คำถาม 3 ข้อที่ควรถาม ก่อนเลือกเครื่องมือ Workflow

พื้นที่ทำงานยุคนี้เต็มไปด้วยเครื่องมืออัตโนมัติที่ช่วยธุรกิจของคุณให้ประหยัดทั้งเงินและเวลา แต่เครื่องมือแบบไหนล่ะ ที่ใช่สำหรับคุณ? 

เมื่อพูดถึงการเลือกเครื่องมืออัตโนมัติสำหรับ Workflow และการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ปัจจุบันนี้มีตัวเลือกมากมาย และการแข่งขันระหว่างผู้ให้บริการก็เข้มข้น แต่โซลูชันมากมายที่มีราคาและรูปแบบการสมัครสมาชิกที่แตกต่างกันอาจถาโถมเข้ามาจนคุณรู้สึกสับสนได้ง่ายๆ 

วิธีที่ดีที่สุดในการเลือกเครื่องมือ Workflow ที่เหมาะกับธุรกิจของคุณคืออะไร? ต่อไปนี้เป็นคำถามตั้งต้นที่จะช่วยคุณได้ 

ปัญหาอยู่ตรงไหน? 

ลองสวมบทบาทเป็นหมอวินิจฉัยปัญหาด้านซอฟต์แวร์ด้วยตัวคุณเอง 

คุณไม่จำเป็นต้องมีความรู้เกี่ยวกับซอฟต์แวร์เพื่อจับจุดอ่อนในธุรกิจ เพราะยุคสมัยนี้มีโซลูชันอัตโนมัติสำหรับฟังก์ชันทางธุรกิจที่หลากหลาย ทั้งโซลูชันที่สนับสนุนการทำงานร่วมกัน การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ งานด้านการเงิน กระบวนการทำงานด้านทรัพยากรบุคคลและไอที การตลาดและการสื่อสาร การบริการลูกค้า การวิเคราะห์ธุรกิจ และการจัดการวางจำหน่ายและการบริหารความเปลี่ยนแปลง 

โซลูชันมีมากมายนับไม่ถ้วน แต่คุณมีงบจำกัด และวัตถุประสงค์หลักของระบบอัตโนมัติคือการเพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ของคุณ ดังนั้น ให้เริ่มต้นด้วยการพิจารณาว่ากระบวนการทำงานใดที่คุณใช้อยู่ แล้วทำให้เสียเวลาและเงินมากที่สุด 

ตัวอย่างเช่น คุณสูญเสียลูกค้าเพราะตอบกลับข้อความช้าไปหรือเปล่า? ถ้าใช่ ก็อาจถึงเวลาอัปเดตระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์แล้ว ความล่าช้าในการจัดส่งสินค้าทำให้ธุรกิจของคุณเสียหายไปมากเท่าไรต่อปี? หากนั่นคือปัญหา ให้เพิ่มซอฟต์แวร์ประมวลผลคำสั่งซื้อลงในระบบอัตโนมัติของคุณ คุณมีพนักงานบัญชีกระจายตัวตามสำนักงานหลายแห่งหรือไม่? ถ้าใช่ ลองศึกษาซอฟต์แวร์ทางการเงินที่สามารถจัดการงบประมาณจากบริษัทแม่และแสดงข้อมูลแบบเรียลไทม์ให้กับพนักงานทางไกล 

นอกเหนือจากการตรวจสอบตารางงบประมาณแล้ว ให้พูดคุยกับผู้จัดการแผนกต่างๆ เพื่อหาจุดบกพร่องของพนักงาน หากพวกเขาไม่สามารถใช้เครื่องมือเพื่อเสริมประสิทธิภาพการทำงานของตัวเอง คุณก็อาจเสียเงินโดยเปล่าประโยชน์ และยิ่งไปกว่านั้น ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานอาจลดลง 

ตัวอย่างเช่น หากพนักงานของคุณรู้สึกไม่พอใจกับการประชุมที่ยืดยาว โซลูชันอย่าง Slack, Flowdock หรือ Zoho Meeting อาจช่วยได้ ระบบเหล่านี้ใช้ "บอท" เพื่อตั้งค่าการประชุมออนไลน์ ส่งคำเชิญและถามคำถาม เช่น "ตอนนี้คุณกำลังทำงานอะไรอยู่?" และ "คุณคิดว่าโครงการจะเสร็จสมบูรณ์เมื่อไร?" บอทจะรวบรวมและแชร์การตอบกลับของทุกคน จากนั้นก็สร้างบันทึกการสนทนา โดยพนักงานสามารถติดตามอ่านได้โดยไม่ต้องเสียเวลาไปพบปะพูดคุยเพื่อติดตามความคืบหน้าของงานต่างๆ ด้วยตัวเอง 

บอทที่คุณปรับตั้งค่าได้ตามต้องการยังสามารถส่งรายงานความคืบหน้าให้กับทีมโปรเจกต์ หรือรวบรวมการประเมินศักยภาพการทำงานส่งให้แผนกทรัพยากรบุคคลได้ 

ใครคือผู้ให้บริการที่เหมาะกับคุณ? 

เมื่อคุณจัดลำดับความต้องการและเลือกกระบวนการทำงานมาหนึ่งหรือสองอย่างเพื่อปรับเป็นอัตโนมัติ (หรือมากกว่า 2 กระบวนการ หากคุณมีงบประมาณเพียงพอ) ก็ถึงเวลาสร้างตารางเปรียบเทียบ คอลัมน์หนึ่งจะแสดงรายชื่อผู้ให้บริการ และคอลัมน์อื่นๆ ใช้แสดงข้อกังวลต่างๆ เช่น ค่าใช้จ่ายในการติดตั้ง ค่าใช้จ่ายในการออกใบอนุญาต ความสะดวกในการนำไปใช้ และการใช้งานเพื่อสนับสนุนลูกค้า 

แต่คุณจะหาผู้ให้บริการได้อย่างไร? ลองปรึกษากับผู้จัดการฝ่ายไอทีี เพราะพวกเขาสามารถค้นคว้าหาข้อมูลและขอคำแนะนำจากเพื่อนร่วมงานได้ 

คุณสามารถหาข้อมูลด้วยตัวเองได้เช่นกัน เพราะกระบวนการสรรหากระบวนการอัตโนมัตินั้นเป็นไปโดยอัตโนมัติอยู่แล้ว อย่างน้อยก็ในระดับหนึ่ง ดูเว็บไซต์อย่าง  GetApp, TrustRadius, go2crowd และ Cloudsave ซึ่งนำเสนอรีวิวออนไลน์ตามหมวดหมู่การค้นหา เช่น หมวดหมู่ประเภทธุรกิจ โมเดลราคา อุปกรณ์ที่รองรับ แพลตฟอร์ม ขนาดธุรกิจ และลักษณะทางภูมิศาสตร์ 

หากคุณพบผู้ให้บริการที่คุณต้องการ โปรดติดต่อผู้จัดการฝ่ายไอทีของคุณ การย้ายโอนข้อมูลอัตโนมัติต้องประสานงานอย่างใกล้ชิดกับไอที เพื่อให้สามารถดำเนินการระหว่างระบบได้อย่างปลอดภัย 

แล้วความช่วยเหลือหลังการขายล่ะ? 

สุดท้าย คุณต้องแน่ใจว่าโปรแกรมการทำงานอัตโนมัติของคุณใช้งานได้ดีและสนับสนุนลูกค้าได้ เว็บไซต์รีวิวออนไลน์จะให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ แต่อย่าหยุดค้นคว้า ก่อนจ่ายเงินซื้อเครื่องมือนั้นๆ ให้ฝ่ายไอทีทดสอบเครื่องมือ จำลองสถานการณ์ที่บริษัทของคุณน่าจะเจอ บางครั้งสถานการณ์เหล่านั้นอาจทำให้เครื่องมือมีปัญหา จากนั้นให้โทรหรือส่งอีเมลถึงแผนกช่วยเหลือของผู้ให้บริการ ตรวจสอบเวลาตอบสนองและประสิทธิภาพของการช่วยเหลือ อย่าลืมให้พนักงานที่จะใช้เครื่องมือนี้ลองใช้จริงและให้ข้อเสนอแนะด้วย 

ที่มา: RICOH USA