3 แนวทางแก้ปัญหาสำหรับการจัดการข้อมูลทางธุรกิจ

ธุรกิจต่างๆ และพนักงานในปัจจุบันเข้าถึงและแชร์ข้อมูลมากกว่าการทำงานยุคก่อน

และเมื่อมูลค่าของข้อมูลเหล่านี้เพิ่มขึ้น วิธีการที่พนักงานของคุณใช้ข้อมูลเหล่านี้ก็ก่อให้เกิดความเสี่ยงอย่างมาก บทความนี้จึงนำเสนอปัญหาที่พบได้ทั่วไปในการจัดการกับข้อมูลทางธุรกิจ 3 ประการ

การใช้แอปพลิเคชันสำหรับผู้บริโภค “ที่สะดวกสบาย”

เราต่างทราบดีว่าความสะดวกสบายไม่ได้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพหรือช่วยป้องกันความเสี่ยงด้านความปลอดภัยแต่อย่างใด แต่บริษัททุกขนาดล้วนเผชิญกับความจริงที่ว่า รูปแบบการทำงานทุกวันนี้ต่างไปจากแต่ก่อนแล้ว ผู้เชี่ยวชาญทางธุรกิจในปัจจุบันล้วนใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการสร้าง จัดการ และแชร์ข้อมูล พวกเขามักย้ายและจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ไว้ในแอปพลิเคชันสำหรับผู้บริโภคผ่านเครือข่ายที่ไม่ปลอดภัยมากขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งแน่นอนว่า การใช้งานประเภทนี้มันง่ายและสะดวกสบาย แต่การนำข้อมูลสำคัญออกไปนอกเครือข่ายของบริษัท ทำให้ความปลอดภัยของข้อมูลและการปฏิบัติตามกฎในองค์กรตกอยู่ในความเสี่ยงที่อาจเกิดมัลแวร์ที่ไม่ปลอดภัยและการโจรกรรมข้อมูลขึ้นได้

ทางแก้ปัญหา: การที่บริษัทเลือกใช้โซลูชันเทคโนโลยีต่างๆ ทำให้เกิดปัญหาด้านประสิทธิภาพในการทำงานและความปลอดภัยอีกด้วย พนักงานมักเลือกใช้แอปพลิเคชันสำหรับผู้บริโภคทั่วไป เมื่อมองหาวิธีแก้ปัญหาเฉพาะหน้าในการจัดการกับข้อจำกัดทางเทคโนโลยี:

1. ระบุความต้องการและสิ่งที่พวกเขาใช้งานอยู่
2. สร้างมาตรฐานขององค์กรด้วยเครื่องมือที่ได้รับอนุญาต
3. เมื่อมีการนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ ต้องมีการฝึกอบรมวิธีใช้ให้พนักงานเสมอ

การประเมินและจัดการความเสี่ยงด้วยการพิจารณาโดยมีลูกค้าเป็นศูนย์กลาง จะช่วยเพิ่มความปลอดภัยของบริษัท ไปพร้อมๆ กับเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าและประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน

การส่งไฟล์ที่อ่อนไหวทางอีเมล

ดูเหมือนเป็นการรู้เท่าไม่ถึงการณ์ หากพนักงานฝ่ายการเงินคนหนึ่งกำลังทำแผนการเงินของบริษัทอยู่ แล้วเขาเริ่มหิวขึ้นมาและตัดสินใจกลับบ้าน เขาจึงส่งไฟล์งานที่ทำอยู่ให้ตัวเองทางอีเมล เพื่อเอากลับไปทำต่อที่บ้าน ปัญหา คือ บริษัทของคุณลงทุนไปมากในการสร้างความปลอดภัยให้เครือข่ายของบริษัท (จริงไหม) ซึ่งรวมถึงเซิร์ฟเวอร์อีเมลด้วย แต่เมื่อพนักงานส่งไฟล์งานผ่านระบบให้บริการอีเมลทั่วไป และกลับไปเปิดด้วยคอมพิวเตอร์ส่วนตัวที่บ้าน ก็ก่อให้เกิดอันตรายต่อข้อมูลของบริษัทได้แล้ว เพราะเครือข่ายสาธารณะพวกนี้มักไม่ปลอดภัย ไวรัสและมัลแวร์จากคอมพิวเตอร์ที่บ้านอาจทำให้ไฟล์ตกอยู่ในความเสี่ยงได้ง่าย

ทางแก้ปัญหา: การนำโซลูชันด้านเอกสารและเนื้อหาต่างๆ มาใช้ ทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เขาต้องการได้อย่างง่ายดาย ซึ่งต้องเป็นพนักงานที่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลนั้นเท่านั้น ไม่ว่าจะทำงานจากที่ไหนหรือในช่วงเวลาใดก็ตาม การจัดเก็บข้อมูลตามลำดับสามารถช่วยบรรเทาความเสี่ยงของปัญหาในการปฏิบัติตาม หรือการฟ้องร้องได้ และหลีกเลี่ยงค้นหาเอกสารที่จำเป็น โดยเฉพาะกระบวนการที่ต้องใช้เอกสารเยอะๆ อย่างการจ้างพนักงาน เป็นต้น

การใช้ระบบคลาวด์ส่วนตัวในการจัดเก็บไฟล์งาน

ลองพิจารณาดูว่าข้อกำหนดเรื่องพาสเวิร์ดที่เข้มงวดสำหรับเครือข่ายของบริษัทนั้นมีไว้ทำไม แอปพลิเคชันสำหรับผู้บริโภคทั่วไปไม่ได้มีข้อกำหนดแบบเดียวกันนี้ ดังนั้น เมื่อพนักงานเลือกใช้ Dropbox หรือ Google เพื่อเก็บไฟล์งานของลูกค้า ‘เพื่อความปลอดภัย’ จริงๆ แล้วกลับเป็นการตรงกันข้ามเสียมากกว่า เพราะแอปพลิเคชันเก็บข้อมูลสำหรับผู้บริโภคประเภทนี้มักมีจุดอ่อนในเรื่องขาดความปลอดภัยของข้อมูล ซึ่งประกอบไปด้วยการสำรองข้อมูลที่ไม่เหมาะสม และข้อตกลงระดับการให้บริการที่ไม่แข็งแรง (SLAs) ซึ่งอาจทำให้ข้อมูลสูญหายหรือถูกโจรกรรมได้ ถึงแม้ว่าบริการหลายแห่งจะค่อนข้างปลอดภัยแล้ว แต่ก็ยังเสี่ยงสูงสำหรับองค์กรอยู่ดี

ทางแก้ปัญหา: นำโซลูชัน Intelligent Capture มาใช้ โซลูชันการบันทึกภาพข้อมูลได้พัฒนาขึ้นมาถึงระดับที่ระบบ OCR (กระบวนการเปลี่ยนข้อความในภาพเป็นตัวหนังสือ) มีความแม่นยำขึ้นอย่างน่าทึ่ง ทำให้กระบวนการทำเอกสารอ้างอิง และการจัดเอกสารสำหรับ CRM, ERP และโซลูชันการบริหารจัดการเนื้อหาขององค์กรกลายเป็นระบบอัตโนมัติ ด้วยบริการ Intelligent Capture ที่มีอยู่ในบริการ Intelligent Business Platform (IBP)SM ของเรา คุณจะสามารถบันทึกภาพข้อมูลต่างๆ ได้ เพื่อเป็นการสนับสนุนพนักงานที่ทำงานจากที่ต่างๆ ได้ และข้อมูลยังมีความปลอดภัยอยู่

ผู้เชี่ยวชาญทางธุรกิจในโลกทุกวันนี้ ล้วนใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการสร้าง จัดการ และแชร์ข้อมูล

ฝากไว้ให้คิด

ในโลกแห่งการทำงานยุคใหม่นี้ การทำความเข้าใจพฤติกรรมการจัดการข้อมูล และนำโซลูชันมาใช้กลายเป็นเรื่องสำคัญ เพื่อให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประสบความสำเร็จมากขึ้น และปลอดภัยขึ้น คุณสามารถนำเครื่องมือและกระบวนการทำงานที่เหมาะกับคุณ พนักงาน และบริษัทของคุณเองมาใช้ได้ ด้วยการคาดการณ์ล่วงหน้าเพียงเล็กน้อยและทำความเข้าใจว่า จะทำอย่างไรให้พนักงานของคุณทำหน้าที่ออกมาได้ดีที่สุด

หาคำตอบที่ธุรกิจของคุณต้องการ

อย่าปล่อยให้การจัดการข้อมูลส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพในการทำงาน ลองดูโซลูชันของเราได้

ที่มา:  RICOH USA