พื้นที่การทำงานแบบใหม่ คำตอบสำหรับการทำงานรูปแบบใหม่ในวันนี้

สถานที่ทำงานในอนาคต

ไม่ว่าจะห้องนั่งเล่น, โรงแรม หรือแม้แต่คาเฟ่ก็สามารถเป็นสถานที่ทำงานของคุณได้ พนักงานรุ่นใหม่มักจะรู้สึกสบายใจกับการทำงานในพื้นที่สาธารณะมากกว่าพื้นที่ทำงานแบบเดิมๆ เช่นในออฟฟิศ

พนักงานรุ่นใหม่เหล่านี้มักจะหันไปใช้งานสิ่งที่เรียกว่า coworking spaces หรือพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันระหว่างคนที่ทำงานจากคนละบริษัท ข้อสังเกตที่น่าสนใจเกี่ยวกับ coworking space ก็คือประโยชน์สูงสุดของการใช้งานพื้นที่รูปแบบนี้ที่ผู้คนพูดถึงไม่ใช่ความสะดวกสบายหรือความเป็นอิสระ แต่เป็นความรู้สึกในด้านสังคม ความร่วมมือ และนวัตกรรม พวกเขาไม่ได้ละเลยการทำงานออฟฟิศ แต่พวกเขากำลังเลือกชีวิตในสำนักงานรูปแบบใหม่

อย่างไรก็ตาม coworking spaces ก็มาพร้อมกับความเสี่ยงเช่นกัน Wi-Fi สาธารณะไม่ได้มาพร้อมกับความปลอดภัยอย่างเช่นเครือข่ายขององค์กร ดังนั้นจึงสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องอัปเดตซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสให้ทันสมัยอยู่เสมอ และสร้างกฎเกณฑ์ในกลุ่มผู้ใช้งานเกี่ยวกับการใช้อินเทอร์เน็ตและความปลอดภัย นอกจากนี้การรักษาข้อมูลให้ปลอดภัยยังหมายถึงการแน่ใจว่าการพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องสำคัญหรือเรื่องละเอียดอ่อนจะเกิดขึ้นในที่ที่เป็นส่วนตัว

พื้นที่ทำงานใหม่ภายใต้องค์กรเดิม

หลายองค์กรต่างได้ทดลองใช้วิธีการต่างๆ ในการแชร์พื้นที่สำนักงานภายในออฟฟิศ ซึ่งเป็นผลมาจากราคาค่าเช่าพื้นที่ที่สูงขึ้นและกลยุทธ์ของ “Hoteling” และ “Hot desking” Hoteling เป็นกระบวนการที่พนักงานจองพื้นที่โต๊ะทำงานไว้ใช้ชั่วคราว ในขณะที่ Hot desking นั้นจะเป็นกระบวนการที่ไม่มีโครงสร้างคือ first come, first served นั่นเอง

กลยุทธ์เช่นนี้สามารถกำจัดพื้นที่ที่ไม่ได้ถูกใช้งาน อย่างไรก็ตามหากธุรกิจใช้กลยุทธ์การแชร์พื้นที่ร่วมกันเช่นนี้ พวกเขาก็ควรแน่ใจว่าพนักงานสามารถเข้าถึงกระบวนการเหล่านี้ได้ เช่น การจองโต๊ะทำงานผ่านโทรศัพท์มือถือ และยังคงมีพื้นที่ส่วนตัวสำหรับการโทรศัพท์และการพูดคุยที่ต้องเป็นความลับ

ปรับใช้พื้นที่ทำงานแบบใหม่

กลยุทธ์พื้นที่ทำงานเหล่านี้อาจไม่ได้เหมาะสำหรับทุกคนซึ่งก็คือขึ้นอยู่กับการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณด้วย ประเด็นหลักๆ ที่ต้องคำนึงถึง ได้แก่

• ความเข้าใจอย่างลึกซึ้งว่าพนักงานของคุณต้องการทำงานอย่างไร
• นโยบายที่ชัดเจนและการสื่อสารถึงวิธีการที่บริษัทจะซัปพอร์ตรวมถึงแนวทางการทำงานจากที่บ้าน Coworking หรือ Shared Workspaces
• บทบาทที่ชัดเจนและปฏิบัติได้จริงในการเป็นผู้นำแนวทางการทำงานใหม่นี้ โดยต้องยินดีรับฟังข้อมูลและปรับแผนเมื่อจำเป็น
• ปัจจัยสุดท้ายที่สำคัญคือการที่พนักงานจะต้องมีความรับผิดชอบในตัวเองในการที่จะทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จตามกำหนด

พื้นที่ทำงานและผลผลิต

องค์กรที่สามารถปรับพื้นที่ทำงานของตนให้เหมาะสมกับรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไปไม่เพียงแต่มีข้อได้เปรียบในการควบคุมต้นทุนเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความคล่องตัวและประสิทธิภาพการทำงานด้วย

การให้ทางเลือกพนักงานในการควบคุมวิธีและสถานที่ในการทำงานของพวกเขาเองจะช่วยสร้างการมีส่วนร่วมและสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดึงดูดและรักษาผู้มีความสามารถระดับสูงไว้ได้ แม้ว่าการทำงานในรูปแบบนี้อาจจะดูเป็นอิสระ แต่ก็สามารถช่วยขับเคลื่อนการทำงานร่วมกันได้อย่างแท้จริง

องค์กรจะต้องหาความสมดุลระหว่างการทำงานกับพื้นที่โต๊ะทำงานแบบเดิมๆ และการแชร์พื้นที่ร่วมกัน แต่การสร้างสมดุลนั้นจะได้ผลต่อเมื่อมันทำให้พนักงานของคุณกลับมาทำงานในแต่ละวันด้วยความกระตือรือร้นและประสิทธิผลที่มากขึ้น

ที่มา : RICOH USA.