5 ประเด็นที่คุณอาจเข้าใจผิดเกี่ยวกับ Digital Workplace

มีความเข้าใจผิดมากมายเกี่ยวกับ Digital Workplace ว่า คุณต้องจ่ายค่าดำเนินการแพงมากจนอาจหมดตัว หรือประสิทธิภาพของพนักงานจะลดลงกว่าที่เคย 

อีกอย่างหนึ่ง คือ รายได้ของบริษัทจะได้รับผลกระทบจนเสียหาย 

บางคนถึงกับกล่าวว่า คำว่า “Digital Workplace” ไม่ได้เป็นการเปลี่ยนแปลงที่ยิ่งใหญ่ไปกว่าการเปลี่ยนระบบอินทราเน็ตของบริษัท 

แต่ในความเป็นจริง Digital Workplace นั้นต่างจากสิ่งที่ใครหลายคนคิด และยังสร้างประโยชน์มากมายแก่องค์กรที่เปิดรับความเปลี่ยนแปลง 

มาดูกันว่า 5 ประเด็นที่หลายคนเข้าใจผิดเกี่ยวกับ Digital Workplace มีอะไรบ้าง และร่วมปรับความเข้าใจกันใหม่ไปทีละข้อ 

1. Digital Workplace เป็นแค่เรื่องเทคโนโลยี 

   Digital หมายความถึงเทคโนโลยีเพียงอย่างเดียวจริงหรือ? 
   
   คำตอบคือ ไม่จริงเสมอไป เพราะปัจจัยที่คอยขับเคลื่อน Digital Workplace และเทคโนโลยีดิจิทัล คือมนุษย์ผู้อยู่เบื้องหลัง 
   
   ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าหรือพนักงาน ล้วนมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อทุกๆ บริษัท และบริษัทสร้าง Digital Workplace เพื่อปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงานและลูกค้า ไม่ใช่เพื่อผลประโยชน์ของตัวบริษัทเอง 
   
   

2. Digital Workplace เป็นแค่เทรนด์ที่จะจบลงอย่างรวดเร็ว 

   บริษัทต่างๆ เริ่มสร้าง Digital Workplace มาได้สักระยะหนึ่งแล้ว ระบบ Cloud ที่ใช้ในทางธุรกิจเป็นตัวอย่างหนึ่งที่เห็นได้ชัดและได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ พร้อมกับระบบที่พัฒนาให้ใช้งานง่ายมากขึ้น 
   
   หลังการแพร่ระบาดของโควิด เราพบเห็น Digital Workplace ได้เกือบทุกที่ แต่อันที่จริง Digital Workplace มีอดีตที่ยาวนานกว่านั้น และจะมีอนาคตที่ยาวไกลด้วย 
   
   ประโยชน์ของ Digital Workplace นั้นจับต้องได้ โดยมีผลทำให้ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้นและพนักงานมีความสุข ไปจนถึงรายจ่ายของบริษัทลดลง ซึ่งเติมเต็มความคาดหวังของผู้ใช้งานไปได้อีกนาน 
   
   

3. Digital Workplace ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง 

   บางบริษัทเกรงว่าพนักงานจะทำงานไม่สำเร็จตามเป้าหมาย ถ้าไม่มีหัวหน้าคอยติดตามงานอย่างใกล้ชิด 
   
   แต่ในความเป็นจริงกลับตรงกันข้าม เมื่อทำงานจากที่ไหนก็ได้ พนักงานไม่เพียงคงประสิทธิภาพการทำงานที่ดีไว้ แต่ยังทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าที่เคย 
   
   เมื่อพนักงานเริ่มคุ้นเคยกับการใช้เทคโนโลยี พวกเขาก็ทำงานผ่าน Digital Workplace จากทางไกลหรือทำงานกับเทคโนโลยีขั้นสูงในออฟฟิศได้ และอาจทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย 
   
   

4. Digital Workplace มีราคาแพง 

   การพัฒนาโครงสร้างดิจิทัลต้องใช้เงินมหาศาล แล้วแอปพลิเคชัน เทคโนโลยี ความช่วยเหลือ และค่าบำรุงรักษาต่างๆ ยังทำให้รายจ่ายเพิ่มขึ้นไปอีก 
   
   แต่ความเป็นจริงไม่ใช่อย่างนั้น 
   
   แอปพลิเคชันและบริการ Cloud รวมถึงการให้บริการอื่นๆ จะช่วยลดการใช้ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ หลายๆ ธุรกิจยังได้รับผลประโยชน์ด้านการเงินและบัญชี ตั้งแต่ด้านค่าใช้จ่ายในการลงทุนสินทรัพย์ (CAPEX) ไปจนถึงค่าใช้จ่ายในการลงทุนดำเนินการ (OPEX) 
   
   ทุกวันนี้ บริการโครงสร้างพื้นฐานทางไอที (IaaS) และบริการไอทีทุกด้าน (EaaS) ให้บริการเทคโนโลยีฮาร์ดแวร์ทางธุรกิจอย่างแล็ปท็อป เครื่องพิมพ์ และส่วนประกอบสำคัญอื่นๆ รวมถึงการแปลงค่าฮาร์ดแวร์จาก CAPEX เป็น OPEX ด้วย ทำให้บริษัททุกขนาดเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลได้ง่ายขึ้น
   
   

5. Digital Workplace คือการปรับปรุงอินทราเน็ตของบริษัท

   บางคนเชื่อว่า Digital Workplace เป็นเพียงอินทราเน็ตรูปแบบใหม่ แต่ที่จริงแล้วไม่ได้เป็นอย่างนั้น
   
   คุณภาพที่ดีขึ้นของอินทราเน็ตหรือเครือข่ายของบริษัทเป็นส่วนหนึ่งของ Digital Workplace ก็จริง แต่มันมีอะไรมากกว่านั้น
   
   Digital Workplace ประกอบด้วยแอปพลิเคชัน Cloud อุปกรณ์และฮาร์ดแวร์สำหรับการสื่อสาร แพลตฟอร์มจัดเก็บข้อมูลและเอกสารดิจิทัล รวมถึงบริการดิจิทัลต่างๆ เช่น ระบบบริหารจัดการห้องจดหมาย ระบบจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล และแหล่งความรู้เพื่อพัฒนาความสามารถพนักงาน เพื่อให้ใช้งานเทคโนโลยีใหม่ๆ ในสำนักงานได้เต็มประสิทธิภาพ ทุกองค์ประกอบเหล่านี้ทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายของบริษัทได้ แม้พนักงานจะอยู่ไกลกัน 

เข้าใจ Digital Workplace กันใหม่ 

ความเข้าใจผิดๆ เกี่ยวกับ Digital Workplace คืออุปสรรคระหว่างทางที่บริษัทจะไปสู่ Digital Workplace ที่เป็นระบบที่ช่วยเพิ่มความได้เปรียบด้านการแข่งขัน 

Digital Workplace เป็นเทรนด์การทำงานที่จะคงอยู่ต่อไปอีกนาน  อีกทั้งยังช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากร และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน แต่ไม่ใช่การลงทุนระหว่างภาคเทคโนโลยีกันเอง และไม่ใช่แค่การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างอินทราเน็ตของบริษัทด้วย 

ที่จริงแล้ว Digital Workplace มอบประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นให้กับพนักงาน คู่ค้า ลูกค้า และทั่วทุกฝ่ายในบริษัท 

ทำไมต้องเลือก Digital Workplace? 

Digital Workplace มีคุณประโยชน์มากมาย ทั้งทำให้พนักงานมีความสุขและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ค่าใช้จ่ายด้านการปฏิบัติการต่างๆ ลดลง รายได้ของบริษัทเพิ่มขึ้น ลูกค้าพึงพอใจยิ่งขึ้น งานที่ได้มีคุณภาพ และวัฒนธรรมองค์กรเข้มแข็งขึ้น แม้ว่าพนักงานจะอยู่ห่างไกลกัน 

ข้อได้เปรียบอีกอย่างของ Digital Workplace หรือสถานที่ทำงานเสมือน คือ สิ่งนี้คืออนาคตของการทำงาน ที่คุณสามารถจับต้องได้แล้วตั้งแต่ตอนนี้ 

เปลี่ยนวันนี้ เพื่อประโยชน์ที่มากกว่า 

ที่มา:  RICOH USA