3 วิธีง่ายๆ ที่ช่วยลดรายจ่ายให้กับธุรกิจของคุณ

ไม่ว่าธุรกิจแบบไหน ก็สามารถลดรายจ่ายได้ ถ้าคุณมองหาวิธีลดรายจ่ายอยู่ เรามี 3 วิธีดีๆ ให้เริ่มต้นได้อย่างมั่นใจ 
1. ปรับปรุงการจัดการเอกสารและลดการใช้กระดาษ 
2. ลดการเดินทาง 
3. ให้บริษัทภายนอกดูแลบริการไอที 
เมื่อกำหนด 3 วิธีนี้ได้แล้ว ก็ถึงเวลาที่ธุรกิจของคุณจะเปิดรับเครื่องมือที่ช่วยประหยัดรายจ่าย เพื่อเพิ่มข้อได้เปรียบให้ทัดเทียมกับธุรกิจอื่นๆ

1. ลดค่าใช้จ่ายด้านกระดาษ 

   กระบวนการทำงานของคุณยังต้องใช้กระดาษจำนวนมหาศาลอยู่หรือเปล่า? ให้คุณลองเปลี่ยนมาเป็นเอกสารดิจิทัลแทน เนื่องจากกระดาษถือเป็นวัสดุสิ้นเปลืองและมีค่าใช้จ่าย และคุณไม่ได้จ่ายแค่ค่ากระดาษเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเงินและเวลาที่เสียไปกับการจัดซื้อและจัดเก็บกระดาษ 
   
   คุณจะลดการใช้กระดาษได้ด้วยการเปลี่ยนกระดาษให้เป็นเอกสารดิจิทัล เพราะการใช้กระดาษทำให้คุณต้องซื้อและเก็บรักษาเครื่องมือที่จำเป็นในการพิมพ์  สแกน แฟกซ์ และถ่ายเอกสาร รวมไปถึงวัสดุสิ้นเปลือง เช่น น้ำหมึก โทนเนอร์ และชิ้นส่วนอื่นๆ ซึ่งต้องเสียเงินซื้อและใช้พื้นที่ในการเก็บรักษาไม่ต่างจากกระดาษ 
   
   เมื่อได้เอกสารกระดาษมาแล้ว ก็ต้องเข้าสู่ขั้นตอนการแจกจ่าย จัดเก็บตามหมวดหมู่ อาจมีการค้นหาเอกสารและส่งไปรษณีย์ด้วย และสุดท้ายก็จบที่การรีไซเคิล ซึ่งหมายความว่าการจัดการเอกสารจะทั้งกินพื้นที่จัดเก็บและกินเวลาของพนักงาน ปฏิเสธไม่ได้ว่า บ่อยครั้ง การใช้กระดาษยังคงจำเป็น แต่คุณจะเริ่มลดการใช้กระดาษและค่าใช้จ่ายที่ตามมาได้อย่างไร? 
   

   เปลี่ยนเอกสารให้เป็นดิจิทัล 

   คุณควรลดการใช้กระดาษและทำให้เอกสารใช้งานได้ง่าย ซึ่งหมายความว่าพนักงานสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการ จากนั้นก็อ่าน แชร์ และพิมพ์ส่วนที่ต้องการใช้งานได้ตามจำเป็น บริการ Cloud จะทำให้พนักงานที่อยู่ต่างสถานที่เข้าถึงและแชร์เอกสารร่วมกันได้อย่างง่ายดายอีกด้วย 
   
   ความท้าทาย คือ จะทำอย่างไรให้ไปถึงขั้นนั้นได้? ก่อนอื่น ก็ต้องสแกน ตรวจสอบ และจัดจำแนกเอกสารจำนวนมาก 
   
   คุณอาจลองพิจารณาบริการด้านไอทีจากภายนอกให้เข้ามาช่วยถ่ายโอนเอกสารให้เป็นดิจิทัล ร่วมถึงหาพาร์ทเนอร์ที่ให้บริการด้าน Cloud รวมถึงดูแลการจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลให้ปลอดภัย 
   

   เปลี่ยนกระบวนการทำงานให้เป็นดิจิทัล 

   ธุรกิจส่วนใหญ่ไม่ใช่แค่ใช้และเก็บกระดาษที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ แต่ยังขับเคลื่อนด้วยกระดาษ ทั้งการใช้เอกสารกระดาษโดยไม่จำเป็น การส่งจดหมายกระดาษระหว่างออฟฟิศ และการส่งเอกสารกระดาษทางไปรษณีย์ ล้วนเป็นกระบวนการที่ช้าและล้าสมัยไปแล้วในยุคดิจิทัล 
   
   ลองมองหาระบบ Document Management System แบบดิจิทัล รวมถึงเครื่องมือกระบวนการทำงานอัตโนมัติ (Workflow Automation) และคิดไว้เสมอว่า “เมื่อกระดาษและค่าใช้จ่ายน้อยลง ประสิทธิภาพการทำงานจะเพิ่มขึ้น” 
   

   ปรับเครื่องพิมพ์และเครื่องถ่ายเอกสารให้ดียิ่งขึ้น 

   คุณไม่ควรคาดหวังว่ากิจกรรมที่เคยใช้กระดาษจะต้องเปลี่ยนเป็นดิจิทัลไปทุกอย่าง แต่คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกิจกรรมที่ยังต้องใช้กระดาษได้ บริการ Managed Fleet Optimization ช่วยให้คุณจัดการกับอุปกรณ์และวัสดุสิ้นเปลืองต่างๆ และช่วยลดการใช้เครื่องมือ วัสดุ และค่าใช้จ่ายที่ตามมา 
   
   

2. ลดการเดินทาง 

   สำหรับบางธุรกิจ การเดินทางเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ และการเดินทางจะส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน แม้ว่าพนักงานจะมีอุปกรณ์เคลื่อนที่และใช้บริการอินเทอร์เน็ตแบบไร้สาย แต่พวกเขาก็ต้องเสียเวลาที่จะทำงานอย่างเต็มประสิทธิภาพไปกับการเดินทางอยู่ดี และคงไม่ต้องพูดถึงค่าใช้จ่ายในการเดินทาง แต่บางครั้งเราอาจหลีกเหลี่ยงการเดินทางได้ โดยใช้เครื่องมือและบริการต่างๆ ที่ธุรกิจของคุณสามารถจัดหาได้ 
   
   สมาร์ทโฟน แท็บเล็ต โน้ตบุ๊ก และคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป ทำได้มากกว่าจัดประชุมผ่านวิดีโอคอล อุปกรณ์เหล่านี้ยังสามารถใช้ในการเข้าถึงเดสก์ท็อปจากทางไกลได้ด้วย เช่น ควบคุมคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งจากคอมพิวเตอร์อีกเครื่อง หรือแชร์การเข้าถึงหน้าจอคอมพิวเตอร์จากทางไกล 
   
   แอปพลิเคชัน บริการ Cloud และบริการไอทีต่างๆ ที่สามารถช่วยเหลือในด้านนี้พร้อมให้บริการแล้ว และยังมีราคาจับต้องได้เมื่อเปรียบเทียบกับค่าเดินทาง นอกจากการเข้าถึงทางไกลแล้ว วิดีโอคอลไม่ได้มีประโยชน์สำหรับการประชุมเพียงอย่างเดียว แต่ยังทำให้การช่วยเหลือลูกค้า การบริหารจัดการระบบจากทางไกล การฝึกอบรบ และกิจกรรมทางธุรกิจอื่นๆ เป็นไปได้อย่างราบรื่น 
   
   หากมีกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับคนกลุ่มใหญ่ คุณควรพิจารณาเลือกใช้การประชุมทางไกล คุณอาจเลือกใช้วิธีที่ยืดหยุ่นอย่างการใช้หน้าจอขนาดใหญ่แบบตั้งโต๊ะหรือแบบติดบนขาตั้ง หรือจะใช้ทั้งจอแสดงผลแบบติดผนังขนาดเท่าคนจริง กล้อง ไมโครโฟน ลำโพง กระดานอัจฉริยะ (IWB) และแสงสี เพื่อให้ห้องประชุมทางไกลดูสมจริง คุณจะเลือกแบบไหน ก็ขึ้นอยู่กับว่าบริษัทของคุณทำงานร่วมกันจากทางไกลบ่อยแค่ไหนด้วย 
   
   หากคุณมีความกังวลว่า บริษัทของคุณจะดำเนินการการประชุมแบบนี้ได้อย่างไร? อย่ากังวลไป ให้เรื่องนี้อยู่ในความดูแลของบุคคลที่สามอย่างผู้เชี่ยวชาญด้าน IT และ Audio Visual พร้อมกับผู้ให้บริการ Cloud และซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกัน 
   
   

3. ลดค่าใช้จ่ายด้านไอที

   การจัดการบริการไอทีในออฟฟิศที่ดี จะช่วยเพิ่มขีดความสามารถให้กับบริษัทของคุณได้
   
   ธุรกิจต่างๆ ใช้งานเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์กันมากกว่าที่เคย ทั้งพนักงานและลูกค้าต้องการให้ข้อมูลของบริษัทเข้าถึงได้ตลอด 24 ชั่วโมง และข้อมูลต้องคงความปลอดภัย เพื่อตอบโจทย์พนักงานที่ทำงานทางไกลและลูกค้าในช่องทางออนไลน์มากขึ้น ธุรกิจขนาดเล็กอาจมองว่าสิ่งนี้เป็นความท้าทายด้านไอทีที่น่ากลัวทีเดียว เพราะส่วนใหญ่มีพนักงานด้านไอทีประจำอยู่แค่ 1-2 คน แต่ความช่วยเหลือด้านไอทีจากภายนอกสามารถทำให้คอมพิวเตอร์ เครือข่าย แอปพลิเคชัน และกิจกรรมของพนักงานดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง คุณควรมองหาความช่วยเหลือด้านไอทีที่ครอบคลุมบริการเหล่านี้: 

• ระบบควบคุมและจัดการจากระยะไกล 
• บริการให้คำปรึกษาและแก้ไขปัญหาไอที ระบบคอมพิวเตอร์เน็ตเวิร์ก ระบบเครือข่าย และโทรศัพท์มือถือ ทั้งจากทางไกลและสถานที่จริง 
• บริการด้านอีเมลและการทำงานร่วมกัน 
• เครือข่ายโทรศัพท์และคอมพิวเตอร์ 
• หน่วยเก็บข้อมูลสำรองและการกู้คืนข้อมูล 
  
  ผลลัพธ์ที่ได้คือ การใช้งานด้านไอทีราบรื่นขึ้น ส่วนความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือก็เพิ่มขึ้นด้วย แต่ต้นทุนการเป็นเจ้าของและความผันผวนด้านค่าใช้จ่ายลดลง 
  

  สงสัยเมื่อไร ให้ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ 

  ไม่ว่าจะเป็นการจัดการเอกสาร การประชุมและประสานงานออนไลน์ หรือการเดินหน้าสร้างโครงสร้างทางเทคโนโลยีให้เข้มแข็ง คุณก็ไม่ต้องจัดการกับเรื่องพวกนี้ด้วยตัวเอง ถึงอย่างไร บริษัทของคุณก็ไม่ได้ผลิตพลังงานไฟฟ้าเอง ประกอบยานพาหนะเพื่อใช้ในการขนส่งเอง หรือปลูกต้นกาแฟเองอยู่แล้วด้วย 
  
  ยิ่งคุณปล่อยให้ผู้เชี่ยวชาญดูแลบริการ Cloud มากเท่าไร บริษัทจะยิ่งสามารถโฟกัสที่เนื้องานจริงได้มากเท่านั้น วิธีการประหยัดค่าใช้จ่ายมีอยู่มากมาย ส่วนจะมองหามันจนเจออย่างไร ก็อยู่ที่คุณ  

ที่มา:  RICOH USA