องค์ประกอบของการจัดการข้อมูลระดับองค์กร

The Association for Information and Image Management (AIIM) ได้กำหนดองค์ประกอบ 5 ประการของระบบการจัดการข้อมูลองค์กร ดังนี้

1. แคปเจอร์ การสร้าง สแกน บันทึก หรือบันทึกข้อมูลเป็นดิจิทัล (ในกรณีที่เอกสารนั้นยังมีต้นฉบับเป็นเอกสารกระดาษ) เข้าในระบบ
2. จัดการ วิธีการที่คุณจัดเก็บ เรียกคืนข้อมูล และใช้เอกสารในระบบนั้นขึ้นอยู่กับนโยบายการเก็บรักษาข้อมูลของคุณ
3. จัดเก็บ แพลตฟอร์มต่างๆ ที่ใช้สำหรับจัดเก็บข้อมูลของคุณ รวมถึงโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีหรือระบบคลาวด์ และบริการสำรองข้อมูลและกู้คืนระบบ
4. เก็บรักษาไว้ คือการนำนโยบายการจัดการการบันทึกและวงจรข้อมูลมาใช้เพื่อจัดเก็บ เก็บถาวร และการลบเอกสารในท้ายที่สุด
5. ส่งมอบ วิธีการที่คุณแชร์ ทำงานร่วมกัน และส่งข้อมูลไปยังผู้ที่ต้องการ เครื่องมือเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ เช่น การจัดการเส้นทางเอกสารอัตโนมัติด้วยแอปพลิเคชัน เช่น โซลูชัน Smart Integration ของเราก็จัดอยู่ในโซลูชัน ประเภทนี้
   
   แม้ว่าทั้งห้าข้อนี้จะครอบคลุมองค์ประกอบต่างๆ มากมาย แต่เราได้รวมองค์ประกอบอีกสองข้อไว้ในระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กรด้วย
6. การควบคุมข้อมูล นโยบายที่กำหนดวิธีการจัดการข้อมูลของคุณควรมีอยู่ในข้อมูลและเนื้อหาทุกประเภท แนวทางการปฏิบัติที่ดีประกอบไปด้วยนโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรและการฝึกอบรมพนักงานเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจการจัดการข้อมูลของบริษัทอย่างเหมาะสม
7. การรายงานและวิเคราะห์ ดูการวิเคราะห์โดยละเอียดเกี่ยวกับการเข้าถึงของผู้ใช้ การใช้เนื้อหาข้อมูล และอื่นๆ เพื่อทำความเข้าใจวงจรข้อมูล พฤติกรรมของผู้ใช้ และติดตามการเข้าถึงสำหรับการรายงานการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การจัดการเอกสารเหมือนกับการจัดการข้อมูลขององค์กรหรือไม่

การจัดการเอกสารเป็นแง่มุมหนึ่งของการจัดการข้อมูลองค์กร แต่ ECM นั้นเกี่ยวข้องมากกว่าระบบที่ใช้จัดการ จัดเก็บ เรียกค้น และจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถาวร

ตัวอย่างเช่น ระบบการจัดการข้อมูลเว็บไซต์นั้นจะจัดเก็บเฉพาะเนื้อหาต่างๆ ที่อยู่บนเว็บไซต์เท่านั้น ส่วนฐานข้อมูล CRM ERP และกลุ่มแอปพลิเคชันธุรกิจจัดเก็บข้อมูลและเนื้อหาเฉพาะธุรกิจอื่นๆ

ระบบการจัดการเอกสารอย่าง DocuWare สามารถทำงานเหมือนกับระบบการจัดการข้อมูลสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางได้ แต่ก็จะไม่ได้มีเครื่องมือครบถ้วนตามที่องค์กรต้องการ องค์กรอาจใช้ระบบการจัดการเอกสารอย่าง DocuWare เพื่อเป็นโซลูชันของแผนก ซึ่งเป็นเพียงส่วนประกอบเล็กๆ ของข้อมูลขนาดใหญ่ขององค์กร

วิธีเลือกโซลูชันการจัดการข้อมูลระดับองค์กร

ขั้นตอนต่อไปนี้สามารถช่วยคุณในการเลือกโซลูชันการจัดการข้อมูลสำหรับองค์กรของคุณ

1. กำหนดขอบเขตความต้องการของคุณ คุณต้องการระบบสำหรับองค์กรทั้งหมดหรือเฉพาะบางแผนกเท่านั้น คุณต้องการ ECM ประเภทใด สำหรับข้อมูลบนเว็บ การทำงานร่วมกัน หรือ ข้อมูลการดำเนินการ และเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ ขั้นตอนแรกนั้นเกี่ยวข้องกับการกำหนดว่าใครจะใช้งานระบบนี้และสิ่งที่พวกเขาจะใช้โดยทั่วไปแล้วใช้สำหรับอะไร
2. กำหนดวัตถุประสงค์ ปัญหาที่คุณกำลังพยายามแก้ไขคืออะไร การเริ่มต้นจากคำถามสามารถช่วยคุณกำหนดและจัดลำดับความสำคัญของวัตถุประสงค์ได้ ตัวอย่างเช่น คำถามที่คุณควรพิจารณาอาจประกอบไปด้วย

• คุณต้องการทำให้ข้อมูลของคุณสามารถเข้าถึงได้ง่ายสำหรับพนักงานที่ทำงานนอกออฟฟิศหรือไม่
• คุณกำลังพยายามลดระยะเวลาสำหรับการค้นหา กรอกเอกสาร และการจัดเรียงข้อมูลใช่หรือไม่
• คุณมีข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่คุณต้องปฏิบัติตามหรือไม่
• คุณจำเป็นต้องลดระยะเวลาที่ใช้ในการเก็บข้อมูลและกำหนดเส้นทางเอกสารกึ่งโครงสร้าง เช่น ใบแจ้งหนี้หรือไม่
• คุณพบว่าจำเป็นต้องแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลและทำให้กระบวนการเวิร์กโฟลว์อยู่ในรูปแบบอัตโนมัติเพื่อช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในโลกที่เน้นการทำงานแบบเคลื่อนที่และจากระยะไกลมากขึ้นหรือไม่
• คุณจำเป็นต้องทำให้เอกสารอยู่ในกระบวนการทำงานที่คล่องตัวมากขึ้นกับสายงานธุรกิจปัจจุบัน, ERP หรือ CRMs หรือไม่
• คุณต้องการทำให้เอกสารต่างๆ มีกระบวนการต่างๆ ที่คล่องตัวมากขึ้น
• คุณกำลังวางแผนการลดโครงสร้างพื้นฐานอยู่หรือไม่
  เมื่อคุณกำหนดวัตถุประสงค์ได้แล้ว คุณจะพบว่าการตัดสินใจว่าควรเริ่มใช้องค์ประกอบใดจาก ECM นั้นง่ายดายขึ้น
• หากคุณต้องการโซลูชันแคปเจอร์เอกสารหรือข้อมูล คุณอาจใช้ผลิตภัณฑ์อย่าง Tungsten ControlSuite™.
• เครื่องมือสำหรับการแคปเจอร์และวิเคราะห์ข้อมูล แพลตฟอร์มอย่าง Intelligent Business Platform (IBP) สามารถให้แอปพลิเคชันที่เสริมกลยุทธ์ข้อมูลขององค์กรได้
• โซลูชันการจัดการข้อมูลเว็บ เช่น SiteCore สามารถให้ข้อมูลเว็บที่ชาญฉลาด เพื่อปรับปรุงสถานะเว็บของคุณ

3. ค้นหาพาร์ทเนอร์ หลายๆ บริษัทมีผลิตภัณฑ์และบริการ ECM แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าผลิตภัณฑ์และบริการเหล่านั้นจะเหมาะสมกับองค์กรของคุณที่สุด คุณควรพิจารณาว่า

• ผู้ให้บริการเข้าใจธุรกิจของคุณหรือไม่
• พวกเขามีทรัพยากรเพื่อรองรับการใช้งานของคุณหรือไม่
• ผู้ให้บริการสามารถจะปรับขนาดผลิตภัณฑ์ให้ตรงตามความต้องการของคุณหรือไม่
• ผู้ขายมีความเชี่ยวชาญที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าการบูรณาการกับแอปพลิเคชันทางธุรกิจจะสามารถทำได้อย่างราบรื่นหรือไม่
• ผู้ให้บริการมีข้อเสนอในการอบรมแบบไหน

ขั้นตอนนี้อาจเป็นความแตกต่างระหว่างการใช้งานที่ประสบความสำเร็จและความยุ่งยากกับการไม่นำไปใช้โดยองค์กรของคุณ โปรดใช้เวลาและทบทวนตัวเลือกของคุณ ดูการสาธิตและทำความเข้าใจว่าแอปพลิเคชันทำงานอย่างไรในการใช้งาน และพูดคุยกับพาร์ทเนอร์ของคุณ

4. ระบุข้อกำหนดของการใช้งาน ใช้เวลาเพื่อศึกษาบทบาทและความรับผิดชอบสำหรับการนำไปใช้งาน แม้ว่าผู้ขายอาจจะสร้างเอกสารขอบเขตงาน คุณก็ควรดูบทบาทขององค์กรของคุณควบคู่ไปด้วย และอย่าลืมทำความเข้าใจว่าคุณจะสามารถปรับสเกลตามต้องการได้อย่างไร
5. การส่งมอบ วิธีการแชร์ การทำงานร่วมกัน และข้อมูลไปยังผู้รับและปลายทางที่ต้องการ เครื่องมือเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ เช่น Kofax TotalAgility® XM Fax หรือ Smart Integration Solutions ระดับแผนกนั้นสามารถตอบสนองความต้องการขององค์กร

วิธีการใช้โซลูชันการจัดการข้อมูลระดับองค์กร

ระบบ ECM จำนวนมากอยู่ในคลาวด์สาธารณะ โครงสร้างพื้นฐานของศูนย์ข้อมูลที่โฮสต์โดยผู้ให้บริการบุคคลที่สามและนอกเครือข่ายของคุณ ตัวอย่างเช่น Amazon Web Services และ Salesforce

คลาวด์สาธารณะ หรือเรามักจะเรียกว่าคลาวด์โฮสต์หรือคลาวด์เบสคือการตั้งค่าแอปพลิเคชันเร็วที่สุด ทำให้จำเป็นต้องสร้างผู้ใช้ในระบบใหม่ที่ใช้งานโดยเฉพาะสำหรับองค์กรของคุณเท่านั้น

การติดตั้งบนคลาวด์ส่วนตัวจะต้องใช้ซอฟต์แวร์และการตั้งค่า หากคุณเลือกการติดตั้งภายในองค์กร คุณจะต้องตั้งค่าโครงสร้างพื้นฐานของฮาร์ดแวร์เพิ่มเติมจากการปรับใช้และตั้งค่าแพลตฟอร์ม

ไม่ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกใด รายละเอียดการใช้งานควรจะถูกระบุอยู่ในเอกสารชี้แจงการทำงาน

เมื่อระบบพร้อมใช้งาน ขั้นตอนแรกของคุณคือการกำหนดค่าเริ่มต้นให้เสร็จสมบูรณ์ การทำงานร่วมกับพาร์ทเนอร์ของคุณในขั้นตอนนี้จะช่วยให้ผู้ดูแลระบบเข้าใจวิธีการทำงานของระบบได้อย่างรวดเร็ว การอบรมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้ใช้งานอาจเป็นเรื่องสบาย ๆ แต่ก็ควรเป็นข้อบังคับ ปฏิบัติตามแผนที่กำหนดไว้อย่างดี และแบ่งเป็นหลายขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่ามีการนำไปใช้และได้รับประโยชน์สูงสุดจากระบบ ขั้นตอนสุดท้าย ทำงานร่วมกับพาร์ทเนอร์ผู้ขายของคุณเพื่อสร้างแดชบอร์ดเริ่มต้นและการรายงานเพื่อตรวจสอบการใช้งานระบบ

ที่มา : https://www.ricoh-usa.com/en/insights/articles/what-is-enterprise-content-management