ติดตามการทำงานของพนักงานทางไกล ไม่ยากอย่างที่คิด

ติดตามการทำงานของพนักงานทางไกล ไม่ยากอย่างที่คิด 

ในปัจจุบัน พนักงานที่ทำงานจากทางไกลมีจำนวนเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง สำหรับบางบริษัท การทำงานทางไกลถือเป็นวิถีชีวิตรูปแบบหนึ่งไปแล้ว แต่สำหรับบริษัทที่มีโมเดลธุรกิจแบบอาศัยการทำงานในออฟฟิศ การเปลี่ยนรูปแบบทำงานไปเป็นแบบทางไกลอาจนำไปสู่คำถามที่ว่า:

เราจะรู้ได้อย่างไรว่าพนักงานทางไกลทำงานอยู่จริงๆ?

และคำตอบง่ายๆ สำหรับคำถามนี้คือ หากงานเสร็จสมบูรณ์ แปลว่าพวกเขาได้ทำงานตามที่ได้รับมอบหมายไว้ 

แต่เราสามารถพิจารณาคำถามนี้ให้ลึกลงไปกว่าเดิม เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ชัดเจนขึ้น 

พนักงานทางไกลของคุณคือใคร? และทำไมพวกเขาต้องทำงานทางไกล? 

เทคโนโลยีในปัจจุบันส่งเสริมให้การทำงานทางไกลเป็นเรื่องง่ายและเป็นที่นิยมมากกว่าแต่ก่อนน คุณก็อาจเป็นอีกคนหนึ่งที่เลือกปรับการทำงานของพนักงานให้เป็นแบบทางไกล โดยมีเหตุผลต่างๆ ประกอบการตัดสินใจ เช่น 

• ลดค่าใช้จ่ายของกิจกรรมทางธุรกิจที่เกิดขึ้นในสำนักงาน 
  
• จ้างพนักงานมากความสามารถจากหลากหลายพื้นที่ 
  
• เปิดโอกาสให้พนักงานทำงานควบคู่ไปกับจัดการเรื่องส่วนตัว (แทนที่พวกเขาจะลางาน หรือแย่กว่านั้นคือลาออก) 
  
• เตรียมพร้อมรับมือสถานการณ์ไม่คาดฝันที่อาจส่งผลกับการเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ 
• เพิ่มความพึงพอใจของพนักงานด้วยการมอบข้อเสนอการทำงานทางไกล 

เหตุผลที่คุณเลือกการทำงานทางไกล อาจเป็นตัวบ่งชี้ว่าพนักงานทางไกลของคุณคือใคร และพวกเขาจะทำงานในสภาพแวดล้อมนอกออฟฟิศอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร 

สุดท้ายแล้ว ไม่ว่าพนักงานของคุณจะทำงานในออฟฟิศหรือจากทางไกล คุณจ้างพวกเขามาเพื่อให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและสร้างผลลัพธ์ที่ดีให้องค์กร 

กุญแจสำคัญ 3 ประการที่ทำให้พนักงานทำงานจากทางไกลได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

การที่จะทำให้พนักงานทำงานจากทุกที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพมีหลักสำคัญอยู่ 3 ข้อ ได้แก่: 

• เครื่องมือและเทคโนโลยีเพื่อทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ องค์กรควรจัดเตรียมอุปกรณ์ไอทีให้กับพนักงานด้วย ถึงแม้ว่าพวกเขาจะชอบใช้ปากกาและกระดาษในบางกระบวนการ 
• การเข้าถึงเอกสารและไฟล์ที่จำเป็น พนักงานต้องเข้าถึงไฟล์และเอกสารที่จำเป็นต่อการทำงานได้ สำหรับแอปพลิเคชันภายใต้เครือข่ายภายในองค์กร พนักงานอาจต้องเข้าถึงผ่านเครือข่ายส่วนตัวเสมือน (VPN) แต่ความยุ่งยากเหล่านี้จะหมดไป เพียงคุณใช้แอปพลิเคชันคลาวด์ที่สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ เพียงเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต 
• ความสามารถในการทำงานร่วมกัน เครื่องมือการทำงานร่วมกันสามารถเชื่อมโยงผู้คนผ่านแอปพลิเคชันคลาวด์และเครื่องมือสนับสนุนการทำโปรเจกต์ออนไลน์ 

โดยทั่วไปแล้ว แอปพลิเคชันเหล่านี้มาพร้อมกับฟีเจอร์การรายงานผล ซึ่งประกอบด้วยการรายงานกิจกรรมผู้ใช้งาน ซึ่งสามารถบอกได้ว่าพนักงานของคุณทำงานเมื่อไรและอย่างไร และมอบข้อมูลเชิงลึกเพื่อสนับสนุนการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ 

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยการทำความเข้าใจการทำงานร่วมกัน 

การทำงานร่วมกันทำให้ผู้คนมีความกระตือรือร้นในการทำงานมากขึ้น หากองค์กรมีเครื่องมือรองรับการทำงานร่วมกันคงจะดีไม่น้อย 

แน่นอนว่างานหลายประเภทต้องการพนักงานเพียงคนเดียว แต่ในกระบวนการทำงานที่มีหลายขั้นตอนนั้น ต้องมีการทำงานเป็นทีมรวมอยู่ด้วยแน่นอน ซึ่งอาจเป็นกระบวนการอนุมัติงานหรือการนำเสนอ แต่ไม่ว่างานนั้นจะเป็นอะไร และไม่ว่าพนักงานจะทำงานอยู่ที่ไหน กระบวนการทำงานก็จะเคลื่อนสลับไปมาระหว่างการทำงานคนเดียวกับการทำงานเป็นทีม  

ข่าวดีคือ มีเครื่องมือมากมายที่ช่วยคุณทำงานเป็นทีมได้อย่างราบรื่น เช่น 

• ระบบจัดการเอกสารคลาวด์ เช่น DocuWare สามารถรวบรวมเอกสารใส่พื้นที่จัดเก็บอิเล็กทรอนิกส์ และด้วยโซลูชันคลาวด์ พนักงานจะเข้าถึงเอกสารและมีส่วนร่วมในกระบวนการทำงานได้จากทุกที่ 
• กระดานอัจฉริยะ (IWBs) และจอภาพอัจฉริยะ (IFPDs) ที่ติดตั้งซอฟต์แวร์ทำงานร่วมกันจะทำให้พนักงานที่อยู่ห่างกันรู้สึกว่าทำงานอย่างใกล้ชิดกันได้ ทั้งในกระบวนการระดมความคิด การนำเสนอ และอื่นๆ 
• แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน เช่น Microsoft Teams® ช่วยให้พนักงานใช้แชทกลุ่ม แชทส่วนตัว โทร และประชุมผ่านวิดีโอได้จากทุกที่ 

จากที่กล่าวมา คุณอาจจะต้องการเครื่องมือที่หลากหลาย เนื่องจากหลายองค์กรพบว่าการใช้งานเครื่องมือที่หลากหลาย จะช่วยผสานการทำงานร่วมกันอย่างเต็มรูปแบบ และพนักงานจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

เทคโนโลยีที่กล่าวมาทั้งหมดสามารถรายงานกิจกรรมและการเข้าใช้งานของผู้ใช้งาน โดยข้อมูลนั้นสามารถนำไปต่อยอดได้หลากหลาย ทั้งใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อนำไปใช้สนับสนุนพนักงาน และค้นหาโอกาสในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน 

หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่เสริมสร้างการทำงานร่วมกัน พร้อมกับรายงานข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณภาพ เราขอแนะนำ Microsoft Teams® 

รายงานการทำงานโดย Microsoft Teams® 

Microsoft Teams® เป็นส่วนหนึ่งใน Microsoft 365™ ซึ่งตอบโจทย์การโทร แชท และประชุมผ่านวิดีโอ เมื่อคุณรวบรวมพนักงานและสร้างทีมแล้ว คุณสามารถใช้งาน Exchange™ (กล่องจดหมายออนไลน์) และ SharePoint™ (พื้นที่จัดเก็บข้อมูลออนไลน์) เพื่อต่อขยายโครงสร้างของระบบ 

ข้อดีที่สำคัญของ Microsoft Teams® คือระบบจะยังทำงานต่อไป แม้เพื่อนร่วมทีมบางคนจะออฟไลน์หรือเชื่อมต่อกับเครือข่ายอินเทอร์เน็ตที่ไม่เสถียร 

Microsoft Teams® สร้างรายงานให้คุณได้ถึง 2 ประเภท คือ รายงานกิจกรรมของผู้ใช้งาน (User Activity Report) และรายงานการใช้งานอุปกรณ์ (Device Usage Report) 

• User Activity Report บอกได้ว่าพนักงานใช้งาน Teams อย่างไรบ้าง
• Device Usage Report แสดงได้ว่าพนักงานของคุณเชื่อมต่อกับ Teams กับอุปกรณ์ใด เช่น เชื่อมต่อผ่านเดสก์ท็อปหรืออุปกรณ์เคลื่อนที่

ด้วย User Activity Report คุณสามารถชี้วัดประสิทธิภาพการทำงานและการทำงานร่วมกันได้ หากคุณต้องการติดตามกิจกรรมการทำงานของพนักงานทางไกลภายใต้นโยบายความเป็นส่วนตัวของบริษัท คุณก็สามารถสังเกตการณ์กิจกรรมต่างๆ ที่เกิดขึ้นภายในระบบได้ ซึ่งวัตถุประสงค์ของการรายงานข้อมูลเชิงลึก คือการทำความเข้าใจต่อกระบวนการทำงานและการทำงานร่วมกันที่เป็นระบบ เพื่อผลักดันให้พนักงานทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

หาก Microsoft Teams® ดูเป็นวิธีที่ใช่ในการสนับสนุนพนักงานทางไกลในองค์กรของคุณ ติดต่อเราเลย 

ที่มา:  RICOH USA