3 วิธีง่ายๆ เพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานระยะไกล

อนาคตของการทำงานระยะไกลนั้นไม่แน่นอน แต่ก่อนเคยเป็นสิ่งที่หาได้ยาก แต่ปัจจุบันกลับเป็นสิ่งจำเป็นเสียอย่างนั้น ความยืดหยุ่นในเรื่องการทำงานจากที่ไหนก็ได้นั้นกลายเป็นสิทธิประโยชน์ที่พนักงานปรารถนาในทุกวันนี้ และตัวนายจ้างเองก็ได้ประโยชน์ด้วยเช่นกัน เช่น การจ้างพนักงานฝีมือดี การลดต้นทุนค่าใช้จ่ายการผลิตสินค้าและบริการต่างๆ และการแข่งขันในระบบเศรษฐกิจโลก แต่หลายๆ บริษัทที่กำลังเผชิญกับความเป็นจริงและความซับซ้อนของสภาพแวดล้อมในการทำงานระยะไกลนี้ การทำงานแบบไร้พรมแดนนี่แหละตอบโจทย์ที่สุดแล้ว

ในขณะที่การทำงานจากระยะไกลและการทำงานแบบไฮบริดนั้นมีการเติบโตที่ค่อนข้างช้าแต่มั่นคงมาตั้งแต่ช่วงต้นยุค ค.ศ. 2000 แต่โรคระบาดก็ได้เข้ามาเป็นจุดเปลี่ยนที่หลายบริษัทไม่ได้เตรียมรับมือไว้ โลกแห่งการทำงานเปลี่ยนไปในชั่วข้ามคืน และประเด็นใหญ่ต่างๆ เช่น ความถูกต้องของข้อมูล ความปลอดภัยของข้อมูล และการเชื่อมต่อของระบบ กลายมาเป็นประเด็นสำคัญอันดับต้นๆ

และในปัจจุบันที่สถานการณ์เริ่มจะคลี่คลายลงแล้ว องค์กรต่างๆ เริ่มหันมาพิจารณาการพัฒนาระบบสารสนเทศให้ดีขึ้น ข้อมูลกลายเป็นอำนาจ และอาชญากรรมทางไซเบอร์ก็พัฒนาขึ้นมากเกินกว่าจะรับไหว

ธุรกิจของคุณตกอยู่ในความเสี่ยงที่จะถูกแทรกแซงหรือเกิดข้อมูลรั่วไหลอันมีมูลค่าแสนแพง โดยไม่มีสัญญาณเตือนล่วงหน้า และนี่จะเป็นวิธีการง่ายๆ 3 วิธีที่จะทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณจะปลอดภัย

หากเครื่องมือในการทำงานระยะไกลไม่ได้รับการดูแลอย่างเหมาะสม ข้อมูลบริษัทของคุณอาจตกอยู่ในความเสี่ยงได้

1. การตระหนักรู้และการฝึกอบรม
   ขั้นตอนแรกในการปกป้องข้อมูลของบริษัทก็คือการมอบอำนาจให้พนักงานของคุณ เมื่อพนักงานเข้าใจถึงความเสี่ยงของการที่จะทำให้ข้อมูลรั่วไหล และทราบถึงวิธีการหรือกลยุทธ์ในการเฝ้าระวังแล้ว พวกเขาก็จะคอยระแวดระวังการรั่วไหลของข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นเป็นพิเศษ ซึ่งควรจะตรวจสอบให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนได้รับการฝึกอบรม และเข้าใจความสำคัญของการปฏิบัติตามกฎในด้านความปลอดภัย
   
   การฝึกอบรมนี้ควรจะให้สาระสำคัญและน่าสนใจ โดยเริ่มจากพื้นฐานก่อน (เช่น การใช้อุปกรณ์ที่มีการป้องกันด้วยพาสเวิร์ด หรืออันตรายจากการใช้ Wi-Fi สาธารณะ) และอบรมในเรื่องที่ซับซ้อนขึ้น ต้องมั่นใจได้ว่าพนักงานของคุณเข้าใจถึงนโยบาย กระบวนการ และวิธีการรายงานพฤติกรรมที่น่าสงสัย และคอยสนับสนุนพวกเขา โดยเข้าใจว่ามนุษย์ทำพลาดบ้างเป็นธรรมดา และการสร้างวัฒนธรรมการทำงานระยะไกลที่ปลอดภัยนั้นต้องลงทุนลงแรงอีกมาก
2. การเข้ารหัสข้อมูล
   หนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดสำหรับอาชญากรในการเข้าถึงข้อมูลสำคัญก็คือ การเข้าผ่านอุปกรณ์ทำงานของพนักงานโดยตรง ดังนั้น ถ้าพนักงานไม่ได้ดูแลปกป้องโทรศัพท์มือถือหรือแลปท็อปของตนดีพอ ข้อมูลบริษัทก็อาจตกอยู่ในความเสี่ยงได้
   
   การเข้ารหัสหน้าจอสำหรับอุปกรณ์ในการทำงานระยะไกลทั้งหมดช่วยเพิ่มความปลอดภัยขึ้นได้มาก บริการด้านเทคโนโลยีการทำงานระยะไกลมักมีระบบการป้องกันอัตโนมัติเพื่อให้คอมพิวเตอร์ที่สูญหายหรือถูกขโมยไม่สามารถใช้งานได้ เป็นด่านแรกในการป้องกัน ระบบการเข้ารหัสอีเมลก็ช่วยเพิ่มความปลอดภัยอีกขั้นให้กับข้อความบางอย่างที่มีข้อมูลสำคัญของผู้ครอบครองอยู่ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจที่อยู่ในอุตสาหกรรมที่มีข้อกำหนดอย่างรัดกุม (เช่น สาธารณสุข) หรือสำหรับองค์กรที่มีปัญหาเรื่องการให้ความร่วมมือมาอย่างต่อเนื่อง
3. ใช้เครื่องมือที่ถูกต้อง
   เนื่องจากธุรกิจต่างๆ เริ่มนำนโยบายการทำงานระยะไกลในรูปแบบต่างๆ มาใช้กันมากขึ้น ระบบสารสนเทศที่สมบูรณ์และคล่องตัวก็เป็นที่ต้องการมากกว่าที่เคย ทางแก้แบบเร่งด่วนที่องค์กรต่างๆ ใช้เพื่อให้ผ่านโรคระบาดมาได้นั้นไม่เพียงพอที่จะทำให้แรงงานยุคดิจิทัลที่เพิ่มขึ้นนี้ยั่งยืนอยู่ได้ ไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือในการส่งข้อมูลแบบออนไลน์หรือระบบจัดเก็บเอกสาร ไปจนถึงเทคโนโลยีที่ช่วยให้การสื่อสารและทำงานร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ กุญแจสำคัญในการสร้างวัฒนธรรมการทำงานระยะไกลที่มีสเถียรภาพ คือ การนำข้อมูลมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด และดูแลความปลอดภัยของมันให้ดี
   
   การใช้โซลูชันสำหรับกลุ่มธุรกิจตามขนาดองค์กรที่ทำให้ทั้งองค์กรเข้าถึงกันได้ง่ายขึ้น และทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เขาต้องการได้อย่างปลอดภัย เมื่อใดก็ตามที่เขาต้องการ เป็นสิ่งที่จะทำให้บริษัทได้เปรียบในการแข่งขันทั้งในปัจจุบันและอนาคต

ที่มา:  RICOH USA