ้น เพื่อช่วยในประเด็นดังต่อไปนี้

• เพิ่มประสิทธิผลของการทำงาน
• ยกระดับการทำงานร่วมกันกับสมาชิกในทีม
• ปรับปรุงการสื่อสารกับลูกค้า

ข่าวดีก็คือ เส้นทางการปฏิรูปสู่ดิจิทัลของคุณไม่จำเป็นต้องยากลำบาก หรือต้องลงทุนเวลามากมายแต่อย่างใด ในบทความนี้ เราจะมาดู 3 วิธีการที่คุณสามารถทำได้ เพื่อช่วยให้ความสะดวกสบายจากดิจิทัลนี้เป็นจริง

1. พิจารณาวิธีการจัดการเอกสารของคุณ

   คุณอาจเริ่มจากการพิจารณาดูวิธีการจัดการกระบวนการของกระดาษและเอกสาร ซึ่งหมายรวมถึง โครงสร้างการจัดการเอกสารและการพิมพ์ต่างๆ โดยคุณอาจลองถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้คุณกำลังติดขัดกับกระบวนการทำงานด้วยกระดาษอยู่หรือไม่
   • คุณมีตู้เก็บเอกสารมากเกินไปหรือไม่
   • มีพนักงานกี่คนที่ต้องจับเอกสารในกระบวนการทั้งหมดจนกว่าจะจัดเก็บ
   • คุณบันทึกข้อมูลใดบ้างจากเอกสารทั้งหมด
   • เอกสารใดบ้างที่ต้องมีการพิมพ์ออกมา เพื่อจัดเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสาร
   • เอกสารใดบ้างที่ต้องมีการพิมพ์ออกมา เพียงเพื่อจะถูกนำไปรีไซเคิลในภายหลัง
     
     คำตอบของคุณต่อคำถามเหล่านี้ จะเป็นตัวช่วยให้คุณสร้าง Maturity Model ของบริษัทขึ้นมาได้ ซึ่งทั้งหมดนี้ล้วนอยู่ที่ความเข้าใจ ไม่ใช่การตัดสิน ดังนั้น จงยอมรับคำตอบของคุณ เพื่อเป็นตัวนำทางคุณไปยังขั้นตอนต่อไป เพราะเมื่อคุณวิเคราะห์เสร็จสิ้นแล้ว คุณอาจพบว่า
   • คุณมีอุปกรณ์ที่พร้อมในการรักษาและดูแลกิจกรรมหลักของธุรกิจ ด้วยกระบวนการแบบแมนนวลที่ใช้กระดาษ และการบริหารจัดการข้อมูลดิจิทัลขั้นพื้นฐานเพียงบางอย่างเท่านั้น
   • คุณมีความสามารถในการเรียนรู้ธุรกิจที่เกิดใหม่ โดยการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีดิจิทัลและข้อมูลเชิงลึก ซึ่งสามารถนำไปดำเนินการต่อได้
   • คุณสามารถกระตุ้นให้ทีมของคุณสร้างนวัตกรรมใหม่ๆ โดยการปฏิรูปกิจกรรม กระบวนการ ความสามารถ และโมเดลต่างๆ เพื่อใช้ประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลงและโอกาสที่เทคโนโลยีดิจิทัลอาจทำให้เกิดขึ้นได้
     
     แน่นอนว่า ไม่มีธุรกิจไหนที่มี Maturity Model ตรงกับสถานการณ์ทั้งสามนี้ ดังนั้น ขณะที่คุณดำเนินการเพื่อสร้าง Maturity Model สำหรับกระบวนการบริหารจัดการเอกสารของคุณ ให้จำไว้ว่า ขั้นตอนนี้ควรมีส่วนช่วยในการส่งเสริมการกำหนดวัตถุประสงค์ของธุรกิจ และมีส่วนช่วยพัฒนาคำแนะนำสำหรับขั้นตอนต่อไป
     
     คุณอาจลองพิจารณาว่ากิจกรรมเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งในขั้นตอนเดียวกัน การวิเคราะห์โครงสร้างการพิมพ์และการประมวลผลเอกสารที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน มีส่วนช่วยให้คุณมองเห็นเป้าหมายของธุรกิจในอนาคตได้ ในบริบทที่คุณอยู่ตอนนี้้
     
     หากมีคำถาม คุณอาจลองพิจารณาถึงการร่วมมือกับทีมให้คำปรึกษาด้านดิจิทัลที่มีประสบการณ์ ผู้ที่คลุกคลีอยู่กับการบริหารจัดการเอกสาร ที่จะช่วยประเมินสถานการณ์ปัจจุบันของคุณ และให้คำแนะนำโดยอ้างอิงจากแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดได้
     
     ส่วนหนึ่งในการประเมินการบริหารจัดการเอกสารและการพิมพ์ของคุณ อาจเป็นการลองดูว่า โครงสร้างการพิมพ์แบบติดตั้ง ณ สถานที่ทำงานนี้ เป็นภาระให้ฝ่ายไอทีของคุณอยู่หรือไม่ อย่างไร และคุณอาจพบว่า การย้ายโครงสร้างการพิมพ์ออกไปไว้นอกสถานที่ทำงาน อาจเป็นการช่วยลดภาระให้ฝ่ายไอที เพื่อประโยชน์ของการริเริ่มกิจกรรมเชิงกลยุทธ์แทน นอกจากนี้ คุณอาจพบประโยชน์ของการสแกนส่งไปที่ระบบคลาวด์โดยตรงก็เป็นได้

2. แปลงข้อมูลให้เป็นดิจิทัล เพื่อรองรับการบริหารจัดการกระบวนการอย่างมีประสิทธิภาพ

   อ้างอิงจาก International Data Corporation (IDC) “ผู้บริหารกว่า 87% กล่าวว่า การแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล ถือเป็นความสำคัญหลัก” แต่ความท้าทาย คือ การเลือกเทคโนโลยีที่ใช่มาใช้ให้ถูกที่ ดังนั้น เมื่อเริ่มต้นหาวิธีการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล อาจลองถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้ดูก่อน
   1. เราจะใช้ประโยชน์จากข้อมูล เพื่อพัฒนาการใช้งาน และช่วยให้พนักงานดำเนินงานต่างๆ ได้รวดเร็วขึ้นได้อย่างไร
   2. มีอะไรบ้างที่ทีมของเรายังคงทำแบบแมนนวลอยู่ และสามารถเปลี่ยนให้เป็นอัตโนมัติได้ เพื่อให้พวกเขาได้มีเวลาในการไปริเริ่มทำสิ่งอื่นๆ ในเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น
   3. เราจะสร้างสถานที่ทำงานแบบดิจิทัลที่ช่วยให้พนักงานของเราได้มีการคิดวิเคราะห์มากขึ้น ทำงานจากที่ใดก็ได้ และมีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ ได้อย่างไร
      
      ลองเจาะลึกลงไปที่คำถามเหล่านี้ และคุณอาจเจาะลึกลงไปยิ่งกว่าเดิมได้ด้วยการตั้งคำถามเพิ่มว่า “เพราะเหตุใด” สำหรับแต่ละคำถาม ยิ่งคุณเรียนรู้เพิ่มขึ้นมากเท่าไหร่ คุณก็จะได้เห็นว่าข้อมูลของคุณมีการเคลื่อนไหวในบริษัทอย่างไร และคุณจะสามารถพัฒนาจุดไหนได้บ้าง โดยคุณสามารถสร้างคุณค่าเพิ่มขึ้นได้ ด้วยการคิดดูว่าคุณมีการใช้ข้อมูลอย่างไร โดยเฉพาะ
      
      คุณวางตำแหน่งตนเองไว้ดีแค่ไหน ในการรักษาและดูแลกิจกรรมหลักทางธุรกิจของคุณ โมเดลสถานที่ทำงานของคุณตามทันกับความเร็วของไอเดียและข้อมูลต่างๆ ในทุกวันนี้หรือไม่ การแข่งขันของคุณนั้นประสบความสำเร็จได้จากจุดไหน หรือคุณถูกเอาชนะได้อย่างง่ายดายในตลาดนี้  การตอบคำถามเหล่านี้ช่วยชี้ให้เห็นว่าประเด็นใดที่คุณควรดำเนินการอย่างเร่งด่วนสำหรับธุรกิจของคุณ โดยต้องมีข้อมูลเชิงลึกว่าควรเพิ่มประสิทธิภาพที่กระบวนการใดเกี่ยวกับข้อมูล เพื่อเพิ่มประสิทธิผลโดยรวม
      
      คุณจะเพิ่มความรู้เกี่ยวกับธุรกิจที่เกิดใหม่ได้อย่างไร เช่น ระบบอัตโนมัติ ที่เพิ่มอัตราการเข้าถึงข้อมูลและช่วยให้พนักงานทั้งที่ทำงานในออฟฟิศและจากระยะไกลสามารถทำงานได้อย่างคล่องตัว และโฟกัสที่การริเริ่มกิจกรรมเชิงกลยุทธ์แทน ด้วยการลดภาระจากกระบวนการแบบแมนนวล เมื่อคุณระบุได้ว่ากระบวนการใดบ้างที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ เพื่อให้พนักงานของคุณมีเวลาว่างมากขึ้น คุณอาจเริ่มจากการพิจารณาเครื่องมือในการทำงานร่วมกันและระบบคลาวด์ ที่ช่วยปรับปรุงวิธีการแชร์ไอเดียและข้อมูลระหว่างพนักงานและลูกค้าของคุณ
      
      กระบวนการใหม่นี้จะช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าได้อย่างไร ยิ่งคุณสามารถทำให้พนักงานมีข้อมูลสำคัญในมือในรูปแบบที่ปลอดภัยได้มากแค่ไหน พวกเขาก็จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น ประสิทธิภาพในการทำงานที่มากขึ้น หมายถึง นวัตกรรม รายได้ และความสำเร็จในการบรรลุเป้าหมายของบริษัท และยังหมายถึงการตอบสนองต่อลูกค้าได้เร็วขึ้น และการที่ลูกค้ามีความสุขมากขึ้นอีกด้วย

3. ใช้การปฏิรูปสู่ดิจิทัลในการเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดให้กับการดำเนินงานของทีม

   เทคโนโลยีใหม่ๆ จะช่วยเพิ่มความเร็วในการทำงานให้พนักงานของคุณ ซึ่งการดึงไฟล์จากตู้เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้จากโต๊ะของคุณเอง ย่อมเร็วกว่าการลุกขึ้น และเดินไปที่ตู้เก็บเอกสารเพื่อเอาเอกสารออกมา แต่ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดไม่ได้มาจากการใช้เทคโนโลยีใหม่ แต่กระบวนการเหมือนเดิม
   
   เมื่อมีเทคโนโลยีใหม่แล้ว คุณควรจะสร้างวิธีการในการทำงานใหม่ด้วย
   
   ในอุดมคติแล้ว คุณอาจอยากเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดให้กับวิธีการทำงานของคุณ เช่น คุณอาจอยากทำสิ่งต่างๆ ดังต่อไปนี้
   • ทำให้พนักงานทั้งที่ทำงานในออฟฟิศและจากระยะไกลสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทั้งในแง่ของวิธีการและเวลา
   • เพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการเอกสาร เพื่อลดเวลาและความพยายามสำหรับงานแต่ละชิ้น ไม่ว่าผู้ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการนั้นจะอยู่ที่ใด
   • ตรวจสอบให้มั่นใจว่าพนักงานสามารถดูข้อมูลต่างๆ ได้ เพื่อให้พวกเขาวิเคราะห์และแจ้งผลการตัดสินใจได้เร็วขึ้น
     
     เมื่อคุณเริ่มนำเทคโนโลยีใหม่เข้ามาใช้ เป้าหมายหนึ่งที่ควรมี คือ การลดกระบวนการทำงานแบบแมนนวล  ปล่อยให้เทคโนโลยีรับหน้าที่ทำงานหนัก และย้ายเอกสารจากคนหนึ่งไปสู่อีกคนหนึ่งแทน และเมื่อคุณทำแบบนั้นได้ มันก็จะเป็นการสนับสนุนให้พนักงานของคุณทำงานเสร็จได้มากขึ้น และมีเวลาเหลือมากขึ้นในการไปให้ความสำคัญกับการริเริ่มกิจกรรมเชิงกลยุทธ์อื่นๆ แทน
     กุญแจสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน คือ การโฟกัสที่คำว่า “อย่างไร” โดยอาจเริ่มจากคำถามที่ว่า กระบวนการเหล่านี้ควรจะเปลี่ยนแปลงอย่างไร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
     การตอบคำถามนี้จะช่วยนำพาคุณไปสู่เทคโนโลยีเฉพาะที่ช่วยส่งเสริมสไตล์การทำงานของทีมคุณได้ดีที่สุด

เริ่มต้นจากการปฏิรูปสู่ดิจิทัลของคุณเอง

เมื่อคุณได้พิจารณาประเด็นเหล่านี้ทั้งหมด รวมถึงผลกระทบในเชิงบวกต่อธุรกิจของคุณแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะดำเนินการดังต่อไปนี้

• หาโซลูชันที่คุณทำได้
• วางแผนสำหรับการเปลี่ยนแปลง

เราสามารถช่วยคุณได้ในเรื่องโซลูชันสำหรับธุรกิจของคุณ ติดต่อเราเพื่อพูดคุยกันเกี่ยวกับความต้องการของคุณ ผู้เชี่ยวชาญของเราพร้อมช่วยเหลือเต็มที่

ที่มา:  RICOH USA