เปลี่ยนแปลงองค์กรอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

ผู้นำธุรกิจในปัจจุบันเริ่มตระหนักแล้วว่าการเปลี่ยนแปลงคือก้าวที่สำคัญสู่ความสำเร็จ เพราะเทคโนโลยี พฤติกรรม ความคาดหวัง และโอกาสกำลังก้าวไปข้างหน้าเรื่อยๆ บริษัทจึงต้องมีความยืดหยุ่นมากขึ้น เพื่อให้ตามทันโลกแห่งการแข่งขันที่ไม่หยุดนิ่ง ไม่เพียงแค่คุณต้องเตรียมพร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงเท่านั้น แต่คุณต้องลงมือทำให้การเปลี่ยนแปลงนั้นเกิดขึ้นจริงด้วย เพราะไม่ว่าจะในอดีตที่ผ่านมาหรือในอนาคตอันใกล้ บริษัทของคุณก็ไม่อาจหลีกหนีความเปลี่ยนแปลงได้ 

แต่ก็มีหลายกรณีที่การเปลี่ยนแปลงนี้ไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง โดย Towers Watson องค์กรด้านการจัดการความเสี่ยงเคยรายงานว่า มีบริษัทเพียง 25 เปอร์เซ็นต์เท่านั้นที่ได้ผลลัพธ์ระยะยาวจากการเปลี่ยนแปลงองค์กร 

เหตุผลที่ทำให้เกิดสถานการณ์เช่นนี้ก็แตกต่างกันไป เช่น สถานภาพของบริษัทที่ไม่เปิดรับความเปลี่ยนแปลง, มุมมองต่อการจัดลำดับความสำคัญขัดแย้งกัน, เงินทุนและทรัพยากรมีไม่เพียงพอ เป็นต้น โดยข้อจำกัดเหล่านี้มักมาจากผู้บริหารระดับสูง ซึ่งเป็นบุคลากรที่สามารถเปลี่ยนแปลงองค์กรได้อย่างแท้จริง 

แต่การเปลี่ยนแปลงที่ไม่สำเร็จไม่ได้หมายความว่าผู้จัดการหรือผู้บริหารทำงานล้มเหลว มันหมายความว่าการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงนั้นเป็นสิ่งที่ท้าทายและซับซ้อน 

นี่คือวิธีการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงที่จะช่วยลดภาระของฝ่ายบริหารและนำมาซึ่งผลลัพธ์ที่บริษัทต้องการ จะมีอะไรบ้าง มาเริ่มกันเลย 

1. วัดความต้องการและความสามารถ 

แผนที่ดีคือแผนที่จะพลิกโฉมองค์กร และคุณจะสร้างแผนที่ดีแบบนี้โดยอาศัยการทบทวนอย่างละเอียดว่าคุณต้องการอะไรและคุณสามารถลงมือทำอะไรได้บ้าง เพราะการเปลี่ยนแปลงจะประสบความสำเร็จได้จากการมองหาความต้องการที่แท้จริงภายในองค์กรอย่างครอบคลุม ในหลายกรณี ผู้ให้บริการด้านการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีประสบการณ์จะสามารถระบุความต้องการและความสามารถขององค์กร รวมถึงช่วยคุณร่างแผนที่เหมาะสมได้ 

2. โฟกัสที่ข้อตกลง 

เมื่อคุณมอบหมายงานให้กับใครสักคน คุณไม่ควรปล่อยให้เขาต้องรับมือกับงานเต็มๆ เพียงคนเดียว แต่คุณควรบอกเล่าบริบทควบคู่ไปด้วย เช่น ความสำคัญของงาน ความคาดหวังในตัวงาน เป็นต้น และคุณควรจะทำแบบเดียวกันนี้กับการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง คุณต้องทำให้พนักงานพร้อมก้าวเข้าสู่การเปลี่ยนแปลงด้วย ดังนั้น คุณต้องสื่อสารกับพวกเขาอย่างตรงไปตรงมาและสม่ำเสมอ เพื่อเปิดโอกาสให้พวกเขาทำความเข้าใจและเป็นส่วนหนึ่งของการเปลี่ยนแปลงเช่นเดียวกัน 

3. รับฟัง 

Aon Hewitt องค์กรให้คำปรึกษาด้านการบริหารกล่าวว่า สิ่งที่ขับเคลื่อนให้พนักงานเข้าใจการเปลี่ยนแปลงคือการที่พวกเขาได้มีส่วนร่วมในการตัดสินใจ และ Peter Senge ผู้บรรยายใน MIT กล่าวว่า “ผู้คนไม่ได้ต่อต้านการเปลี่ยนแปลง พวกเขาแค่กลัวว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นจะมาเปลี่ยนชีวิตพวกเขา” การบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพจึงต้องอาศัยข้อมูลที่จำเป็นจากทั่วทั้งองค์กร โดยเฉพาะผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านและผู้จัดการในฝ่ายต่างๆ แล้วคิดแผนที่เหมาะสมกับทุกฝ่าย 

4. ตั้ง KPIs 

เป้าหมายของการเปลี่ยนแปลงทำงานไม่ควรเป็น “ทำให้มันผ่านไป” คุณควรตอบให้ได้ว่า คุณคาดหวังว่าจะพัฒนาบริษัทอย่างไรผ่านการเปลี่ยนแปลงนี้? และคาดหวังว่าพัฒนาการนั้นจะออกมาในรูปแบบใด และจะวัดผลอย่างไร? การตั้ง KPIs ที่ชัดเจนสำหรับสิ่งที่ต้องการจะทำให้มั่นใจได้ว่าคุณจะจดจ่อกับการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงให้สำเร็จ รวมถึงรับผิดชอบหน้าที่นี้ในช่วงเปลี่ยนผ่านด้วย หากคุณต้องการให้เกิดการเปลี่ยนแปลงขึ้นจริงๆ คุณก็ต้องมีตัวชี้วัดด้านประสิทธิภาพของการดำเนินการนั้นด้วย 

5. สานต่อ 

ในเมื่อแผนการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงมีแนวโน้มล้มเหลวสูง คุณจึงต้องออกแบบแผนนั้นๆ ให้มีความชัดเจนและสร้างผลลัพธ์ที่ยั่งยืน ลองใช้องค์ความรู้และประสิทธิภาพที่คุณได้รับในช่วงเปลี่ยนผ่านเพื่อออกแบบแผนที่ทำให้การเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้ประสบความสำเร็จ หากผู้คนยังไม่เปิดรับการเปลี่ยนแปลง ก็ทำให้พวกเขาค่อยๆ คุ้นชิน หากบางคนพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงแล้ว ก็ผลักดันให้พวกเขาช่วยเหลือคนอื่นๆ ให้มองการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวกมากขึ้น การเปลี่ยนแปลงอาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงได้ก็จริง แต่หากคุณสามารถประคับประคองการบริหารจัดการนี้ไปได้ ประสิทธิภาพการทำงานก็เพิ่มขึ้นกว่าเดิมอย่างรวดเร็ว 

ที่มา:  RICOH USA