การทำงานแบบไฮบริดจะส่งผลต่ออนาคตของเราอย่างไร

จากข้อมูลแสดงให้เห็นว่านายจ้างส่วนใหญ่พร้อมที่จะกลับเข้าออฟฟิศ ในขณะที่พนักงานยังคงนิ่งเฉย โดยอ้างถึงข้อกังวลด้านความปลอดภัยแม้ว่าอัตราการฉีดวัคซีนจะเพิ่มสูงขึ้นก็ตาม

แล้วเราควรทำอย่างไร

1. กำหนดวัตถุประสงค์ใหม่ของออฟฟิศทางกายภาพและทำให้องค์กรทำงานโดยบรรลุวัตถประสงค์ใหม่ที่ได้กำหนดไว้
2. กำหนดข้อตกลงระดับการให้บริการสำหรับความปลอดภัยและเผยแพร่ระเบียบการนั้น
3. ใช้เครื่องมือการจัดตาราง สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมของพื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน
4. การมีส่วนร่วมจากพนักงานจะเป็นปัญหามากขึ้นเมื่อพวกเขามีอายุมากขึ้น กระตุ้นให้ทีมของคุณมีความยืดหยุ่นและสามารถปรับตัวได้ แน่นอนว่ามันไม่ใช่คุณจะทำทุกอย่างได้ถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรกและระเบียบการหรือแนวทางปฏิบัตินั้นก็ต้องมีการปรับปรุงพัฒนาขึ้นเรื่อยๆ

เรามีออฟฟิศไว้เพื่ออะไร

หากถามคำถามนี้กับนายจ้างและพนักงานคำตอบก็อาจแตกต่างกันออกไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคำตอบนั้นถูกแบ่งแยกตามประเภทของงาน อายุ และอายุงาน หากสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริดนั้นเป็น "New Normal" องค์กรจำเป็นต้องกำหนดระดับ โดยปกติแล้วออฟฟิศนั้นประกอบไปด้วยองค์ประกอบเหล่านี้

• วัฒนธรรม/ สังคม
• ความร่วมมือ
• การมีปฏิสัมพันธ์จากลูกค้า / การประชุม
• การพัฒนาอาชีพ/ การเข้าถึงการจัดการ

เพื่อให้เกิดการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ปัจจัยข้างต้นเหล่านี้จะต้องได้รับการสนับสนุนด้วยเครื่องมือที่จะช่วยส่งเสริมและรักษาข้อตกลงระดับการบริการเฉพาะสำหรับระเบียบการด้านความปลอดภัย

ออฟฟิศที่ปลอดภัยคืออะไร

โดยพื้นฐานแล้วออฟฟิศที่ปลอดภัยนั้นเกี่ยวข้องกับ 3S นั่นคือ space, surfaces, และ scheduling การสื่อสารเพื่อการตัดสินใจถึงเรื่องที่เกี่ยวข้องกับทั้ง 3S จะช่วยฟื้นฟูสภาพแวดล้อมในที่ทำงานในเชิงบวกได้เป็นอย่างดี

Spaces

การรักษาระยะห่างทางสังคมนั้นดูเหมือนจะยังคงเป็นเรื่องที่ต้องให้ความสำคัญเป็นอันดับต้นๆ ไม่ว่าสถิติการได้รับวัคซีนจะมากแค่ไหนก็ตาม ออฟฟิศที่แบ่งฉากกั้นโต๊ะทำงานอาจจะต้องมีการปรับเปลี่ยนหรืออาจต้องกำจัดโต๊ะทำงานและพื้นที่ส่วนกลางเพื่อเปิดใช้ "Safety Zone" สำหรับพื้นที่การทำงานร่วมกัน ไม่ว่าจะใช้วิธีการใด โปรดแจ้งการตัดสินใจและแนวทางที่เปลี่ยนแปลงกับพนักงานของคุณ โซลูชันการจัดการพื้นที่จากริโก้ประกอบด้วย

• Workplace Capacity Management & Analytics.
  เราทำการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมและให้ข้อมูลอัจฉริยะแก่คุณเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่คล่องตัวและสามารถสังเกตข้อมูลการใช้งานห้องและโต๊ะทำงาน
• Space Management solutions.
  ด้วยการกำหนดพื้นที่ทำงานที่ปลอดภัย คุณสามารถป้องกันคลัสเตอร์และจัดการอัตราการเข้าใช้งานพื้นที่ได้ง่ายขึ้น
• Smart Meeting Spaces.
  บริการห้องประชุมของเราทำให้การจัดตารางการประชุมและห้องประชุมคล่องตัวขึ้น ตลอดจนการติดตามตารางการทำความสะอาดเพื่อให้มั่นใจว่าพื้นที่ปลอดภัยและสะอาด

Surfaces

ควรใช้งานเทคโนโลยีลดการสัมผัสในพื้นที่ที่ใช้งานร่วมกันหากเป็นไปได้ เทคโนโลยีมือถือที่เชื่อมโยงกับอุปกรณ์ "Internet of Things" เช่น การเปิดใช้งานการเคลื่อนไหวหรือแสงสว่าง และนโยบายการทำความสะอาดที่กำหนดไว้ควรถูกนำมาปฏิบัติ และโปรดอย่าลืมแจ้งแนวทางและการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นให้พนักงานทั้งหมดได้รับทราบ ซึ่งสิ่งที่คุณควรพิจารณา ได้แก่

• การจัดการอุปกรณ์แบบไร้การสัมผัสหรือลดการสัมผัส การจัดการโครงสร้างพื้นฐาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับอุปกรณ์การพิมพ์ ถ่ายสำเนา และการสแกนที่ใช้งานร่วมกัน สามารถลดการสัมผัสได้
• ล็อคเกอร์อัจฉริยะ ไม่ว่าจะเป็นสินค้าบริโภค พัสดุและอื่นๆ ด้วยล็อกเกอร์อัจฉริยะจะทำให้การรับพัสดุนั้นไร้การสัมผัส การรายงาน การควบคุมทรัพย์สิน และข้อมูลการจัดหาการปฏิบัติตามแบบเรียลไทม์สำหรับการตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเกี่ยวกับการใช้สิ่งอำนวยความสะดวก

Scheduling

การรักษาระยะห่างทางสังคมส่งผลกระทบต่อพื้นที่ภายในออฟฟิศ โซลูชันการจัดการตารางการใช้งานที่รัดกุมสามารถตรวจสอบโต๊ะทำงานและห้องประชุมที่ไม่ได้ถูกใช้งาน ขจัดความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้พื้นที่ รักษาความปลอดภัยในการประชุมกับลูกค้า และเหนือสิ่งอื่นใดคือส่งเสริมความปลอดภัยของพนักงาน ลองพิจารณาระบบการจัดการสำนักงานจากริโก้

• วางแผนการประชุม
• จองห้อง จัดตารางการประชุม ส่งคำเชิญเข้าร่วมประชุม และติดตามการตอบรับ
• จัดการบุ๊คกิ้งได้ทุกที่ผ่านการจองบนโทรศัพท์มือถือ
• จัดการการใช้งานพื้นที่เพื่อรักษาระยะห่างที่เหมาะสม
• เทคโนโลยีเพื่อการประสานงาน อุปกรณ์ AV และเครื่องมือการทำงานร่วมกันอื่นๆ
• ติดตามตารางทำความสะอาดและเปิดให้ใช้งานเฉพาะพื้นที่ที่ถูกทำความสะอาดแล้วเท่านั้น

ความคาดหวัง

เปิดโอกาสให้พนักงานมีส่วนร่วมในขั้นตอนการตัดสินใจ สำหรับหลายๆ คนแล้วที่ทำงานนั้นเปรียบเสมือนบ้านหลังที่สองของพวกเขา ดังนั้นพวกเขาควรมีส่วนเกี่ยวข้องในการทำให้ที่ทำงานปลอดภัย สุดท้ายโปรดแน่ใจว่าคุณได้เตรียมตัวสำหรับเหตุการณ์ในอนาคต นโยบายต่างๆ นั้นจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนได้ อาจต้องมีการใช้แผน Shutdown และต้องมีการสื่อสารอย่างต่อซึ่งเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าสิ่งที่เราต้องการและสิ่งที่คาดหวังคืออะไร

เรียนรู้จากประสบการณ์ของเรา

ประสบการณ์จากริโก้เองเป็นตัวอย่างสำคัญที่แสดงให้เห็นว่าแพลตฟอร์มและบริการต่างๆ ช่วยให้คนกลับเข้าออฟฟิศได้อย่างไร ทีมงานได้จัดทำคู่มือที่ครอบคลุมสำหรับผู้นำองค์กรและเจ้าหน้าที่ทั่วไป โดยมีรายละเอียดสำหรับการกลับเข้าออฟฟิศโดยได้ชี้แจงสิ่งที่ได้เปลี่ยนแปลงและข้อกำหนดใหม่ การมีส่วนร่วมตลอดทั้งกระบวนการจะช่วยให้พนักงานรู้สึกได้รับการสนับสนุนเมื่อกลับมาที่ออฟฟิศ การบันทึกการเปลี่ยนแปลงจะช่วยให้ทุกคนเกิดความเข้าใจไปในทิศทางเดียวกัน ช่วยลดความสับสนหรือการคาดเดา

ห้องประชุมและโต๊ะทำงานในออฟฟิศสามารถถูกขอใช้งานได้ผ่านระบบดิจิทัล บันทึกผู้มาติดต่อแบบ Manual ถูกเปลี่ยนเป็น iPad และระบบโฮสต์ที่บันทึกบนคลาวด์ แผนผังออฟฟิศถูกออกแบบใหม่เพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายการรักษาระยะห่างทางสังคมด้วยเทคโนโลยี Wayfinding ที่ช่วยให้ผู้คนค้นหาเส้นทางที่ปลอดภัยกลับไปที่โต๊ะทำงานจากจุดใดก็ได้ในอาคาร สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ช่วยอำนวยความสะดวกต่อพนักงานที่กลับเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศอย่างเต็มเวลาเท่านั้น พนักงานที่ทำงานนอกออฟฟิศยังสามารถดูแผนผังออฟฟิศใหม่แบบออนไลน์และยังยื่นขอใช้โต๊ะทำงานได้อีกด้วย

ผลลัพธ์ที่ได้นั้นมีประโยชน์หลายต่อ พนักงานจะกลับมาทำงานอย่างสะดวกสบายมากขึ้นแม้แต่กับคนที่ทำงานนอกออฟฟิศและแวะเข้ามาออฟฟิศเพียงวันเดียวก็ตาม การปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐและท้องถิ่น รวมถึงการปฏิบัติตามแนวทางจากริโก้สามารถลดค่าใช้จ่ายได้ในขณะเดียวกันก็ปรับพอร์ตอสังหาริมทรัพย์ให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต ในช่วงเวลาที่ธุรกิจหยุดชะงัก ริโก้ได้ออกแบบแผนเพื่อความต่อเนื่องที่จะช่วยเพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน

ริโก้คือผู้เชี่ยวชาญในด้านสำนักงาน กว่า 80 ปี เราได้ให้บริการสิ่งที่ลูกค้าต้องการเพื่อให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่ความเชี่ยวชาญของพวกเขาโดยตรง ริโก้เตรียมพร้อมสำหรับความเปลี่ยนแปลง หลายคนเชื่อว่ามันเป็นเรื่องเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัล แต่เราเชื่อว่ามันเป็นเรื่องของผู้คนและสิ่งที่พวกเขาต้องการเพื่อเพิ่มความสามารถสูงสุดสำหรับอนาคต นั่นคือเหตุผลที่เราสร้างบริการและโซลูชันของเราให้ยืดหยุ่น ปรับเปลี่ยนได้ และนอกเหนือจากทั้งหมดก็คือเพิ่มขีดความสามารถ Imagine. Change.

ที่มา : https://www.ricoh-usa.com/-/media/Ricoh/Common/PDFs/Infocenter/eBooks