ประชุมอย่างชาญฉลาดขึ้นด้วยความช่วยเหลือของเทคโนโลยี

หมดยุคของการประชุมที่น่าเบื่อแล้ว

การประชุมหารือกันระหว่างสำนักงานต่างๆ ไม่ว่าจะอยู่ห่างกันคนละเมือง หรือคนละประเทศ ก็ควรเป็นช่องทางในการประสานงานและผลักดันไอเดียที่ยิ่งใหญ่จากการเชื่อมต่อที่ไร้ขีดจำกัด แต่ถ้าขาดเทคโนโลยีที่เหมาะสมแล้ว การประชุมก็อาจกลายเป็นการเสียเวลาเปล่า ที่สร้างความเบื่อหน่ายแก่พนักงาน รวมทั้งกระทบกับการทำงานของตัวคุณเองได้

เทคโนโลยีที่ช่วยให้การประชุมดีขึ้น

RICOH มองว่าเทคโนโลยีสำคัญที่ควรนำมายกระดับประสิทธิภาพในการประชุม ที่เห็นผลชัดเจนนั้น ได้แก่

• การสื่อสารระหว่างการประชุมที่มีความเสถียร เชื่อถือได้
• การใช้กระดาษอัจฉริยะ

เสถียรภาพคือทุกอย่าง

ไม่มีอะไรแย่ไปกว่าการสื่อสารร่วมกันที่วางแผนไว้ล่วงหน้ากลับล่มไม่เป็นท่า ไม่ว่าเป็นเพราะตัวเทคโนโลยีเองทำงานล้มเหลว หรือพนักงานใช้เทคโนโลยีดังกล่าวไม่เป็น ซึ่งความเสถียรนั้นถือเป็นกุญแจสำคัญที่เปิดให้พนักงานของคุณพร้อมที่จะใช้งานได้ทุกเวลาที่ต้องการอย่างสะดวกและง่ายดาย

โซลูชันที่เหมาะสมนั้น ได้แก่ การสื่อสารที่เชื่อมต่อกันขั้นสูง ที่เป็นบริการคิดค่าใช้จ่ายแบบสมัครสมาชิก ซึ่งทำงานร่วมกับระบบประชุมผ่านวิดีโอมาตรฐานได้ทุกรูปแบบ เปิดให้คุณสามารถสร้าง, เข้าร่วม, และจัดการงานประชุมได้จากทุกอุปกรณ์

คุณจะสามารถประสานงานกับคนจำนวนมากขึ้น จากหลายสถานที่มากขึ้น และใช้เวลาน้อยกว่าเดิมบนโทรศัพท์ของคุณเองด้วยเทคโนโลยีไอทีที่คอยสนับสนุนอยู่เบื้องหลัง ซึ่งไม่เพียงแค่จะได้เห็นปฏิกิริยาตอบสนองของผู้เข้าร่วมประชุมแบบเรียลไทม์ที่ทำให้ได้การมีส่วนร่วมมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังสามารถแบ่งปันเอกสารบนหน้าจอ เพื่อคุยงานร่วมกันได้ทันทีแทนที่จะใช้การส่งอีเมลจำนวนมากจนทำให้ควบคุมรุ่นหรือเวอร์ชันที่อัพเดทล่าสุดได้ลำบาก

ประสบการณ์การใช้งานที่ดีควบคู่กับเทคโนโลยีที่เหมาะสม

ประโยชน์ที่พนักงานได้รับจากเทคโนโลยีอำนวยความสะดวกในการประชุมนั้น มีความสำคัญพอๆ กับตัวเทคโนโลยีเลยทีเดียว ซึ่งปัจจัยที่ RICOH มองว่ามีความจำเป็นต่อการสร้างประสบการณ์ที่ดีของผู้ใช้นั้น ได้แก่

ความง่ายต่อการใช้งาน

• วิดีโอคุณภาพสูง
• ความพร้อมในการใช้งานได้ทันที โดยไม่ต้องรอหรือวางแผนล่วงหน้า
• ใช้งานได้ด้วยตนเอง ไม่มีข้อจำกัดด้านการแบ่งปันข้อมูล
• เมื่อมองในมุมของสเปกด้านเทคโนโลยีแล้ว ก็ควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้

ใช้เครือข่ายเชื่อมต่อวิดีโอแบบ MPLS

• ครอบคลุมทุกพื้นที่ที่ต้องการ ด้วยการสนับสนุนจากดาต้าเซ็นเตอร์ที่มีอยู่ทั่วโลก
• มีเครือข่ายที่ใช้สำหรับการสื่อสารด้านวิดีโอโดยเฉพาะ เพื่อให้การสื่อสารหรือโทรศัพท์ผ่านเครือข่ายนั้นได้คุณภาพเทียบเท่ากับโทรศัพท์ปกติ
• รองรับการขยายระบบในอนาคตได้
• มีฟีเจอร์ด้านการเข้ารหัสข้อมูล และความปลอดภัย
• ผสานกับโซลูชันที่ใช้อยู่ปัจจุบัน และสามารถเชื่อมต่อแพลตฟอร์มที่แตกต่างกันได้
• พนักงานต้องมีส่วนร่วม

การเตรียมเทคโนโลยีด้านการประชุมให้พร้อมแต่ฝ่ายเดียวนั้นไม่ใช่สูตรสำเร็จที่ทำให้ได้ผลอย่างแท้จริงทั้งด้านประสิทธิภาพการทำงานและการทำกำไรให้ธุรกิจ แต่จำเป็นต้องได้รับการสนับสนุนจากทีมงานที่ใช้เทคโนโลยีด้วย ไม่ว่าจะเป็นการเรียนรู้วิธีใช้ และนำไปใช้ประโยชน์อย่างจริงจัง ดังนั้น การเลือกโซลูชันที่มีเสถียรภาพ และคำนึงถึงประสบการณ์การใช้งานเป็นหลักย่อมทำให้พนักงานสัมผัสกับประโยชน์ได้อย่างแท้จริง

เคล็ดลับจาก RICOH: อย่าพึ่งตกลงเลือกใช้โซลูชันด้านการประชุมใดๆ ก่อนการพิจารณาทำความเข้าใจเกี่ยวกับบริการด้านการฝึกอบรมและบริการหลังการขายที่จะได้รับจากผู้จำหน่ายโซลูชันนั้นๆ

สร้างความอัจฉริยะในการประสานงานได้ด้วยการใช้กระดานอัจฉริยะ

ยังจำภาพการใช้กระดานไวท์บอร์ดแบบเก่าที่เลื่อนไปมาระหว่างห้องประชุมได้ไหม ยิ่งปัจจุบันห้องประชุมจะเล็กลงเรื่อยๆ ทำให้การใช้กระดานรูปแบบเดิมไม่คล่องตัวหรืออำนวยความสะดวกได้อีกต่อไป ตอนนี้พนักงานต่างต้องการเทคโนโลยีที่ให้ความยืดหยุ่น และเคลื่อนย้ายได้สะดวก เพื่อให้การประชุมมีการตอบสนองได้อย่างอินเตอร์แอคทีฟแท้จริง

ปรับการประชุมให้ดีขึ้น ทำให้พนักงานมีความสุขมากขึ้น

การใช้เทคโนโลยีอย่างเหมาะสมมาช่วยสนับสนุนการประชุมให้เป็นประโยชน์ต่อการทำงานมากขึ้นนั้น เป็นหัวใจสำคัญของการประสานงานในแต่ละโปรเจกต์ และสร้างความแตกต่างระหว่างการพัฒนาผลิตภัณฑ์ที่ประสบความสำเร็จ หรือสร้างไอเดียที่เห็นผลชัดเจน กับการคุยวนไปมาหาประเด็นที่สร้างประโยชน์เพิ่มเติมไม่ได้เหมือนเก่า

เทคโนโลยีด้านการประชุมที่ได้ผลดีนั้น หมายถึง:

• การทำให้เริ่มประชุมได้ตามกำหนด และไม่ถูกรบกวนจากปัญหาการเชื่อมต่อ หรือด้านการใช้งานของผู้ใช้
• มีการเชื่อมต่อระหว่างพนักงานเพื่อสร้างความสัมพันธ์ในการร่วมมือทำงานให้ได้ผลดีมากขึ้น
• พนักงานรู้สึกได้รับการสนับสนุน และประหยัดเวลามากกว่าเดิม
• พนักงานไม่เสียเวลาในการเดินทางมากเหมือนเมื่อก่อน
• ยกระดับประสิทธิภาพโดยรวม ส่งผลต่อความสำเร็จทางธุรกิจที่มากขึ้น

เคล็ดลับจาก RICOH: การสนับสนุนการประชุมที่ทำให้เผชิญหน้ากัน เห็นปฏิกิริยาทางสีหน้าระหว่างกัน ช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมระหว่างการประชุมได้ รวมทั้งยังช่วยในการหาแนวทางแก้ไขปัญหาที่นำมาถกกันได้เร็วขึ้น ไปจนถึงเร่งความเร็วในการพัฒนาผลิตภัณฑ์และบริการใหม่ด้วย