ยกระดับการทำงานภายในองค์กรด้วยโซลูชันรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและเอกสารที่ปรับแต่งได้ตามความต้องการ

ในยุคที่องค์กรต่างๆ ล้วนพร้อมปรับตัวไปตามการเปลี่ยนแปลงทั้งจากภายในและภายนอก แต่เราจะเปลี่ยนอย่างไรให้คงไว้ซึ่งทิศทางและวิสัยทัศน์ขององค์กร? วิธีอย่างหนึ่งงที่น่าสนใจ คือการเปิดโอกาสให้พนักงานได้ทำงานทางไกลมากขึ้น แต่ไม่ใช่แค่นั้น คุณต้องคอยมองหาวิธีการใหม่ๆ ในการสนับสนุนพนักงานที่ทำงานทางไกลอยู่เสมอ ในขณะเดียวกันข้อมูลก็ต้องมีความปลอดภัยและเข้าถึงได้สะดวกเช่นเดียวกัน ธุรกิจของคุณจึงจะเติบโตและล้ำหน้าคู่แข่งได้ 

ถึงเวลาแล้วที่คุณจะหันกลับมามองพนักงานที่ทำงานทางไกล โดยการสังเกตว่าพวกเขาสื่อสาร ประสานงาน แชร์ จัดเก็บ และเข้าถึงข้อมูลอย่างไรบ้าง จากนั้น ลองนำข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์ เพื่อหาแนวทางพัฒนาการทำงานให้ตรงจุด 

ลองเริ่มจากการตอบคำถามที่ว่า องค์กรจัดการข้อมูลและเนื้อหาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากพอที่จะรองรับพนักงานที่ทำงานจากหลากหลายสถานที่หรือเปล่า? หากพนักงานต้องการสื่อสารกันอย่างรวดเร็วยิ่งขึ้นและค้นหาเอกสารอย่างง่ายดายขึ้น องค์กรพอจะมีเครื่องมือที่ตอบสนองความต้องการเหล่านี้ได้หรือไม่? 

เครื่องมือและระบบที่สนับสนุนการทำงานทางไกลกลายเป็นสิ่งจำเป็นอย่างมาก เพราะหากไร้เครื่องมือคล่องตัวแล้ว การทำงานก็อาจล่าช้าได้ คุณจึงต้องการเทคโนโลยีที่สามารถจัดเก็บข้อมูลไว้ที่ศูนย์กลางอย่างปลอดภัย และช่วยให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลและประสานงานได้อย่างเป็นระบบ 

นี่คือ 4 ขั้นตอนที่นำไปสู่การเพิ่มความคล่องตัวและประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจ โดยที่ระบบความปลอดภัยของข้อมูลยังคงแข็งแกร่ง 

1.) สื่อสารอย่างราบรื่นด้วยแพลตฟอร์มทรงประสิทธิภาพ - ธุรกิจส่วนใหญ่คงเคยประสบปัญหาการใช้งานอีเมล ทั้งการตอบกลับล่าช้าและกล่องจดหมายแน่นขนัด ซึ่งนำไปสู่การประสานงานที่ติดขัด แต่หากคุณลองเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่มีแชทและการประชุมแบบวิดีโอคอล จะเห็นได้ชัดว่าการสื่อสารระหว่างพนักงานจะรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะแพลตฟอร์มประเภทนี้มีฟังก์ชันสนับสนุนการทำงานร่วมกัน อันเป็นสิ่งที่ทุกธุรกิจใฝ่หา 

2.) สร้างความมั่นใจให้พนักงาน - คุณควรสนับสนุนให้พนักงานใช้กระบวนการทำงานอย่างชาญฉลาด และตระหนักรู้ถึงภัยคุกคามด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้น โดยพนักงานควรรู้ว่ามีกระบวนการทำงานจุดไหนบ้างที่ควรปรับปรุง นอกจากนี้ คุณควรสนับสนุนให้พวกเขาแชร์ไอเดียเพื่อต่อยอดนวัตกรรมและขับเคลื่อนธุรกิจ 

3.) รวบรวมข้อมูลสำคัญสู่ส่วนกลาง - ซอฟต์แวร์บริหารจัดการเอกสารจะช่วยประหยัดเวลาการทำงาน ด้วยฟีเจอร์ช่วยค้นหา รวบรวมข้อมูล และปกป้องข้อมูล พนักงานจะสามารถเข้าถึงข้อมูลจากที่ใดก็ได้ตราบใดที่มีอินเทอร์เน็ต สิ่งนี้จะปูทางไปสู่การอนุมัติ ทบทวน และบันทึกข้อมูลที่รวดเร็วตามนโยบายการเก็บรักษาข้อมูล 

4.) ลงทุนให้เกิดผลประโยชน์สูงสุด - การลงทุนในเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันจะสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการงานได้ และหากติดตั้งอุปกรณ์เสริมต่างๆ เช่น ระบบจัดการเอกสารที่ช่วยประหยัดเวลาและจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นสัดส่วน จะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพและปลอดภัยขึ้นไปอีกขั้น 

ไม่ว่าทีมของคุณจะทำงานอยู่ที่ใด คุณก็สามารถก้าวเหนือคู่แข่งไปอีกขั้นด้วยเครื่องมือและทรัพยากรที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัว เริ่มได้วันนี้ ด้วยการสนับสนุนพนักงานทำงานอย่างราบรื่น ไม่มีสะดุด 

ที่มา:  RICOH USA