คำแนะนำ 10 ข้อสำหรับการบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลงให้ประสบความสำเร็จ

“สิ่งหนึ่งที่เกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลาคือความเปลี่ยนแปลง” – เฮราคลิทิส

สิ่งใดก็ตามที่มีชีวิตอยู่ล้วนเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลาจนกว่าจะดับสิ้นไป แม้แต่กับองค์กรต่างๆ แล้วทำไมอัตราความล้มเหลวในการบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลงในองค์กรยังคงสูงอยู่

จากงานวิจัยของ John Kotter และ McKinsey1 ที่ทำมาหลายปีชี้ให้เห็นว่า “มีโปรแกรมรับมือกับความเปลี่ยนแปลงเพียง 30% เท่านั้นที่ประสบความสำเร็จ” ซึ่งค่าเฉลี่ยนี้ถือว่าดีขึ้น เพราะในโลกการทำงานยุคใหม่ ความเปลี่ยนแปลงมีแต่จะรวดเร็วขึ้น ซึ่งส่งผลกระทบต่อรากฐานของโลกธุรกิจ เห็นได้จากเศรษฐกิจแบบแบ่งปัน (Sharing Economy) หรือโมเดลธุรกิจ “การบริโภคแบบร่วมมือกัน (Collaborative Consumption)”

ขณะที่ไม่มีใครคาดการณ์ได้แบบแน่นอนว่าจะเกิดอะไรขึ้นต่อไป เราก็ล้วนรู้กันว่าการเปลี่ยนแปลงเกิดเร็วขึ้นเรื่อยๆ และธุรกิจต่างๆ ก็จำเป็นต้องรับรู้และเตรียมพร้อม รวมถึงจัดการและตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ให้ได้ เราจึงมีคำแนะนำ 10 ข้อสำหรับการบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพมาฝาก

1. ทำให้ความเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องปกติ

ความเปลี่ยนแปลง คือ การที่ผู้คนเต็มใจจะยอมรับสิ่งที่ต่างไปจากเดิม เราควรมองความเปลี่ยนแปลงให้เป็นเส้นตรง แต่มนุษย์ซับซ้อนกว่านั้น ความเปลี่ยนแปลงในธุรกิจของคุณอาจส่งผลกระทบหลายอย่าง ในหลายรูปแบบอยู่ตลอดเวลา ดังนั้น ลองมองการเปลี่ยนแปลงให้แคบลงมาเป็นระยะต่างๆ และรับมือกับปัญหาที่เกิดขึ้นเฉพาะหน้าในแต่ละระยะนั้นก่อน

2. ออกแบบโมเดลรับมือที่เหมาะกับตนเอง

ในโลกนี้มีโมเดลจัดการความเปลี่ยนแปลงอยู่มากมาย ลองหาบริการจากภายนอกที่ช่วยคุณออกแบบหรือปรับโมเดลที่จะเหมาะกับบริษัทของคุณเอง โดยอ้างอิงจากขนาดของบริษัทและความต้องการ

3. มุ่งเน้นที่การเปลี่ยนแปลงในปัจจุบัน

บริษัทมักชอบกล่าวถึงความเปลี่ยนแปลงในอดีต นับครั้งไม่ถ้วนแล้วที่ผมได้ยินประโยคที่ว่า “ตอนที่เราพบความเปลี่ยนแปลงในปีที่แล้ว…” แต่ลืมไปหรือเปล่าว่า คุณและบริษัทของคุณกำลังเผชิญกับความเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา เพราะมันไม่เคยหยุด ดังนั้น คุณก็ไม่ควรหยุดเช่นกัน

4. ให้ความสนใจกับแนวคิดแบบ “ลีน (Lean)”

สิ่งสำคัญในการบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลง คือ การจับตาดูการนำแนวคิดลีนมาใช้ ทั้งในระดับแคบและวงกว้าง หากอัตราการใช้แนวคิดลีนมีแนวโน้มเพิ่มขึ้น หมายความว่าองค์กรของคุณกำลังเปลี่ยนแปลงแล้ว แต่หากแนวโน้มคงที่หรือลดลง ก็หมายความว่ายังมีแรงต้านจากบางสิ่งมากเกินไป ลองหาดูว่าแรงต้านนั้นมาจากจุดไหนในระบบ และเริ่มปรับจากตรงนั้น เพื่อสร้างการตระหนักรู้ ตอบคำถาม และระบุปัญหาและความกลัวที่มีอยู่

5. ขอความช่วยเหลือ

ความเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่คาดเดาไม่ได้ คุณจึงต้องทราบว่าเมื่อใดที่คุณต้องการความช่วยเหลือจากสมาชิกในทีมและฝ่ายบริหาร และหากคุณเห็นว่ามีแรงต้านต่อความเปลี่ยนแปลงอยู่เรื่อยๆ ก็อาจเป็นไปได้ว่าทิศทางการดำเนินธุรกิจของคุณมีอะไรผิดพลาด และคุณจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนบางอย่าง

6. ทำตัวเองให้พร้อมปรับตัวต่อความเปลี่ยนแปลง

การเป็นคนที่พร้อมปรับตัวต่อความเปลี่ยนแปลงช่วยเพิ่มความเป็นไปได้ที่จะประสบความสำเร็จได้มากทีเดียว การบังคับให้ตัวเองยึดติดกับแผนการที่วางไว้ตั้งแต่ 6 เดือนที่แล้วอย่างเข้มงวด ในขณะที่คุณมองเห็นเพียงสถานการณ์ที่เป็นอยู่ปัจจุบัน ซึ่งเป็นเรื่องไม่แน่นอน ถือว่าไม่ใช่นโยบายรับมือกับความเปลี่ยนแปลงที่ดี และอาจกลายเป็นหายนะในโลกการทำงานยุคใหม่ได้

7. เป็นคนเด็ดเดี่ยว

จงใช้ข้อเท็จจริง ตาราง และสัญชาตญาณภายในร่วมกันในการตัดสินใจ และต้องทำให้รวดเร็วด้วย จำไว้ว่า ข้อมูลเพียงอย่างเดียวไม่ได้ชี้ให้เห็นเรื่องราวทั้งหมดได้เสมอไป สัญชาตญาณภายในเป็นอีกสิ่งที่ช่วยนำทางคุณได้ และจำให้ขึ้นใจว่า การไม่ตัดสินใจนั่นแหละคือการตัดสินใจแล้ว

8. เปลี่ยนแปลงจากภายในสู่ภายนอก

การควบรวมบริษัทก็ไม่ได้ช่วยแก้ไขโมเดลธุรกิจที่ล้าหลังได้ การเปลี่ยนแปลงต้องมาจากภายใน และต้องเริ่มต้นจากผู้นำองค์กร

9. สื่อสาร และตั้งใจฟังแบบไม่ตัดสิน

การข้ามผ่านความยากลำบากกลายเป็นเรื่องยากอย่างเหลือเชื่อ หากพนักงานรู้ว่าอะไรที่ผิดพลาดไป แต่รู้สึกไม่สบายใจที่จะพูดออกมา จึงควรทำให้พวกเขารู้สึกสบายใจ ซึ่งอาจเป็นเรื่องยาก แต่ก็เป็นเรื่องสำคัญมากทีเดียว ยิ่งพนักงานของคุณรู้สึกได้รับการสนับสนุนและปลอดภัยในการสื่อสารปัญหาออกมามากแค่ไหน คุณจะยิ่งได้รู้ความเป็นไปในบริษัทมากเท่านั้น

10. สร้างความสมดุลระหว่างอุดมคติและความเป็นจริง

ในการรับมือกับความเปลี่ยนแปลง คุณควรอยู่บนโลกแห่งความจริง บางครั้ง มุมมองของเราก็อาจหลงทางไปกับอุดมคติและหลุดออกจากโลกความเป็นจริงไปบ้าง แต่เมื่อต้องขับเคลื่อนความเปลี่ยนแปลง ความมั่นคงเป็นเรื่องสำคัญ และต้องไม่หลงไปกับสิ่งที่อาจเกิดขึ้น คำแนะนำพิเศษ คือ หลายครั้งในชีวิต ผมมักหลอกตัวเองว่าผมสามารถเปลี่ยนแปลงคนอื่นได้ แต่จริงๆ แล้ว ไม่มีใครเปลี่ยนใครได้หรอก ตัวคนๆ นั้นต้องยินยอมที่จะเปลี่ยนแปลง ถึงจะทำได้สำเร็จ

ไม่ว่าคุณจะอยู่ในช่วงไหนของความเปลี่ยนแปลง ผมหวังว่าคุณจะรู้สึกได้รับการสนับสนุนในโลกแห่งการทำงานยุคใหม่ ถ้าไม่ ผมก็หวังว่าคำแนะนำ 10 ข้อนี้จะช่วยให้คุณเบาใจลงได้บ้าง

ความเปลี่ยนแปลงกำลังรวดเร็วขึ้น

ถ้าคุณยังไม่มีแผนการบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลงในองค์กร ก็ไม่มีเวลาไหนเหมาะสมในการเริ่มต้นไปมากกว่าตอนนี้แล้ว

ที่มา:  RICOH USA